Kurz gesagt: Im MailStore Client exportierst du E-Mails per Rechtsklick über Exportieren nach… oder dauerhaft über ein Exportprofil auf der Seite E-Mails exportieren. Ziele sind unter anderem eine Outlook-PST-Datei, ein Verzeichnis mit EML- oder MSG-Dateien sowie Postfächer in Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder per IMAP. Achtung: Ein wiederholt gestarteter Export erzeugt Duplikate im Ziel, außer beim Export in ein Verzeichnis.
Stand: 03.11.2026
Wohin kannst du aus MailStore exportieren?
MailStore Server kennt drei Gruppen von Exportzielen:
| Ziel | Was passiert |
|---|---|
| Microsoft-365-Postfach, Exchange-Postfach, Google Workspace, Gmail, IMAP-Postfach | MailStore legt im Zielpostfach einen Ordner MailStore Export an und kopiert die E-Mails dorthin. Für ein fremdes Postfach brauchst du die passenden Berechtigungen. |
| Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Mozilla SeaMonkey | Auch hier entsteht ein Ordner MailStore Export im E-Mail-Programm. |
| Outlook-PST-Datei | MailStore legt in einer PST-Datei einen Ordner MailStore Export an. |
| Verzeichnis im Dateisystem | Eine Datei pro E-Mail, wahlweise im Format EML oder MSG. |
Bei Postfächern und E-Mail-Programmen gibt es die Option Ordnerstruktur beibehalten. Ist sie aktiv, bildet MailStore die Ordner aus dem Archiv im Ziel nach. Ohne sie landen alle E-Mails in einem einzigen Ordner.
EML-Dateien kannst du unabhängig von MailStore öffnen, zum Beispiel per Doppelklick oder indem du sie in Thunderbird ziehst. MSG-Dateien öffnet jede Outlook-Version.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Wie exportierst du schnell einzelne Ordner oder E-Mails?
Für einen einmaligen Export reicht das Kontextmenü im MailStore Client.
Ganzen Ordner exportieren
- Klicke im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf ein Benutzerarchiv, einen Ordner oder eine gespeicherte Suche.
- Wähle Exportieren nach… und dann das gewünschte Ziel, zum Beispiel die Outlook-PST-Datei.
- Gib im folgenden Dialog die weiteren Einstellungen an, etwa Dateiname oder Zugangsdaten.
Ausgewählte E-Mails exportieren
- Markiere in der E-Mail-Liste die gewünschten Nachrichten mit gedrückter Strg-Taste. Mit Strg + A markierst du alle.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf die Auswahl.
- Wähle Exportieren nach… und das Ziel.
Wie viele E-Mails du auf einmal exportieren darfst, hängt von deinen Benutzerrechten in MailStore ab. Einzelne E-Mails öffnen oder exportieren geht immer. Willst du als Administrator E-Mails anderer Benutzer exportieren, muss vorher der Archiv-Zugriff entblockt werden.
Wie legst du ein Exportprofil an?
Für größere oder wiederkehrende Exporte, etwa beim Ausscheiden eines Mitarbeiters, legst du ein Exportprofil an. Es funktioniert wie ein Archivierungsprofil und lässt sich speichern, bearbeiten und erneut ausführen.
- Starte den MailStore Client auf dem Rechner, auf dem der Export laufen soll. Für E-Mails anderer Benutzer meldest du dich als MailStore-Server-Administrator an.
- Klicke auf E-Mails exportieren.
- Wähle im Bereich Profil erstellen das Ziel. Ein Assistent öffnet sich.
- Wähle den Ordner im Archiv. Unterordner sind immer eingeschlossen. Alternativ wählst du eine gespeicherte Suche, deren Treffer exportiert werden. Je nach Ziel legst du hier das Format fest, also EML, MSG oder PST. Klicke auf Weiter.
- Gib die Zugangsdaten für das Ziel ein und prüfe sie mit Test. Klicke auf Weiter.
- Falls angeboten, stelle weitere Optionen ein, bei IMAP zum Beispiel einen Timeout-Wert. Klicke auf Weiter.
- Vergib einen Profilnamen und klicke auf Fertigstellen.
Das Profil steht danach unter Gespeicherte Profile und kann direkt gestartet werden.
Worauf musst du beim Export achten?
- Duplikate: MailStore prüft beim Export nicht, ob E-Mails schon im Ziel liegen. Startest du ein Exportprofil mehrfach, entstehen Duplikate. Eine automatische, regelmäßige Ausführung ist deshalb meist nicht sinnvoll.
- Ausnahme Verzeichnis: Beim Export in ein Verzeichnis gleicht MailStore über die Dateinamen ab. Mit der Option Vorhandenen Export aktualisieren schreibt MailStore nur E-Mails, die im Ziel noch fehlen.
- Export signieren: Beim Export in ein Verzeichnis kannst du den Export signieren. Damit lässt sich auch außerhalb des Archivs nachweisen, dass die E-Mails unverändert sind.
- Kein Ersatz für eine Datensicherung: Ein Export ist keine Sicherung des Archivs. Wie du das gesamte Archiv sicherst, beschreibt MailStore in einem eigenen Artikel zur Datensicherung und Wiederherstellung.
So unterstützen wir dich
Als MailStore-Partner richten wir die E-Mail-Archivierung für Unternehmen, Praxen und Kanzleien in Osnabrück und Umgebung ein, weiter entfernt per Fernwartung. Wir helfen auch bei Exporten, etwa wenn ein Postfach umzieht oder Daten an Dritte herausgegeben werden müssen. Mehr dazu auf unserer Seite zur E-Mail-Archivierung.
Häufige Fragen
Kann ich aus MailStore direkt in eine PST-Datei exportieren?
Ja. Die Outlook-PST-Datei ist ein eigenes Exportziel, MailStore legt darin einen Ordner MailStore Export an.
Was ist besser, EML oder MSG?
EML-Dateien öffnest du auch ohne Outlook, zum Beispiel in Thunderbird. MSG-Dateien sind für Outlook gedacht und lassen sich mit allen Outlook-Versionen öffnen.
Warum habe ich nach dem Export doppelte E-Mails?
Weil das Exportprofil mehrfach gestartet wurde. MailStore prüft beim Export nicht, ob E-Mails schon im Ziel liegen, außer beim Export in ein Verzeichnis.
Darf ich E-Mails anderer Benutzer exportieren?
Als MailStore-Server-Administrator ja, aber erst, nachdem der Archiv-Zugriff entblockt wurde.
Quellen
- E-Mails exportieren (MailStore Software GmbH, abgerufen am 03.11.2026)
