beA: Was die aktive Nutzungspflicht technisch bedeutet
Seit dem 1. Januar 2022 müssen Anwältinnen und Anwälte Schriftsätze nach § 130d ZPO elektronisch einreichen. Eine Ersatzeinreichung auf Papier oder per Fax ist nur zulässig, wenn die elektronische Übermittlung vorübergehend technisch unmöglich ist, und die Störung muss unverzüglich glaubhaft gemacht werden. Damit ist die IT der Kanzlei keine Nebensache mehr, sondern Teil der Fristenwahrung.
Die Bundesrechtsanwaltskammer nennt im Handbuch klare Mindestvoraussetzungen: Windows 10 oder 11 in 64 Bit, macOS Ventura bis Tahoe oder Ubuntu 24.04 LTS, für Terminalserver Windows Server 2022, ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3, mindestens 8 GB Arbeitsspeicher sowie 5 Mbit im Upload und 25 Mbit im Download. Die beA Client Security muss weiterhin lokal auf dem Arbeitsplatz laufen. Seit Version 4.3 vom 18. März 2026 gibt es zusätzlich die kartenlose Fernsignatur in der Webanwendung, die Karte bleibt aber für viele Abläufe erforderlich.
Wir sorgen dafür, dass diese Kette steht: Kartenleser, Client Security, Java-Umgebung, Zertifikate, Zugriffsrechte der Mitarbeitenden auf das Postfach und ein dokumentierter Weg für den Störungsfall, damit die Glaubhaftmachung im Zweifel belegbar ist.
beSt für Steuerberater
Für Steuerberaterinnen und Steuerberater gilt das besondere elektronische Steuerberaterpostfach nach § 86d StBerG. Die aktive Nutzungspflicht beginnt individuell mit dem Registrierungsbrief. Technisch brauchen Sie einen zertifizierten Kartenleser, den Personalausweis mit freigeschalteter eID, die AusweisApp sowie eine Fachsoftware mit beSt-Anbindung oder eine separate Postfachanwendung. Auch hier ist die Einrichtung nicht in zehn Minuten erledigt, sondern eine Kette aus Hardware, Ausweisfunktion und Software, die zusammenpassen muss.
DATEV: Welche Betriebsart zu Ihnen passt
DATEV lässt sich in mehreren Varianten betreiben, und die Entscheidung bestimmt jahrelang Ihre Kosten und Ihre Ausfallsicherheit:
- Lokale Installation auf eigenem Server in der Kanzlei. Volle Kontrolle, dafür Verantwortung für Hardware, Backup, Updates und Notstrom.
- DATEVasp, der Betrieb im DATEV-Rechenzentrum mit Standardisierung durch DATEV.
- DATEV-SmartIT, die schlankere Rechenzentrumsvariante für kleinere Einheiten.
- PARTNERasp, bei dem ein zertifizierter Partner die Umgebung im DATEV-Rechenzentrum nach ISO/IEC 27001 betreibt.
- DATEV-Cloud-Anwendungen wie Unternehmen online, die unabhängig von der Betriebsart dazukommen.
Wir rechnen die Varianten gegeneinander, statt eine davon zu verkaufen. Wer drei Arbeitsplätze hat, braucht keine Rechenzentrumsumgebung, und wer mit fünfzehn Mitarbeitenden im Jahresabschluss steht, sollte nicht am Wochenende auf einen Serverwechsel angewiesen sein.
Zwei Termine, die Kanzleien jetzt betreffen
Ab dem 1. Oktober 2026 sind die DATEV-Programme in Version 20.0 verpflichtend. Wer noch auf älteren Ständen arbeitet, muss die Aktualisierung vorher eingeplant haben, inklusive Test, Zeitfenster und Rückweg. Die Betriebsarten im Vergleich finden Sie im Beitrag DATEV lokal, SmartIT oder im Rechenzentrum.
Der zweite Termin betrifft die Serverbasis: Für Windows Server 2016 endet die DATEV-Unterstützung mit der Jahreswechselversion 2026/2027, der Microsoft-Support läuft am 12. Januar 2027 aus. Ziel ist Windows Server 2022 oder 2025. Bereits seit August 2025 unterstützt DATEV Windows 10 auf Arbeitsplätzen nicht mehr, hier ist Windows 11 gesetzt. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Stände bei Ihnen laufen, nehmen wir das im Kanzlei-Check auf.
Verschwiegenheit: Was ein IT-Dienstleister unterschreiben muss
Die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister ist ausdrücklich erlaubt, aber geregelt. Nach § 43e BRAO und § 62a StBerG braucht es einen Vertrag in Textform, eine ausdrückliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit, eine Belehrung über die Strafbarkeit einer Verletzung und die Beschränkung des Zugriffs auf das, was für die Aufgabe erforderlich ist. Unterauftragnehmer sind gleichermaßen zu verpflichten.
Strafrechtlich flankiert das § 203 StGB: Seit November 2017 fallen mitwirkende Personen ausdrücklich unter die Norm. Das Offenbaren gegenüber dem IT-Dienstleister ist straflos, soweit es für dessen Tätigkeit erforderlich ist, der Dienstleister selbst macht sich nach Absatz 4 strafbar, wenn er Mandatsgeheimnisse offenbart. Genau deshalb unterschreiben wir diese Verpflichtung, bevor wir das erste Mal in Ihr System schauen, und nicht danach.
Aufbewahrung und Archiv
Handakten sind nach § 50 BRAO sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem das Mandat beendet wurde, elektronische Führung ist zulässig. Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre aufzubewahren. Für die IT heißt das: Das Archiv muss länger lesbar bleiben als die Hardware lebt, und die Wiederherstellung muss getestet sein, nicht nur eingerichtet.
Häufige Fragen
Betreut Team Data DATEV-Umgebungen?
Ja. Wir betreuen Kanzlei-IT inklusive DATEV, vom Server über Updates und Datensicherung bis zur Performance-Optimierung, in Abstimmung mit dem DATEV-Support.
Wie stellen Sie die Vertraulichkeit von Mandantendaten sicher?
Durch Verschlüsselung, klare Berechtigungskonzepte, geprüfte Backups und geschützte Kommunikation. Die Maßnahmen dokumentieren wir nachvollziehbar, auch für Anforderungen von Kammern und Versicherern.
Unterstützen Sie auch beA und sichere Kommunikation?
Ja. Wir richten das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) technisch ein, halten die Umgebung aktuell und sorgen für sicheren E-Mail-Verkehr in der Kanzlei.
Was kostet die IT-Betreuung einer Kanzlei?
Die laufende Betreuung erfolgt über planbare Monatspauschalen je nach Zahl der Arbeitsplätze und Umfang; darüber hinausgehende Leistungen rechnen wir transparent nach Aufwand ab. Eine kostenlose Erstberatung klärt die Größenordnung.
Dürfen wir einen externen IT-Dienstleister überhaupt an unsere Mandatsdaten lassen?
Ja, das ist ausdrücklich geregelt. Nach § 43e BRAO und § 62a StBerG braucht es einen Vertrag in Textform, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit, eine Belehrung über die Strafbarkeit und die Beschränkung des Zugriffs auf das Erforderliche. § 203 StGB stellt ausdrücklich klar, dass das Offenbaren gegenüber mitwirkenden Personen straflos ist, soweit es für deren Tätigkeit nötig ist. Wir unterschreiben diese Verpflichtung, bevor wir das erste Mal auf Ihre Systeme schauen.
Welche DATEV-Betriebsart passt zu unserer Kanzlei?
Das hängt von Größe, Ausfalltoleranz und Budget ab. Zur Wahl stehen die lokale Installation, DATEVasp, DATEV-SmartIT, PARTNERasp mit einem zertifizierten Partner im DATEV-Rechenzentrum sowie die Cloud-Anwendungen. Wir stellen die Varianten mit Kosten und Folgen gegenüber, damit Sie entscheiden können.
Was tun wir, wenn das beA am Fristtag nicht funktioniert?
Nach § 130d ZPO ist die Ersatzeinreichung zulässig, solange die elektronische Übermittlung vorübergehend technisch unmöglich ist. Die Störung muss unverzüglich glaubhaft gemacht werden. Deshalb gehört zu jeder Kanzlei-IT ein dokumentierter Störungsweg mit Zeitstempel, Fehlermeldung und Zeugen, nicht nur ein Telefonanruf bei der Hotline.
Bis wann müssen wir auf DATEV 20.0 und einen neuen Server wechseln?
Die DATEV-Programme in Version 20.0 sind ab dem 1. Oktober 2026 verpflichtend. Für Windows Server 2016 endet die DATEV-Unterstützung mit der Jahreswechselversion 2026/2027, der Microsoft-Support am 12. Januar 2027. Ziel ist Windows Server 2022 oder 2025. Auf Arbeitsplätzen unterstützt DATEV seit August 2025 kein Windows 10 mehr.
