Kurz gesagt: Die Copilot-Lizenz ist ein Add-on. Du brauchst pro Benutzer eine passende Basislizenz, bei kleinen Unternehmen typischerweise Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium, dazu ein Konto in Microsoft Entra ID und ein Postfach in Exchange Online. Für Unternehmen mit bis zu 300 Benutzern gibt es laut Microsoft das Add-on Copilot Business mit Jahresvertrag, größere Unternehmen nutzen die Enterprise-Lizenzierung.
Stand: 03.11.2026
Welche Basislizenz brauchst du für Copilot?
Microsoft führt Copilot für Microsoft 365 (in der aktuellen Dokumentation kurz Microsoft Copilot genannt) nicht als eigenständiges Produkt, sondern als Zusatzlizenz zu einem bestehenden Abonnement. Laut der Lizenzseite sind unter anderem diese Basislizenzen berechtigt:
- Microsoft 365 Business: Business Basic, Business Standard, Business Premium sowie Microsoft 365 Apps for Business.
- Microsoft 365 Enterprise: E3, E5, E7 (E7 enthält Copilot bereits), F1, F3 und Microsoft 365 Apps for Enterprise.
- Office 365: E1, E3, E5 und F3.
- Einzelne Dienste: Exchange Online Plan 1, Plan 2 und Kiosk, SharePoint Plan 1 und 2, OneDrive Plan 1 und 2, Teams Essentials, Teams Enterprise und Teams EEA, Planner und Project, Visio Plan 1 und 2.
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen heißt das: Wenn du heute Microsoft 365 Business Standard oder Premium einsetzt, erfüllst du die Lizenzvoraussetzung. Laut Microsoft ist Copilot allerdings nicht mit gerätebasierter Lizenzierung von Microsoft 365 Apps for Enterprise nutzbar, es braucht Benutzerlizenzen.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Was ist Copilot Business?
Für Organisationen mit bis zu 300 Benutzern und berechtigten Business-Lizenzen bietet Microsoft das Add-on Copilot Business an. Es bietet laut Microsoft dieselben Copilot-Funktionen, die Lizenzierung ist aber auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten. Das Add-on gibt es mit Jahresvertrag und für maximal 300 lizenzierte Benutzer pro Mandant. Wer mehr als 300 Benutzer hat, nutzt die Enterprise-Lizenzoptionen. Preise nennt Microsoft nur auf der eigenen Preisseite, sie können sich ändern, deshalb nennen wir hier keine.
Welche technischen Voraussetzungen gelten?
Die Lizenz allein reicht nicht. Microsoft listet auf der Seite zu den Anforderungen mehrere Punkte auf, die bei der Einführung oft übersehen werden:
- Konto in Microsoft Entra ID: Jeder Benutzer braucht ein Geschäfts- oder Schulkonto. Lokale Konten ohne Cloud-Anbindung funktionieren nicht.
- Postfach in Exchange Online: Das primäre Postfach muss in Exchange Online liegen. Archiv-, freigegebene und Stellvertreterpostfächer kann Copilot im Rahmen der Berechtigungen des Benutzers nutzen, in Gruppenpostfächern ist Copilot laut Microsoft nicht verfügbar. Wer noch einen lokalen Exchange-Server betreibt, muss die Postfächer vorher migrieren.
- Microsoft 365 Apps: Für Copilot in Word, Excel, PowerPoint und Outlook müssen die Desktop-Apps aus dem Abonnement installiert sein. Microsoft weist darauf hin, dass die geplante Aufgabe Office Feature Updates regelmäßig laufen und die nötigen Netzwerkressourcen erreichen muss.
- OneDrive: Einige Funktionen setzen ein OneDrive-Konto voraus, etwa das Arbeiten mit Dateien im Chat.
- Outlook und Teams: Copilot läuft in unterstützten Versionen des klassischen und des neuen Outlook. In Teams-Besprechungen braucht Copilot für die Zusammenfassung nach der Besprechung eine Transkription oder Aufzeichnung.
- Loop und Whiteboard: Beide müssen im Mandanten aktiviert sein, wenn Copilot sie nutzen soll.
- Netzwerk: Die Microsoft-365-URLs und die Copilot-Endpunkte müssen in Firewall und Proxy erlaubt sein. Microsoft verlangt die komplette Domäne *.cloud.microsoft, eine teilweise Freigabe wird nicht unterstützt. Zusätzlich muss eine WebSocket-Verbindung (WSS) zu *.office.com und *.cloud.microsoft möglich sein. TLS-Inspektion oder zu kurze Proxy-Timeouts führen laut Microsoft zu Fehlern.
- Browser: Unterstützt sind Edge, Chrome, Firefox und Safari. Für Word, Excel und PowerPoint im Browser müssen Cookies von Drittanbietern erlaubt sein.
Ob ein einzelnes Benutzerkonto alle Anforderungen erfüllt, prüfst du mit dem Diagnosetool für den Copilot-Serviceplan, das Microsoft auf der Lizenzseite verlinkt. Nach dem Kauf weist du die Lizenzen im Microsoft 365 Admin Center zu, wie jede andere Lizenz auch. Für die Verwaltung gibt es die Rolle KI-Administrator (AI Administrator), damit niemand dafür Globaler Administrator sein muss.
Was ist mit Copilot Chat ohne Lizenz?
Microsoft Copilot Chat (früher Microsoft 365 Copilot Chat) ist laut Microsoft mit einem berechtigten Microsoft-365-Abonnement nutzbar, ohne eigene Copilot-Lizenz. Das ist der Chat mit Websuche, der nicht auf deine Dateien, Mails und Kalender zugreift. Die kostenpflichtige Lizenz brauchst du, sobald Copilot in Word, Outlook, Teams und Co. mit deinen Unternehmensdaten arbeiten soll.
Was solltest du vor dem Kauf klären?
- Welche Benutzer profitieren wirklich? Copilot wird pro Benutzer lizenziert. Oft reicht es, mit den Personen zu starten, die viel schreiben, zusammenfassen oder Besprechungen leiten.
- Sind Berechtigungen in SharePoint und OneDrive sauber? Copilot zeigt Benutzern nur, worauf sie Zugriff haben. Zu großzügige Freigaben werden dadurch sichtbar. Microsoft empfiehlt dafür SharePoint Advanced Management und Microsoft Purview, verpflichtend ist beides nicht.
- Ist das Netzwerk vorbereitet? Firewall-Regeln, Proxy und TLS-Inspektion sollten vor dem ersten Login angepasst sein, sonst scheitert der Start an Verbindungsfehlern statt an der Lizenz.
So unterstützen wir dich
Als Microsoft Partner prüfen wir Lizenzen, Postfächer und Netzwerk deines Mandanten, richten Copilot für die ersten Benutzer ein und schulen das Team im Umgang damit. Unternehmen in Osnabrück und Umgebung besuchen wir vor Ort, entfernter arbeiten wir per Fernwartung. Mehr zu unserer Beratung findest du auf der Seite KI-Beratung für Unternehmen. Für Managed IT gibt es planbare Monatspauschalen, Projekte rechnen wir nach Aufwand ab.
Häufige Fragen
Reicht Microsoft 365 Business Basic für Copilot?
Ja, Business Basic steht auf der Liste der berechtigten Basislizenzen. Ohne Desktop-Apps nutzt du Copilot dann aber nur im Browser und in Teams.
Brauche ich Copilot für alle Mitarbeitenden?
Nein. Die Lizenz wird pro Benutzer zugewiesen. Du kannst mit wenigen Personen starten und später erweitern.
Funktioniert Copilot mit einem lokalen Exchange-Server?
Nein. Das primäre Postfach muss in Exchange Online liegen. Hybride Umgebungen müssen die Postfächer der Copilot-Benutzer in die Cloud verschieben.
Was ist der Unterschied zwischen Copilot Business und der Enterprise-Lizenz?
Laut Microsoft bieten beide dieselben Funktionen. Copilot Business ist für Organisationen mit bis zu 300 Benutzern und Business-Lizenzen gedacht, mit Jahresvertrag. Darüber hinaus gilt die Enterprise-Lizenzierung.
Quellen
- License options for Microsoft Copilot (Microsoft Learn, abgerufen am 03.11.2026)
- Microsoft 365 app and network requirements for Microsoft Copilot (Microsoft Learn, abgerufen am 03.11.2026)
