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E-Rechnung 2027: die Umsatzgrenze von 800.000 Euro

Kurz gesagt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen für Leistungen an andere inländische Unternehmer grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf nach § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG noch bis zum 31.12.2027 Papierrechnungen oder sonstige elektronische Formate wie PDF nutzen. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.

Stand: 03.11.2026

Was ändert sich zum 1. Januar 2027?

Die Pflicht zur E-Rechnung steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Führst du eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus und seid ihr beide im Inland ansässig, ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen. Elektronische Rechnung heißt laut § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG: in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, so dass sie elektronisch verarbeitet werden kann. Eine PDF-Datei per E-Mail ist das nicht, sie gilt als sonstige Rechnung.

Damit niemand von heute auf morgen umstellen muss, enthält § 27 Abs. 38 UStG Übergangsregelungen. Die erste Stufe lief über 2025 und 2026: Bis zum 31.12.2026 darf jeder Unternehmer für Umsätze aus diesem Zeitraum weiter Papier oder andere elektronische Formate nutzen, bei elektronischen Formaten mit Zustimmung des Empfängers (Nr. 1). Diese Stufe endet mit dem Jahreswechsel 2026/2027. Ab dann greift die Umsatzgrenze.

Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.

Für wen gilt die 800.000-Euro-Grenze?

§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG erlaubt für Umsätze, die nach dem 31.12.2026 und vor dem 01.01.2028 ausgeführt werden, weiterhin Papier oder sonstige elektronische Formate, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Auch hier braucht ein elektronisches Format die Zustimmung des Empfängers.

Drei Punkte sind dabei wichtig:

  • Maßgeblich ist das Vorjahr. Für Rechnungen im Jahr 2027 zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Liegst du 2026 über 800.000 Euro, musst du ab Januar 2027 E-Rechnungen stellen.
  • Es geht um den Aussteller. Die Grenze betrifft nur deine ausgehenden Rechnungen. Ob dein Kunde groß oder klein ist, spielt keine Rolle.
  • Die Grenze schützt nur beim Versand. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist: Ein Lieferant über der Grenze darf dir ab 2027 ohne deine Zustimmung E-Rechnungen schicken, und die musst du verarbeiten können.

Welche Fristen gelten im Überblick?

ZeitraumWer darf noch Papier oder PDF senden?Grundlage
01.01.2025 bis 31.12.2026alle Unternehmer (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers)§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
01.01.2027 bis 31.12.2027Unternehmer mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
01.01.2027 bis 31.12.2027Rechnungen per EDI-Verfahren, mit Zustimmung des Empfängers§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG
ab 01.01.2028niemand mehr, E-Rechnung ist Pflicht im inländischen B2B-Geschäft§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG

Was ist die EDI-Sonderregel?

Unternehmen, die mit ihren Partnern seit Jahren elektronischen Datenaustausch (EDI) nutzen, etwa im Handel oder in der Zulieferindustrie, bekommen eine eigene Frist: Nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG dürfen Rechnungen für Umsätze bis zum 31.12.2027 weiter per EDI nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission übermittelt werden, mit Zustimmung des Empfängers. Diese Regel gilt unabhängig von der Umsatzgrenze. Ab 2028 muss auch das EDI-Format die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG erfüllen, also entweder der europäischen Norm entsprechen oder so vereinbart sein, dass sich die Pflichtangaben vollständig und richtig in ein normkonformes Format extrahieren lassen.

Was solltest du jetzt tun?

  1. Prüfe deinen Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG. Liegt er über 800.000 Euro, brauchst du den E-Rechnungsversand zum 1. Januar 2027.
  2. Kläre mit deiner Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware, ob sie E-Rechnungen im strukturierten Format erzeugen kann. Viele Programme bieten das inzwischen als Update oder Modul.
  3. Richte den Empfang sauber ein: ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen, eine Software, die das strukturierte Format liest, und eine Ablage, die die Datei unverändert aufbewahrt.
  4. Nutze die Übergangszeit für einen Testlauf mit einem Kunden, der E-Rechnungen schon verarbeitet, statt im Januar 2027 unter Druck umzustellen.
  5. Auch wenn du unter der Grenze liegst: Die Frist endet am 31.12.2027. Plane die Umstellung für 2027 ein, dann ist sie bis dahin erledigt.

So unterstützen wir dich

Wir richten in Unternehmen in Osnabrück und Umgebung die technische Seite der E-Rechnung ein: Postfächer, Archivierung, Anbindung der Buchhaltungssoftware und die Freigabe der nötigen Dateiformate im Spamfilter. Entfernter machen wir das per Fernwartung. Steuerliche Fragen zur Umsatzgrenze klärst du mit deinem Steuerberater, wir kümmern uns um die IT. Mehr zu unseren Leistungen für Unternehmen findest du auf der Seite IT für den Mittelstand.

Häufige Fragen

Ich liege unter 800.000 Euro. Muss ich 2027 überhaupt etwas tun?

Für den Versand nicht zwingend, du darfst bis zum 31.12.2027 weiter Papier oder PDF nutzen. Den Empfang von E-Rechnungen musst du aber beherrschen, und ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Welches Jahr zählt für die Umsatzgrenze?

Das vorangegangene Kalenderjahr. Für Rechnungen in 2027 ist also der Gesamtumsatz 2026 maßgeblich.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG betrifft Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format, das der europäischen Norm entspricht oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart ist.

Quellen