Kurz gesagt: In Exchange Online haben Postfächer in Business Basic, Standard und Premium 100 GB Speicher. Ab 98 GB kommt eine Warnung, ab 99 GB kannst du nicht mehr senden, ab 100 GB werden eingehende Mails abgewiesen. Platz schaffst du durch Löschen großer Mails, Leeren der gelöschten Elemente und ein Online-Archiv.
Stand: 03.11.2026
Woran erkenne ich, dass das Postfach voll ist?
Exchange Online arbeitet mit drei Schwellen. Für Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium sowie E3 und E5 gelten laut Microsoft diese Werte:
| Schwelle | Wert | Was passiert |
|---|---|---|
| Warnung | 98 GB | Du bekommst eine E-Mail, dass das Postfach fast voll ist. |
| Senden verhindern | 99 GB | Du kannst keine neuen Nachrichten senden. Eingehende Mails kommen noch an. |
| Senden und Empfangen verhindern | 100 GB | Eingehende Mails werden abgewiesen. Der Absender bekommt einen Unzustellbarkeitsbericht (NDR). |
Bei Office 365 E1 liegen die Schwellen bei 49, 49,5 und 50 GB, bei F3 bei 1,96, 1,98 und 2 GB. Ab der letzten Stufe musst du erst Mails löschen, bevor wieder etwas ankommt. Spätestens dann merken es auch Kunden, deren Mails zurückkommen.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Wie viel Speicher habe ich überhaupt?
| Postfachtyp | Business Basic/Standard | Business Premium |
|---|---|---|
| Benutzerpostfach | 100 GB | 100 GB |
| Archivpostfach | 50 GB | bis 1,5 TB mit automatisch erweiterbarem Archiv |
| Freigegebenes Postfach ohne Lizenz | 50 GB | 50 GB |
Freigegebene Postfächer brauchen laut Microsoft keine Lizenz, sind ohne Lizenz aber auf 50 GB begrenzt. Mit einer E3- oder E5-Lizenz (oder Exchange Online Plan 2) sind es 100 GB.
Wie schaffe ich schnell wieder Platz?
- Große Mails finden: Sortiere den Posteingang und die Gesendeten Elemente nach Größe und lösche oder speichere große Anhänge.
- Gelöschte Elemente leeren: Was du nur in den Ordner Gelöschte Elemente verschiebst, liegt weiter im Postfach. Leere den Ordner danach.
- Anhänge als Link teilen: Statt große Dateien anzuhängen, teilst du sie über OneDrive. In Outlook im Web sind OneDrive-Anhänge laut Microsoft bis 2 GB möglich, ohne das Postfach zu belasten.
- Online-Archiv nutzen: Ist ein Archivpostfach aktiv, verschiebst du ältere Mails dorthin. Aufbewahrungsrichtlinien können das automatisch erledigen, laut Microsoft allerdings erst, wenn das Hauptpostfach größer als 10 MB ist.
Was ist das automatisch erweiterbare Archiv?
Jeder Benutzer bekommt zunächst 100 GB im Archivpostfach. Ist das automatisch erweiterbare Archiv eingeschaltet, kommt beim Erreichen der 100 GB schrittweise Speicher dazu, bis 1,5 TB. Das gilt laut Microsoft für Business Premium, E3/E5 und Exchange Online Plan 2. Wichtig: Ein Archivpostfach darf nur einem lizenzierten Benutzer dienen. Mails mehrerer Benutzer darin zu sammeln, etwa per Kopie aus einem freigegebenen Postfach, ist nicht erlaubt.
Was ist mit „Wiederherstellbare Elemente“?
Endgültig gelöschte Mails landen im Ordner für wiederherstellbare Elemente. Dieser hat eine eigene Grenze: 30 GB im Hauptpostfach, 100 GB wenn das Postfach unter einem Aufbewahrungs-Hold steht. Pro Ordner sind höchstens 3 Millionen Nachrichten möglich. Ist das Limit erreicht, schlägt auch das endgültige Löschen fehl. Hier muss der Admin ran.
Warum ein Archiv mehr ist als Speicherplatz
Ein volles Postfach ist oft ein Zeichen, dass Mails als Ablage dienen. Für Unternehmen kommen oft Aufbewahrungspflichten für geschäftliche E-Mails dazu. Das Online-Archiv von Exchange schafft Platz, ist aber nicht automatisch eine revisionssichere Archivierung. Dafür setzen viele Unternehmen eine eigene E-Mail-Archivierung ein.
So unterstützen wir dich
Wir helfen Unternehmen in Osnabrück und Umgebung, wenn Postfächer überlaufen: mit Online-Archiv, Aufbewahrungsrichtlinien und einer echten E-Mail-Archivierung, zum Beispiel mit MailStore. Weiter entfernt per Fernwartung. Mehr zur E-Mail-Archivierung.
Häufige Fragen
Ab wann kann ich nicht mehr senden?
Bei Business-Tarifen ab 99 GB. Ab 100 GB werden auch eingehende Mails abgewiesen.
Kann der Admin das Postfach einfach vergrößern?
Laut Microsoft können Admins die Postfachgröße nur verringern. Die meisten Grenzen sind fest.
Wie groß darf eine einzelne Mail sein?
Standardmäßig 35 MB beim Senden und 36 MB beim Empfangen. Admins können die Grenze zwischen 1 und 150 MB einstellen.
Was passiert mit Mails an ein volles Postfach?
Ab der Grenze für Senden und Empfangen weist Exchange Online sie ab, und der Absender bekommt einen Unzustellbarkeitsbericht. Er kann es später erneut versuchen.
Quellen
- Exchange Online limits (Microsoft Learn, abgerufen am 03.11.2026)
