Wenn im Unternehmen plötzlich keine E-Mails mehr ankommen oder rausgehen, liegt es meist an einer von fünf Ursachen: Postfach voll, Passwort oder Anmeldung abgelaufen, Domain- oder DNS-Problem, Server- bzw. Cloud-Störung oder ein Sicherheitsfilter, der zu viel blockt. Was Sie sofort prüfen können und wann Sie Hilfe brauchen, erfahren Sie hier.
Zuerst: Ist es ein Postfach oder alle?
Das ist die wichtigste Frage. Betrifft es nur einen Mitarbeiter, liegt es meist am Postfach, Gerät oder Passwort. Betrifft es alle, liegt es an der Domain, dem Server oder dem Anbieter. Diese Unterscheidung spart Stunden.
Die häufigsten Ursachen
Postfach voll. Klingt banal, ist aber der Klassiker. Eingehende Mails werden abgewiesen, der Absender bekommt eine Fehlermeldung. Lösung: Aufräumen, oder besser: eine E-Mail-Archivierung, die das Postfach dauerhaft schlank hält.
Anmeldung abgelaufen. Ein geändertes Passwort, eine ausgelaufene Sitzung oder eine neue Sicherheitsrichtlinie, Outlook fragt nicht immer nach, sondern hört still auf zu synchronisieren.
Domain oder DNS. Wenn die Domain ausgelaufen ist oder DNS-Einträge (MX, SPF, DKIM) falsch sind, kommen Mails nicht an oder landen beim Empfänger im Spam. Das passiert häufig nach einem Anbieterwechsel oder einem Website-Umzug.
Server- oder Cloud-Störung. Auch Microsoft 365 hat Störungen. Ein Blick auf den Dienststatus klärt, ob das Problem bei Ihnen oder beim Anbieter liegt.
Zu strenger Filter. Spam- und Sicherheitsfilter blockieren manchmal legitime Mails, gerade nach einer neuen Regel oder einem Update.
Gesperrter Versand. Wurde ein Postfach kompromittiert und für Spam missbraucht, sperrt der Anbieter den Versand. Dann ist das Problem größer als E-Mail, und Sie brauchen sofort Hilfe.
Was Sie selbst prüfen können
Kommen Mails auf dem Handy an, aber nicht am PC? Dann liegt es am Gerät. Bekommen Absender eine Fehlermeldung? Der Text darin nennt die Ursache oft direkt. Ist die Domain noch aktiv? Läuft Microsoft 365 laut Statusseite? Fünf Minuten. Dann wissen Sie, ob Sie selbst weiterkommen.
Wann Sie Hilfe brauchen
Sofort, wenn alle Postfächer betroffen sind, jede Stunde ohne E-Mail kostet Aufträge. Sofort, wenn der Verdacht auf Missbrauch besteht (Versand gesperrt, unbekannte Regeln im Postfach, Kunden melden seltsame Mails von Ihnen). Und immer, wenn DNS-Einträge im Spiel sind. Dort richtet ein Tippfehler mehr Schaden an als das ursprüngliche Problem.
Häufige Fragen
Unsere Mails landen beim Empfänger im Spam, warum?
Meist fehlen oder stimmen SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge nicht. Das lässt sich in der Regel schnell korrigieren.
Können E-Mails verloren gehen?
Abgewiesene Mails erzeugen beim Absender eine Fehlermeldung. Er weiß also, dass sie nicht ankam. Still verschwinden sie selten. Mit Archivierung sind gesendete und empfangene Mails ohnehin gesichert.
Wie verhindern wir das künftig?
Überwachte Postfächer, saubere DNS-Einträge, Mehrfaktor-Anmeldung gegen Missbrauch und eine Archivierung, die Postfächer klein hält. Im Rahmen einer laufenden Betreuung ist das Standard.
E-Mail-Problem? Wir helfen sofort
Team Data, Osnabrück, Fernwartung zuerst, vor Ort wenn nötig.
