Kurz gesagt: Geschäftliche E-Mails sind Geschäftsdokumente, denn Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Verträge kommen heute per Mail. Für sie gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papier: unveränderbar, vollständig, über Jahre nachvollziehbar. Ein Ordner in Outlook oder eine PST-Datei erfüllen das nicht, ein echtes E-Mail-Archiv wie MailStore Server schon.
Stand: 03.11.2026
Was verlangen die Vorgaben tatsächlich?
Handels- und Steuerrecht schreiben vor, dass geschäftliche Korrespondenz und steuerlich relevante Unterlagen über mehrere Jahre aufbewahrt werden, in der Regel sechs bis zehn Jahre, je nach Dokumentart. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) konkretisieren das für elektronische Dokumente: Die Unterlagen müssen vollständig, unveränderbar, jederzeit auffindbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Das betrifft ausdrücklich E-Mails, die als Handelsbrief oder Beleg gelten, und das sind im Alltag sehr viele.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Warum reichen Outlook-Ordner und PST-Dateien nicht?
Ein Outlook-Ordner ist veränderbar: Mails lassen sich löschen, bearbeiten, verschieben. Eine PST-Datei liegt auf einem Rechner, ist fehleranfällig, wird selten gesichert und ist bei einer Prüfung kaum auswertbar. Beides ist Ablage, kein Archiv. Bei einer Betriebsprüfung oder einem Rechtsstreit zählt, ob du nachweisen kannst, dass eine Mail so existiert hat, wie du sie vorlegst. Das kann nur ein System, das Mails automatisch erfasst und gegen Veränderung sichert.
Was leistet ein echtes E-Mail-Archiv?
Es erfasst jede ein- und ausgehende Mail automatisch, unabhängig davon, was Mitarbeiter im Postfach tun. Es speichert sie unveränderbar und nachweisbar. Es macht sie über Volltextsuche in Sekunden auffindbar, auch nach Jahren. Und es entlastet die Postfächer: Alte Mails liegen im Archiv, Outlook bleibt schlank und schnell.
Welcher Nebeneffekt zählt im Alltag?
Die meisten Unternehmen führen Archivierung wegen der Pflicht ein und behalten sie wegen des Komforts. Ein volles Postfach ist kein Thema mehr. Ein ausgeschiedener Mitarbeiter nimmt kein Wissen mit. Die Suche nach „der Mail von damals“ dauert Sekunden statt Stunden. Und der Datenverlust bei einem defekten Rechner betrifft keine E-Mails mehr.
Wie setzt du es um?
Mit MailStore Server, einer Archivlösung, die sich an Microsoft 365, Exchange oder andere Postfächer anbindet, alle Mails automatisch erfasst und rechtssicher ablegt. Wir sind MailStore-Partner. Die Einrichtung ist überschaubar, der laufende Betrieb unauffällig. Vorab prüfen wir mit dir, welche Postfächer und welche Zeiträume ins Archiv gehören und wie private Nutzung geregelt ist. Wie das im Detail funktioniert, zeigen wir dir gern im persönlichen Gespräch.
So unterstützen wir dich
Wir richten rechtssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Osnabrück und der Region ein, meist per Fernwartung, bei Bedarf vor Ort. Die Anbindung an dein Postfach und die laufende Betreuung gehören zu unserem Angebot rund um Microsoft 365 und Cloud.
Häufige Fragen
Gilt das auch für kleine Unternehmen?
Ja. Die Aufbewahrungspflichten gelten unabhängig von der Größe, sobald geschäftliche Korrespondenz per E-Mail läuft.
Reicht die Archivfunktion von Microsoft 365?
Sie kann Teil einer Lösung sein, deckt aber je nach Lizenz und Konfiguration nicht alle Anforderungen ab. Wir prüfen mit dir, ob dein Setup genügt.
Müssen private Mails der Mitarbeiter auch archiviert werden?
Das ist ein Datenschutzthema, das vorher geregelt gehört, etwa durch ein Verbot privater Nutzung oder eine klare Vereinbarung. Wir beraten dazu gemeinsam mit deinem Datenschutzbeauftragten.
