Kurz gesagt: Übernimmt ein Unternehmen ein anderes, lassen sich die Exchange-Online-Postfächer mit der Cross-Tenant-Postfachmigration von Microsoft in den neuen Mandanten verschieben. Dafür braucht jeder zu migrierende Benutzer das Add-on Cross Tenant User Data Migration, eine Lizenz mit Einmalgebühr. Ohne diese Lizenz schlägt die Migration fehl, Ausnahmen macht Microsoft nicht.
Stand: 03.11.2026
Wann ist eine Tenant-zu-Tenant-Migration nötig?
Jedes Unternehmen in Microsoft 365 hat einen eigenen Mandanten (Tenant) mit eigenen Benutzern, Domains und Postfächern. Kauft eine Firma eine andere, wird eine Firma aufgespalten oder schließen sich zwei Praxen zusammen, sollen die Mitarbeitenden meist in einem gemeinsamen Mandanten arbeiten. Microsoft beschreibt genau diesen Fall: Bei Fusionen oder Abspaltungen müssen Exchange-Online-Postfächer in einen neuen Mandanten umziehen.
Die Cross-Tenant-Postfachmigration nutzt dafür bekannte Werkzeuge: Exchange Online PowerShell und den Mailbox Replication Service. Sie funktioniert für reine Cloud-Mandanten, für Hybrid-Umgebungen mit lokalem Exchange und für Kombinationen aus beiden. Nicht unterstützt ist der Wechsel zwischen verschiedenen Microsoft-Clouds, etwa von Office 365 Worldwide in eine Government Cloud.
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Welche Lizenz brauchst du?
Microsoft verlangt für jeden migrierten Benutzer eine Lizenz Cross Tenant User Data Migration. Sie kostet eine Einmalgebühr pro Benutzer und kann dem Benutzer im Quell- oder im Zielmandanten zugewiesen werden. Die Lizenz deckt auch die OneDrive-Migration zwischen Mandanten ab.
Das Add-on ist unter anderem zu Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium, Microsoft 365 F1, F3, E3 und E5 sowie Office 365 E1, E3 und E5 erhältlich. Microsoft rät, die Lizenzen zu kaufen oder die Kaufmöglichkeit zu prüfen, bevor du überhaupt mit der Einrichtung beginnst. Fehlt die Lizenz, bricht die Migration mit einem Fehler ab, der ausdrücklich auf die fehlende Cross-tenant User Data Migration License hinweist.
Zusätzlich brauchen alle Benutzer in Quell- und Zielmandant passende Exchange-Online-Lizenzen.
Wie läuft die Migration ab?
Die Einrichtung verteilt sich auf beide Mandanten. Microsoft verlangt, dass zuerst der Zielmandant vorbereitet wird. Die Administratoren beider Seiten können ihre Schritte getrennt erledigen, niemand braucht die Zugangsdaten des anderen.
- Tenant-IDs austauschen: Beide Seiten brauchen die Mandanten-ID des Partners. Die findest du im Microsoft Entra Admin Center in der Mandantenübersicht.
- Migrations-App im Zielmandanten: Im Entra Admin Center registrierst du eine mehrinstanzenfähige App mit der Berechtigung Mailbox.Migration für Office 365 Exchange Online und einen geheimen Clientschlüssel. Den Schlüssel siehst du nur beim Anlegen, also sicher ablegen.
- Zustimmung: Der Zieladministrator erteilt die Administratorzustimmung für die App und schickt dem Quelladministrator einen Link, mit dem auch dieser zustimmt.
- Endpunkt und Organisationsbeziehung: Im Zielmandanten entstehen per PowerShell ein Migrationsendpunkt und eine Organisationsbeziehung für eingehende Verschiebungen. Im Quellmandanten wird die Gegenseite eingerichtet, beschränkt auf eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe mit den Postfächern, die umziehen dürfen.
- Zielbenutzer vorbereiten: Für jedes Postfach muss im Zielmandanten ein E-Mail-Benutzer (MailUser) existieren. Er braucht unter anderem dieselbe ExchangeGUID wie das Quellpostfach, bei aktiviertem Archiv dieselbe ArchiveGUID sowie die LegacyExchangeDN und alle X500-Adressen des Quellpostfachs. Fehlen diese Werte, startet die Verschiebung nicht.
- Testen: Mit Test-MigrationServerAvailability prüfst du den Endpunkt. Microsoft stellt außerdem ein Validierungsskript bereit, das Fehler in der Konfiguration aller Objekte auf einmal findet.
- Batches starten: Die Migration startest du im Zielmandanten als Migrationsbatch mit New-MigrationBatch oder im neuen Exchange Admin Center mit der Option für mandantenübergreifende Migration.
Microsoft empfiehlt höchstens 2.000 Postfächer pro Batch und rät, die Batches zwei Wochen vor dem Umstellungstermin einzureichen. Während der Synchronisierung merken die Benutzer nichts.
Was wird migriert und was nicht?
Migriert werden nur die für Benutzer sichtbaren Inhalte: E-Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben und Notizen sowie die Ordner für wiederherstellbare Elemente. Auch freigegebene Postfächer ziehen um, Sprachnachrichten ebenfalls. Einige Dinge musst du gesondert planen:
- Postfächer mit Aufbewahrung: Postfächer mit einem Hold jeder Art werden nicht migriert, die Verschiebung ist blockiert.
- Teams-Besprechungen: Sie werden zwar verschoben, der Besprechungslink bleibt aber der alte und funktioniert im Zielmandanten nicht. Besprechungen müssen neu angelegt werden.
- Teams-Chats: Der Ordner mit Teams-Chatinhalten wird nicht migriert.
- Postausgang: Elemente im Postausgang liegen lokal in Outlook und ziehen nicht mit um.
- Microsoft-365-Gruppen: Werden von der Postfachmigration nicht unterstützt.
- Volle Postfächer: Postfächer nahe am Speicherlimit können während der Migration überlaufen und scheitern. Prüfe sie vorher.
Was passiert mit Domain und Outlook?
Eine Domain kann immer nur zu einem Mandanten gehören. Quelle und Ziel können deshalb nicht dieselbe Domain nutzen. Nach dem Umzug wird das Quellpostfach in einen E-Mail-Benutzer umgewandelt, dessen Zieladresse auf das neue Postfach zeigt. So landen Mails, die noch an die alte Adresse gehen, weiterhin beim Benutzer. Der Mailfluss funktioniert laut Microsoft ähnlich wie bei Exchange Hybrid: Eingehende Mails durchlaufen Spamfilter und Regeln zuerst im Quell-, dann im Zielmandanten.
Am ersten Tag nach der Umstellung findet Outlook das Postfach nicht von selbst. Die Benutzer müssen ihr Outlook-Profil mit dem neuen Anmeldenamen und der neuen Hauptadresse neu anlegen. Plane die Netzlast ein, wenn viele Profile gleichzeitig ihre Daten neu laden. Nach der Migration ist das Quellpostfach gelöscht und im Quellmandanten nicht mehr zugänglich.
So unterstützen wir dich
Bei Firmenübernahmen planen wir die Zusammenführung der Microsoft-365-Mandanten, von der Lizenzprüfung über die Vorbereitung der Benutzer bis zur Umstellung von Outlook an den Arbeitsplätzen. Für Unternehmen in Osnabrück und Umgebung sind wir am Umstellungstag vor Ort, sonst per Fernwartung. Mehr dazu auf unserer Seite Microsoft 365 für Unternehmen.
Häufige Fragen
Brauche ich für jeden Benutzer eine Zusatzlizenz?
Ja. Jeder migrierte Benutzer braucht die Lizenz Cross Tenant User Data Migration, sonst bricht die Migration ab.
Werden Teams-Chats mit migriert?
Nein. Der Ordner mit Teams-Chatinhalten zieht nicht um. Der Administrator des Quellmandanten kann ihn aber per Inhaltssuche durchsuchen und exportieren.
Kann der alte Mandant die Domain behalten?
Eine Domain gehört immer nur zu einem Mandanten. Quelle und Ziel brauchen unterschiedliche Domains.
Müssen die Benutzer etwas tun?
Ja. Nach der Umstellung muss das Outlook-Profil mit dem neuen Anmeldenamen neu eingerichtet werden.
Quellen
- Cross-tenant mailbox migration (Microsoft Learn, abgerufen am 03.11.2026)
