Kurz gesagt: Mit dem MailStore Outlook-Add-in holst du eine archivierte E-Mail direkt in Outlook zurück: Archiv durchsuchen, E-Mail auswählen, auf E-Mail wiederherstellen klicken und das Umschlagsymbol in einen Outlook-Ordner ziehen. Die Mail landet dort als gelesen. Willst du nur antworten oder weiterleiten, reicht E-Mail öffnen.
Stand: 03.11.2026
Was brauchst du, um archivierte E-Mails in Outlook zu öffnen?
Das Add-in verbindet Outlook mit dem MailStore Server deiner Firma. Laut MailStore-Hilfe braucht es dafür:
- einen laufenden MailStore Server, auf dem dein Archiv liegt
- eine unterstützte Outlook-Version laut den Systemanforderungen von MailStore
- das installierte MailStore Outlook-Add-in. Danach gibt es in Outlook eine eigene Registerkarte MailStore.
Das Installationsprogramm stellt der Administrator über die Verknüpfung „MailStore Client auf weiteren Rechnern installieren“ auf dem MailStore-Server bereit. Laut MailStore lässt sich das Add-in auch über Active Directory verteilen. Siehst du die Registerkarte MailStore nicht, frag deine IT.
Wichtig: Die Verbindung läuft verschlüsselt über HTTPS, standardmäßig über Port 8462. Weicht der Port ab, wird er mit Doppelpunkt hinter den Servernamen geschrieben.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Wie meldest du dich beim ersten Mal an?
- Klicke in Outlook auf der Registerkarte MailStore auf eine beliebige Schaltfläche.
- Im Fenster Verbinden mit MailStore Server trägst du den DNS-Namen des Servers ein und klickst auf Verbinden.
- Gib deinen Benutzernamen ein und klicke auf Weiter.
- Je nach Einrichtung erscheint ein Kennwortfenster. Bei Anmeldung über Microsoft 365, Google Workspace oder AD FS öffnet sich der Browser. Ist Multi-Faktor-Authentifizierung aktiv, gibst du zusätzlich den Code ein.
Servername oder Zugangsdaten änderst du später unter Einstellungen. Mit Gespeicherte Zugangsdaten entfernen fragt das Add-in bei der nächsten Anmeldung neu.
Wie findest du die archivierte E-Mail?
Über die Ordner
Klicke auf Archivordner. Unter Eigenes Archiv liegen deine E-Mails. Hast du Zugriff auf weitere Archive, beginnen diese mit „Archiv von“. Ein Klick auf einen Ordner zeigt seine E-Mails.
Über die Schnellsuche
Das Suchfeld liegt links im Add-in. Nützliche Kniffe laut MailStore-Hilfe:
- Sternchen als Platzhalter, zum Beispiel Rechn*
- Anführungszeichen für feste Wortfolgen
- Feldfilter wie from:, to: oder subject:
- Minuszeichen vor einem Wort, um es auszuschließen
Treffer im Absender, Empfänger oder Betreff werden farbig markiert.
Über die erweiterte Suche
Unter Erweiterte Suche kombinierst du mehrere Kriterien: Betreff, Absender oder Empfänger, Inhalt, Anhangnamen, Ordner, Datum, Anhänge ja oder nein, Größe und Wichtigkeit. Alle Kriterien gelten zusammen. Mit Suchen startest du, mit Neue Suche setzt du alles zurück. Häufige Suchen speicherst du mit Speichern unter… und lädst sie über Öffnen.
Wie stellst du die E-Mail in Outlook wieder her?
- Suche die E-Mail im Archiv und markiere sie. Rechts erscheint eine Vorschau.
- Klicke auf E-Mail wiederherstellen.
- Ziehe das angezeigte Umschlagsymbol auf einen Outlook-Ordner, zum Beispiel deinen Posteingang. Alternativ ziehst du es in einen Ordner im Windows-Explorer.
- Die E-Mail erscheint im Zielordner und ist als gelesen markiert.
Brauchst du die Mail nur kurz, um zu antworten oder weiterzuleiten, klicke stattdessen auf E-Mail öffnen. MailStore lädt sie dann vollständig aus dem Archiv, und dir stehen alle Outlook-Funktionen zur Verfügung. Je nach Größe dauert das ein paar Sekunden. Mit E-Mail drucken geht die Mail direkt an den Standarddrucker.
Was ist mit dem neuen Outlook?
Das Add-in ist ein klassisches COM-Add-in. MailStore weist darauf hin, dass Microsoft das klassische Outlook und COM-Add-ins schrittweise einstellt und der Funktionsumfang dadurch eingeschränkt sein kann. Als Alternative nennt MailStore die MailStore App for Outlook. Wenn ihr auf das neue Outlook umstellt, plant den Archivzugriff deshalb mit ein.
So unterstützen wir dich
Als MailStore-Partner richten wir den MailStore Server ein, verteilen das Outlook-Add-in an alle Arbeitsplätze und kümmern uns um Zertifikate und Updates. Findet jemand eine wichtige Mail nicht mehr, helfen wir per Fernwartung, in Osnabrück und Umgebung auch vor Ort. Mehr zu unserer E-Mail-Archivierung mit MailStore.
Häufige Fragen
Wo landet die wiederhergestellte E-Mail?
In dem Outlook-Ordner, auf den du das Umschlagsymbol ziehst. Laut MailStore wird sie dort als gelesen wiederhergestellt.
Muss ich eine E-Mail wiederherstellen, um zu antworten?
Nein. Über E-Mail öffnen lädt MailStore die Nachricht vollständig aus dem Archiv, danach kannst du direkt antworten oder weiterleiten.
Warum findet die Suche Anhänge nicht?
Ob Anhanginhalte durchsucht werden, hängt von den Indexoptionen des MailStore Servers ab. Die Suche nach Anhängen kann laut MailStore außerdem ungenau sein, etwa wenn ein Hintergrundbild als Anhang zählt.
Die Registerkarte MailStore fehlt in Outlook. Was tun?
Dann ist das Add-in nicht installiert oder deaktiviert. Das Installationsprogramm stellt deine IT über den MailStore Server bereit.
Quellen
- Zugriff über die Microsoft Outlook-Integration (MailStore Software GmbH, abgerufen am 03.11.2026)
