KIM-Nachrichten lassen sich nicht öffnen: HBA und PIN prüfen

Kurz gesagt: Lässt sich eine KIM-Nachricht nicht entschlüsseln, liegt es oft am Postfach: Ist die KIM-Adresse an den HBA (eZahnarztausweis) gebunden, muss der HBA gesteckt und mit seiner PIN freigeschaltet sein. Für eAU und EBZ empfiehlt die KZBV deshalb ein Praxispostfach, das an die SMC-B gebunden ist.

Stand: 03.11.2026

Warum kann eine KIM-Nachricht nicht entschlüsselt werden?

KIM-Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Nur der ausgewählte Empfänger kann sie öffnen. Entschlüsselt wird beim Abruf, und zwar im Praxisverwaltungssystem (PVS) oder, wenn so eingerichtet, in einem normalen E-Mail-Programm wie Outlook. Dafür muss die Karte verfügbar sein, an die die KIM-Adresse gebunden ist.

Bei der Registrierung einer KIM-Adresse legst du fest, ob sie an die SMC-B der Praxis oder an deinen HBA gebunden wird. Der KIM-Leitfaden der KZBV sagt dazu klar: Ohne ein an die SMC-B gebundenes Praxispostfach muss der HBA gesteckt und durch die zugehörige PIN freigeschaltet sein. Fehlt eine dieser Bedingungen, bleibt die Nachricht verschlossen. Typische Situationen im Praxisalltag:

• Der HBA steckt nicht im Kartenterminal, zum Beispiel weil die Zahnärztin oder der Zahnarzt ihn mitgenommen hat.
• Der HBA steckt, ist aber nicht mit der PIN freigeschaltet.
• Die Nachricht ging an eine HBA-gebundene Adresse, obwohl sie eigentlich ins Praxispostfach gehört.
• Das KIM-Clientmodul des Anbieters oder die Verbindung zur Telematikinfrastruktur (TI) hat ein Problem.

Wie gehst du bei der Fehlersuche vor?

Arbeite die Punkte in dieser Reihenfolge ab. Die meisten Fälle klären sich in den ersten drei Schritten.

1. Empfängeradresse prüfen. Schau nach, an welche KIM-Adresse die Nachricht gegangen ist und ob diese Adresse an die SMC-B oder an einen HBA gebunden ist. Die Zuordnung ergibt sich aus der Registrierung bei deinem KIM-Anbieter.
2. HBA stecken. Bei einer HBA-gebundenen Adresse muss der eZahnarztausweis des Postfachinhabers im Kartenterminal stecken. Eine andere Karte hilft nicht, denn die Nachricht ist nur für diesen Empfänger verschlüsselt.
3. HBA mit PIN freischalten. Gib die PIN des HBA am Kartenterminal ein. Wiederhole danach den Abruf im PVS oder im E-Mail-Programm.
4. KIM-Clientmodul prüfen. Das Clientmodul ist PC-Software deines KIM-Anbieters. Läuft es nicht oder meldet es Fehler, ist der Anbieter der richtige Ansprechpartner.
5. TI-Anbindung prüfen. KIM setzt einen Zugang zur Telematikinfrastruktur voraus. Laut KZBV brauchst du einen Konnektor mit aktueller Firmware, eine SMC-B und mindestens ein stationäres Kartenterminal. Funktionieren auch andere TI-Anwendungen nicht, liegt die Ursache eher dort als bei KIM.
6. Anhanggröße beachten. Anfangs durften KIM-Nachrichten samt Anhängen höchstens 15 MB groß sein. Mit KIM 1.5 steigt die Grenze laut KZBV auf 500 MB. Welche Version bei dir im Einsatz ist, erfährst du bei deinem KIM-Anbieter.

Welches Postfach ist für welche Nachricht richtig?

Viele Probleme entstehen, weil Nachrichten im falschen Postfach landen. Die KZBV gibt dazu eine klare Linie vor:

• Praxispostfach an der SMC-B: Für eAU- und EBZ-Nachrichten solltest du bevorzugt ein Praxispostfach nutzen, das an die SMC-B gebunden ist. Dann muss beim Abruf kein HBA stecken.
• Zusätzliches Postfach für den Praxisinhaber: Für Nachrichten, die nur den Inhaber betreffen, etwa einen Honorarbescheid der KZV, kann eine weitere KIM-Adresse sinnvoll sein. Auch diese lässt sich an die SMC-B binden und mit einem Postfachkennwort schützen, das nur der Inhaber kennt.
• Postfach am HBA: Möglich, aber im Alltag unpraktisch, weil der Abruf an die Anwesenheit der Karte und die PIN-Eingabe gebunden ist.

Die gematik beschreibt es ähnlich: Grundsätzlich genügt pro Praxis eine Adresse, die an die SMC-B gekoppelt ist. Weitere Adressen kannst du bei Bedarf einrichten. Den HBA brauchst du vor allem zum Signieren. Dafür muss an dem Arbeitsplatz, an dem signiert wird, ein Kartenterminal für die PIN-Eingabe vorhanden sein.

Was gilt beim Virenschutz?

Weil KIM-Nachrichten verschlüsselt sind, kann der Dienstbetreiber Nachrichten und Anhänge nicht auf Viren prüfen. Die KZBV fordert deshalb ein aktuelles Virenschutzprogramm auf den Rechnern, auf denen KIM-Nachrichten geöffnet werden. Öffne Anhänge also nur auf Arbeitsplätzen, deren Virenschutz aktuell ist, und behandle unerwartete Anhänge mit derselben Vorsicht wie bei normalen E-Mails.

So unterstützen wir dich

Wir betreuen Zahnarztpraxen in Osnabrück und Umgebung, entferntere Praxen per Fernwartung. Wir prüfen mit dir, welche KIM-Adresse an welcher Karte hängt, ob Kartenterminals und Arbeitsplätze sinnvoll verteilt sind und ob der Virenschutz passt. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zur IT-Betreuung für Zahnarztpraxen.

Häufige Fragen

Warum kann eine Kollegin meine KIM-Nachricht nicht öffnen?

Wenn die Nachricht an deine HBA-gebundene Adresse ging, ist sie nur für dich verschlüsselt. Sie lässt sich nur mit deinem gesteckten und per PIN freigeschalteten HBA öffnen.

Muss der HBA dauerhaft im Kartenterminal stecken?

Nur wenn du Nachrichten an eine HBA-gebundene Adresse abrufen willst. Für den Praxisbetrieb empfiehlt die KZBV ein Praxispostfach an der SMC-B, dann entfällt das.

Wie groß dürfen KIM-Anhänge sein?

Ursprünglich 15 MB pro Nachricht inklusive Anhängen. Mit KIM 1.5 hebt sich die Grenze laut KZBV auf 500 MB an.

Wer hilft bei Problemen mit KIM?

KIM-Adresse und Clientmodul kommen von deinem KIM-Anbieter. Die gematik empfiehlt, für die Einrichtung den IT-Dienstleister der Praxis einzubinden.

Quellen

• Kommunikation im Medizinwesen: Leitfaden für die Anwendung KIM in der Zahnarztpraxis, 3. Auflage (KZBV, abgerufen am 03.11.2026)
• KIM: Kommunikation im Medizinwesen (gematik, abgerufen am 03.11.2026)