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KI-Agent am Telefon: Anrufe automatisch annehmen

Kurz gesagt: Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn gerade niemand frei ist, fragt das Anliegen ab und legt eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Daten in der Anrufliste ab. In der pascom heißen diese Helfer AI Agents. Sie arbeiten wie eine schlaue Mailbox: Der Anrufer spricht, die KI transkribiert, sortiert und fasst zusammen, dein Team ruft gezielt zurück.

Stand: 03.11.2026

Was macht ein KI-Agent am Telefon eigentlich?

Der klassische Anrufbeantworter liefert eine Audiodatei, die jemand abhören, notieren und weitergeben muss. Ein KI-Agent nimmt dir genau diese Schritte ab. Bei pascom läuft das so:

  1. Der Agent nimmt den Anruf an und begrüßt den Anrufer, entweder mit einer Text-to-Speech-Ansage oder einer vorab aufgenommenen Audiodatei.
  2. Der Anrufer hinterlässt sein Anliegen, ähnlich wie auf einer Mailbox.
  3. Die Aufnahme wird per Speech-to-Text in Text umgewandelt.
  4. Der Agent zieht die gewünschten Daten heraus, zum Beispiel Name, Kundennummer oder Anrufgrund, und schreibt eine kurze Zusammenfassung.
  5. Das Ergebnis erscheint in der Anrufliste der pascom App.

pascom nennt das in der Produktbeschreibung Smart Voicemail. Als Einsatzbeispiele führt der Hersteller unter anderem Steuerberatungen, Arztpraxen, Apotheken mit Rezeptanfragen außerhalb der Öffnungszeiten sowie Autohäuser und Werkstätten an.

Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.

Wie sieht das Ergebnis für dein Team aus?

Die Auswertung landet im Team-Journal der Warteschlange, die der Agent bedient. Laut pascom-Handbuch sind die KI-Einträge mit einem Farbverlauf hervorgehoben und enthalten drei Dinge:

  • Labels: erkannte Informationen wie Anrufgrund, Geburtsdatum oder Name, als lila Markierung mit KI-Symbol.
  • Kurzzusammenfassung: wenige Sätze zum Anliegen direkt unter den Labels.
  • Aufnahme: das komplette Gespräch zum Nachhören.

Die Einträge lassen sich wie normale Anrufe als gelesen oder ungelesen markieren und mit Notizen versehen. Sehen können sie nur Mitglieder des Teams. Weil Labels und Zusammenfassung automatisch entstehen, solltest du bei wichtigen Details die Aufnahme gegenhören. Die KI kann sich verhören, wie ein Mensch auch.

Wie richtet man einen KI-Agenten in pascom ein?

Die Einrichtung erfolgt in der Admin-Oberfläche der pascom. Die Dokumentation beschreibt diese Reihenfolge:

  1. Neuen Agenten anlegen. Du kannst eine branchenspezifische Vorlage nehmen oder einen generischen Agenten von Grund auf konfigurieren.
  2. Name, Avatar-Bild und Beschreibung festlegen.
  3. Begrüßung wählen: Text-to-Speech oder eigene Audiodatei. pascom bezeichnet die aufgenommene Datei als die professionellere Variante.
  4. In den erweiterten Einstellungen die Prompts für die Datenerkennung pflegen.
  5. Labels definieren. Jedes Label ist ein Container für eine Information und bekommt einen eigenen KI-Prompt. Einige Labels sind vorgegeben, weitere legst du selbst an.
  6. Den Agenten einem Team zuweisen. Erst dann bearbeitet er eingehende Anrufe.

pascom empfiehlt kurze und präzise Prompts. Aus unserer Sicht ist das der wichtigste Punkt: Ein Label „Kundennummer“ mit klarer Anweisung liefert brauchbare Daten, ein schwammiger Prompt liefert schwammige Ergebnisse.

Was ist der Welcome Agent?

Neben dem Agenten, der Anliegen aufnimmt, bietet pascom einen Welcome Agent. Er begrüßt Anrufer, bevor sie weitergeleitet werden. Laut Dokumentation kann er die Begrüßung nach Tageszeit gestalten, Anrufer mit Anrede und Nachnamen ansprechen und ankündigen, dass der nächste freie Mitarbeiter gleich übernimmt. Über Labels lässt sich das weiter steuern, etwa mit einer eigenen Ansage für Kunden, die als VIP markiert sind.

Eingerichtet wird er wie die anderen Agenten: Label vergeben, Prompt mit dem gewünschten Verhalten schreiben, unter Voice eine Stimme wählen und speichern. Vor dem Live-Betrieb testest du ihn im Simulator oben rechts in den Grunddaten. Dort wählst du einen Anrufer, gibst eine Testnummer ein und kannst Labels setzen, um verschiedene Fälle durchzuspielen. Einsetzen lässt sich der Welcome Agent in Anrufverteilungen, Teams, bei Benutzern oder in IVR-Menüs.

Für wen lohnt sich ein KI-Telefonassistent?

Aus unserer Sicht vor allem dort, wo viele ähnliche Anrufe auflaufen und das Team nicht jeden sofort annehmen kann:

  • Praxen: Rückrufwünsche, Rezeptbestellungen oder Terminanfragen außerhalb der Telefonzeiten.
  • Kanzleien und Steuerberatungen: Mandanten nennen Aktenzeichen oder Mandantennummer, das Sekretariat ruft vorbereitet zurück.
  • Werkstätten und Handwerksbetriebe: Kunden schildern ihr Anliegen, während alle in der Werkstatt oder auf der Baustelle sind.

Weniger geeignet ist ein KI-Agent als Ersatz für echte Beratung. Er nimmt auf und sortiert vor. Entscheiden und zurückrufen muss weiterhin dein Team.

Was solltest du vor dem Einsatz klären?

  • Datenschutz: Der Agent zeichnet Gespräche auf und wertet sie aus. Kläre mit deinem Datenschutzbeauftragten, wie Anrufer informiert werden und wer die Einträge sehen darf.
  • Lizenz: Laut pascom sind die aktuell verfügbaren KI-Funktionen im Concurrent User Pricing enthalten. Mögliche Zusatzkosten will der Hersteller gesondert ausweisen. Prüfe das vor dem Start für deinen Vertrag.
  • Abläufe: Leg fest, wer das Team-Journal abarbeitet und wie schnell zurückgerufen wird. Sonst sammeln sich die Einträge nur an einer neuen Stelle.

So unterstützen wir dich

Wir prüfen mit dir, an welcher Stelle eurer Anrufverteilung ein KI-Agent wirklich Arbeit abnimmt, schreiben die Prompts und Labels und testen alles im Simulator, bevor echte Anrufer ihn hören. Als pascom Excellence Partner betreuen wir Kunden in Osnabrück und Umgebung, weiter entfernt per Fernwartung. Wie wir KI im Unternehmen sinnvoll einsetzen, zeigen wir in unserer KI-Beratung.

Häufige Fragen

Spricht der KI-Agent frei mit dem Anrufer?

Der in der Dokumentation beschriebene Agent arbeitet wie eine Mailbox: Er begrüßt, nimmt die Nachricht auf und wertet sie danach aus. Ein Welcome Agent begrüßt individuell und leitet weiter.

Wo sehe ich die Zusammenfassung des Anrufs?

Im Team-Journal der pascom App. Die KI-Einträge sind farbig hervorgehoben und enthalten Labels, Kurzzusammenfassung und Aufnahme.

Kann ich eine eigene Begrüßung aufnehmen?

Ja. Du kannst eine Audiodatei hochladen oder eine Text-to-Speech-Ansage erzeugen lassen.

Kostet die KI-Funktion extra?

Nach Angabe von pascom sind die aktuell verfügbaren Funktionen im Concurrent User Pricing enthalten. Eventuelle Zusatzkosten will pascom klar kommunizieren.

Quellen