E-Rechnungspflicht: Was ab 2027 gilt und was du jetzt tun musst

Kurz gesagt: Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Liegst du darunter, hast du bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.

Stand: 09.11.2026

Was verlangt das Gesetz?

Rechtsgrundlage ist Paragraf 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsregelungen stehen in Paragraf 27 Absatz 38 UStG. Das Bundesfinanzministerium hat dazu zwei Anwendungsschreiben veröffentlicht, zuletzt am 15. Oktober 2025 unter dem Aktenzeichen III C 2 S 7287-a/00019/007/243.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen. Für das Empfangen gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzschwelle. Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das gilt auch für Kleinunternehmer, für Praxen und für Kanzleien.

Wie sieht der Fahrplan bis 2028 aus?

• Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen.
• Bis 31. Dezember 2026: Du darfst weiter auf Papier abrechnen. Ein anderes elektronisches Format, etwa PDF, ist nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Ausstellen, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag.
• Bis 31. Dezember 2027: Die Erleichterung bleibt bestehen, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstieg. Auch EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze.

Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz im Sinne von Paragraf 19 Absatz 3 UStG, nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden. Diese Unterscheidung wird häufig falsch dargestellt.

Ob dein Unternehmen über der Umsatzgrenze von 800.000 Euro liegt und was das ab 2027 bedeutet, erklärt der Ratgeber E-Rechnung 2027: die Umsatzgrenze von 800.000 Euro.

Warum ist eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung?

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. Bis Ende 2024 galt jede elektronisch versendete Rechnung als elektronische Rechnung, also auch ein PDF im E-Mail-Anhang. Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein PDF hat kein strukturiertes Format. Es ist seitdem eine sonstige Rechnung und darf nur noch mit Zustimmung des Empfängers und nur innerhalb der Übergangsfristen verschickt werden.

Welche Formate sind zulässig?

Die Rechnung muss die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931 erfüllen. Das Bundesfinanzministerium nennt ausdrücklich die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus einer XML-Datei und einer PDF-Ansicht. Solche Hybridformate sind zulässig. Entscheidend ist dabei der strukturierte Datenteil, nicht die Bildansicht. Wenn XML und PDF voneinander abweichen, gilt das XML.

Wofür gilt die Pflicht nicht?

Es gibt dauerhafte Ausnahmen, die nicht mit den Übergangsfristen zu verwechseln sind. Keine Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung besteht bei:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach Paragraf 33 UStDV
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten, nach Paragraf 34 UStDV
• Leistungen von Kleinunternehmern nach Paragraf 19 UStG, geregelt in Paragraf 34a UStDV
• Umsätzen an Privatpersonen

Auch hier gilt: Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen. Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer.

Wie lange und in welcher Form musst du archivieren?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 von zehn auf acht Jahre verkürzt, nachzulesen in Paragraf 14b Absatz 1 Satz 1 UStG. Achtung: Für Aufzeichnungen nach Paragraf 22 UStG bleibt es bei zehn Jahren.

Entscheidend ist das Format. Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung ausdruckt oder nur die PDF-Ansicht ablegt und das XML verwirft, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Was solltest du jetzt praktisch tun?

1. Empfang sicherstellen. Eine feste E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang, die auch tatsächlich jemand bearbeitet, und eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
2. Vorjahresumsatz prüfen. Lagst du 2026 über 800.000 Euro Gesamtumsatz, ist der 1. Januar 2027 dein Stichtag.
3. Rechnungsprogramm prüfen. Kann es XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugen? Diese Frage gehört an deinen Softwareanbieter, nicht ins Bauchgefühl.
4. Archivierung klären. Wo landet das XML, wie lange liegt es dort, und ist es unveränderbar?
5. Steuerberatung einbinden. Der Austausch mit der Kanzlei entscheidet oft darüber, welches Format praktisch sinnvoll ist.

So unterstützen wir dich

Wir richten deinen Rechnungseingang ein, prüfen mit dir, ob deine vorhandene Software die zulässigen Formate erzeugt und lesen kann, und sorgen für eine Archivierung, die den Anforderungen standhält. Das machen wir für Unternehmen, Praxen und Kanzleien in Osnabrück und Umgebung vor Ort, entferntere Standorte betreuen wir per Fernwartung. Mehr dazu findest du auf unserer Seite IT-Support Osnabrück.

Häufige Fragen

Muss ich schon 2026 E-Rechnungen verschicken?

Nein. Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiter auf Papier abrechnen. Ein PDF ist nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber bereits seit Januar 2025.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht empfangen kann?

Dein Geschäftspartner darf die E-Rechnung trotzdem senden. Er ist nicht verpflichtet, dir eine Alternative anzubieten. Kommt die Rechnung nicht bei dir an, ist das dein Problem, nicht seines.

Reicht es, die E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzuheften?

Nein. Der strukturierte Datensatz muss unversehrt im Original aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ablage genügt nicht.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.

Wir sind Kleinunternehmer. Betrifft uns das überhaupt?

Ja, beim Empfangen. Seit Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen entgegennehmen können. Ausstellen müssen sie nach Paragraf 34a UStDV keine.

Quellen

• Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 S 7287-a/00019/007/243, sowie BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, III C 2 S 7287-a/23/10001 :007
• Paragraf 14 UStG, Paragraf 14b UStG, Paragraf 27 Absatz 38 UStG, Paragrafen 33, 34 und 34a UStDV
• Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.