Die E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail. Sie ist ein strukturiertes Datenformat – und sie ist für Unternehmen in Deutschland schrittweise Pflicht geworden. Wer die Umstellung noch vor sich hat, sollte sie jetzt planen, statt kurz vor knapp zu improvisieren.
Was gilt aktuell?
Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die stufenweise auslaufen – abhängig von Umsatz und Rechnungsart. Das Ziel steht fest: Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden zum Standard, die Papier- und PDF-Rechnung zum Auslaufmodell.
Was bedeutet das technisch?
Drei Baustellen: Erstens muss Ihr Rechnungseingang strukturierte Formate annehmen, prüfen und revisionssicher archivieren können. Zweitens muss die Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen erzeugen können – bei aktuellen Versionen von DATEV & Co. meist nur eine Frage der Konfiguration. Drittens braucht es einen sauberen Prozess: Wohin laufen eingehende Rechnungen, wer gibt frei, wie wird archiviert?
Die GoBD nicht vergessen
E-Rechnungen müssen unveränderbar und über die gesetzliche Frist hinweg archiviert werden – ein E-Mail-Postfach ist kein Archiv. Ein revisionssicheres Ablagesystem, sauber ins Backup eingebunden, gehört deshalb zwingend zur Umstellung dazu.
Pragmatisch umstellen
Der Aufwand ist überschaubar, wenn man ihn plant: Software-Stand prüfen, Empfangsweg festlegen, Archivierung einrichten, Team kurz schulen. Unternehmen, die das erledigt haben, profitieren nebenbei von schnellerer Verarbeitung und weniger Papierkram.
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