Kurz gesagt: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Liegen Sie darunter, haben Sie bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Was das Gesetz verlangt
Rechtsgrundlage ist Paragraf 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsregelungen stehen in Paragraf 27 Absatz 38 UStG. Das Bundesfinanzministerium hat dazu zwei Anwendungsschreiben veröffentlicht, zuletzt am 15. Oktober 2025 unter dem Aktenzeichen III C 2 S 7287-a/00019/007/243.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen. Für das Empfangen gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzschwelle. Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das gilt auch für Kleinunternehmer, für Praxen und für Kanzleien.
Der Fahrplan bis 2028
- Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen.
- Bis 31. Dezember 2026: Sie dürfen weiter auf Papier abrechnen. Ein anderes elektronisches Format, etwa PDF, ist nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Ausstellen, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag.
- Bis 31. Dezember 2027: Erleichterung bleibt bestehen, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstieg. Auch EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze.
Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz im Sinne von Paragraf 19 Absatz 3 UStG, nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden. Diese Unterscheidung wird häufig falsch dargestellt.
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. Bis Ende 2024 galt jede elektronisch versendete Rechnung als elektronische Rechnung, also auch ein PDF im E-Mail-Anhang. Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Ein PDF hat kein strukturiertes Format. Es ist seitdem eine sonstige Rechnung und darf nur noch mit Zustimmung des Empfängers und nur innerhalb der Übergangsfristen verschickt werden.
Welche Formate zulässig sind
Die Rechnung muss die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931 erfüllen. Das Bundesfinanzministerium nennt ausdrücklich die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus einer XML-Datei und einer PDF-Ansicht. Solche Hybridformate sind zulässig. Entscheidend ist dabei der strukturierte Datenteil, nicht die Bildansicht. Wenn XML und PDF voneinander abweichen, gilt das XML.
Wofür die Pflicht nicht gilt
Es gibt dauerhafte Ausnahmen, die nicht mit den Übergangsfristen zu verwechseln sind. Keine Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung besteht bei:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach Paragraf 33 UStDV
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten, nach Paragraf 34 UStDV
- Leistungen von Kleinunternehmern nach Paragraf 19 UStG, geregelt in Paragraf 34a UStDV
- Umsätzen an Privatpersonen
Auch hier gilt: Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen. Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer.
Archivierung: acht Jahre, strukturiert
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 von zehn auf acht Jahre verkürzt, nachzulesen in Paragraf 14b Absatz 1 Satz 1 UStG. Achtung: Für Aufzeichnungen nach Paragraf 22 UStG bleibt es bei zehn Jahren.
Entscheidend ist das Format. Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung ausdruckt oder nur die PDF-Ansicht ablegt und das XML verwirft, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
Was Sie jetzt praktisch tun sollten
- Empfang sicherstellen. Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingang, die auch tatsächlich jemand bearbeitet, und eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
- Vorjahresumsatz prüfen. Lagen Sie 2026 über 800.000 Euro Gesamtumsatz, ist der 1. Januar 2027 Ihr Stichtag.
- Rechnungsprogramm prüfen. Kann es XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugen? Diese Frage gehört an Ihren Softwareanbieter, nicht ins Bauchgefühl.
- Archivierung klären. Wo landet das XML, wie lange liegt es dort, und ist es unveränderbar?
- Steuerberatung einbinden. Der Austausch mit der Kanzlei entscheidet oft darüber, welches Format praktisch sinnvoll ist.
Häufige Fragen
Muss ich schon 2026 E-Rechnungen verschicken?
Nein. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie weiter auf Papier abrechnen. Ein PDF ist nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber bereits seit Januar 2025.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht empfangen kann?
Ihr Geschäftspartner darf die E-Rechnung trotzdem senden. Er ist nicht verpflichtet, Ihnen eine Alternative anzubieten. Kommt die Rechnung nicht bei Ihnen an, ist das Ihr Problem, nicht seines.
Reicht es, die E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzuheften?
Nein. Der strukturierte Datensatz muss unversehrt im Original aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ablage genügt nicht.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Wir sind Kleinunternehmer. Betrifft uns das überhaupt?
Ja, beim Empfangen. Seit Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen entgegennehmen können. Ausstellen müssen sie nach Paragraf 34a UStDV keine.
Unterstützung aus Osnabrück
Wir richten den Rechnungseingang ein, prüfen mit Ihnen, ob Ihre vorhandene Software die zulässigen Formate erzeugt und lesen kann, und sorgen für eine Archivierung, die den Anforderungen standhält. Rufen Sie uns an unter 0541 50798808 oder schreiben Sie an info@team-data.de.
Quellen
- Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, III C 2 S 7287-a/00019/007/243, sowie BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, III C 2 S 7287-a/23/10001 :007
- Paragraf 14 UStG, Paragraf 14b UStG, Paragraf 27 Absatz 38 UStG, Paragrafen 33, 34 und 34a UStDV
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024
Dieser Beitrag gibt den Stand vom September 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung.
