„Was kostet das denn?“ – diese Frage steht am Anfang fast jedes Gesprächs über IT-Betreuung. Und die ehrliche Antwort lautet zunächst: Es kommt darauf an. Das hilft bei der Budgetplanung allerdings wenig. Deshalb erklären wir hier, welche Abrechnungsmodelle es gibt, welche Faktoren den Preis treiben und woran Sie ein faires Angebot erkennen.
Die gängigen Abrechnungsmodelle
Pro Arbeitsplatz oder pro Nutzer: Das verbreitetste Modell im Mittelstand. Der Preis koppelt sich an die Unternehmensgröße – wächst das Team, wächst das Budget mit, ohne dass neu verhandelt werden muss. Der Vorteil: Die Kosten sind planbar und skalieren nachvollziehbar.
Monatspauschale für den laufenden Betrieb: Ein fester Betrag deckt die vereinbarten Leistungen ab – typischerweise Monitoring, Wartung, Updates und Support. So arbeiten auch wir: Der Managed Service läuft über planbare Monatspauschalen, alles darüber hinaus rechnen wir nach tatsächlichem Aufwand ab.
Abrechnung nach Stunden: Sinnvoll für Projekte und für sehr kleine Betriebe mit wenigen Arbeitsplätzen. Der Nachteil: Die Kosten sind schwer vorhersehbar, und im Störungsfall entsteht ein unangenehmer Anreiz, Hilfe hinauszuzögern.
Was den Preis tatsächlich beeinflusst
Vier Faktoren bestimmen im Wesentlichen, wo Sie landen. Erstens die Anzahl der Arbeitsplätze und Server – sie ist die Basis jeder Kalkulation. Zweitens die geforderte Reaktionszeit: Wer garantiert innerhalb einer Stunde Hilfe braucht, zahlt mehr als jemand, dem der nächste Werktag reicht. Drittens das Sicherheitsniveau – Firewall, Endpoint-Schutz, Backup und Monitoring verursachen laufende Lizenz- und Betreuungskosten. Viertens die Komplexität Ihrer Umgebung: Eine reine Cloud-Umgebung ist einfacher zu betreuen als eine gewachsene Landschaft mit Spezialsoftware und mehreren Standorten.
Achten Sie auf das, was nicht im Preis steht
Ein auffällig günstiges Angebot ist oft deshalb günstig, weil Leistungen fehlen, die später einzeln berechnet werden. Klären Sie deshalb vorab drei Punkte konkret:
Was gilt als Projekt, was als Support? Wird die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes von der Pauschale gedeckt, oder kommt sie extra? Das ist der häufigste Streitpunkt.
Sind Lizenzen enthalten? Virenschutz, Backup-Software und Microsoft 365 sind oft einer der größten Posten. Ob sie im Preis enthalten sind oder nur durchgereicht werden, macht einen erheblichen Unterschied.
Was passiert im Notfall? Fragen Sie, wie bei einem größeren Vorfall abgerechnet wird – etwa bei einem Ransomware-Befall am Wochenende.
Auch die Einstiegskosten gehören dazu
Beim Wechsel zu einem neuen Dienstleister fällt einmalig Aufwand an: Bestandsaufnahme Ihrer IT, Dokumentation, Einrichtung der Verwaltungswerkzeuge, Übergabe vom bisherigen Anbieter. Seriöse Partner benennen diesen Aufwand offen, statt ihn zu verschweigen und später nachzureichen.
Was ein fairer Preis leisten muss
Am Ende zählt nicht der niedrigste Betrag, sondern das Verhältnis. Eine gute IT-Betreuung verhindert Ausfälle, statt sie nur zu reparieren – und ein einziger vermiedener Ausfalltag kann mehrere Monatsbeiträge aufwiegen. Entscheidend ist Transparenz: Sie sollten jederzeit nachvollziehen können, wofür Sie zahlen.
Wie wir Ihnen eine belastbare Zahl nennen
Eine seriöse Zahl lässt sich erst nennen, wenn wir Ihre Situation kennen: wie viele Arbeitsplätze, welche Server, welche Software, welche Anforderungen an Sicherheit und Erreichbarkeit. Genau das schauen wir uns in einem kostenlosen Erstgespräch an – und sagen Ihnen ehrlich, was sinnvoll ist und was Sie sich sparen können.
📞 Sie möchten wissen, was IT-Betreuung für Ihr Unternehmen konkret kostet? Rufen Sie uns an unter 0541 50798808 oder schreiben Sie an info@team-data.de – wir erstellen Ihnen ein transparentes Angebot.