Die Kosten für IT-Betreuung hängen von drei Dingen ab: wie viele Arbeitsplätze und Server betreut werden, welche Leistungen enthalten sind und, am wichtigsten, nach welchem Modell abgerechnet wird. Denn das Modell entscheidet darüber, ob Sie für das zahlen, was Sie bekommen, oder für Stunden, die Sie nie abrufen. Genau das erklären wir hier.
Die drei Abrechnungsmodelle, und was sie für Sie bedeuten
Modell 1: Der Festpreis (IT-Flatrate). Ein fester Betrag pro Nutzer und Monat, „alles inklusive“, unbegrenzter Support. Klingt bequem, und ist genau deshalb das Modell, das wir bewusst nicht anbieten. Der Grund ist einfache Mathematik: Der Anbieter kalkuliert den Festpreis so, dass er auch im schlechtesten Monat nicht draufzahlt. In allen anderen Monaten zahlen Sie für Support-Stunden, die Sie nie in Anspruch nehmen. Und der Anbieter hat ein wirtschaftliches Interesse daran, dass Sie möglichst wenig anrufen, denn jede Stunde, die er leistet, schmälert seine Marge. Der Festpreis ist für den Anbieter planbar. Für Sie ist er in der Regel schlicht zu teuer.
Modell 2: Alles nach Aufwand (Break/Fix). Sie rufen an, wenn etwas nicht funktioniert, und zahlen die aufgewendete Zeit. Fair im Prinzip, aber ohne laufende Betreuung fehlt die Prävention: kein Monitoring, keine regelmäßigen Updates, kein getestetes Backup. Man bezahlt dann nicht für Stunden, die man nicht bekommt, sondern für Ausfälle, die man hätte verhindern können.
Modell 3: Planbare Monatspauschale plus Aufwand. Unser Modell. Die Pauschale deckt genau die Leistungen ab, die jeden Monat tatsächlich erbracht werden: Monitoring, Updates, Backup, Sicherheitsmanagement, Lizenzen. Dafür zahlen Sie einen planbaren Betrag, weil diese Arbeit auch jeden Monat stattfindet. Support-Anfragen und Projekte werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet, transparent, nachvollziehbar, und nur dann, wenn Sie sie wirklich in Anspruch nehmen. Ein ruhiger Monat ist für Sie ein günstiger Monat. Das ist der Unterschied zum Festpreis: Sie zahlen für Leistung, nicht für ein Versprechen.
Was den Preis tatsächlich bestimmt
Die Anzahl der Nutzer und Geräte ist die Basis. Darauf kommt der Leistungsumfang: Sicherheitsmanagement mit Firewall und Endpoint-Schutz? Backup und Wiederherstellung? Microsoft 365? Monitoring aller Systeme? Jede dieser Leistungen hat einen Wert, und jede, die fehlt, wird im Ernstfall separat berechnet oder gar nicht abgedeckt. Vergleichen Sie also nie nur die Monatszahl, sondern immer, was dahintersteckt, und vor allem: wofür Sie diese Monatszahl bezahlen. Für Leistungen, die stattfinden, oder für Stunden, die vielleicht nie abgerufen werden?
Versteckte Kosten, die viele Unternehmen übersehen
Die Rechnung des IT-Dienstleisters ist nur ein Teil Ihrer IT-Kosten. Der andere Teil entsteht dort, wo IT nicht funktioniert: Mitarbeiter, die nicht arbeiten können. Aufträge, die liegen bleiben. Daten, die verloren gehen. Lange Reaktionszeiten, die aus einem kleinen Problem einen halben Ausfalltag machen. Nachträge für Dinge, die „nicht im Vertrag“ waren. Lizenzen, die niemand mehr überblickt. Ein günstiger Stundensatz hilft Ihnen nichts, wenn Sie ihn oft brauchen.
Warum billig oft teuer ist
Wer bei der Betreuung spart, spart meistens an Prävention: kein Monitoring, keine regelmäßigen Updates, kein getestetes Backup. Das fällt monatelang nicht auf, bis zum ersten ernsten Ausfall oder Angriff. Dann kostet die Wiederherstellung ein Vielfaches dessen, was eine laufende Betreuung gekostet hätte. Eine gute IT-Betreuung erkennt man nicht am niedrigsten Preis, sondern daran, wie selten Sie sie anrufen müssen.
So vergleichen Sie Angebote richtig
Fragen Sie zuerst, wofür die Pauschale bezahlt wird: für Leistungen, die jeden Monat erbracht werden, oder für ein Support-Kontingent, das Sie in ruhigen Monaten verfallen lassen? Lassen Sie sich bei einem Festpreis vorrechnen, wie viele Support-Stunden darin kalkuliert sind, und vergleichen Sie das mit dem, was Sie tatsächlich brauchen. Fragen Sie nach der Reaktionszeit, und ob sie verbindlich ist. Fragen Sie, was bei einem Ausfall außerhalb der Bürozeiten passiert. Fragen Sie, ob Sicherheitsthemen aktiv angesprochen werden oder nur auf Anfrage. Und fragen Sie nach festen Ansprechpartnern. Ein seriöser Anbieter beantwortet alle Fragen ohne Umschweife, auch die nach der Kalkulation.
Was Ihre IT-Betreuung konkret kosten würde
Eine seriöse Zahl gibt es erst nach einem Blick auf Ihre Umgebung, jede Monatspauschale wird auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten. Dafür braucht es kein langes Projekt: In einem kurzen, kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihren Bedarf und nennen Ihnen anschließend einen verbindlichen Rahmen.
Wie sich Festpreis und Abrechnung nach Aufwand konkret unterscheiden, zeigt unser Rechenbeispiel „Festpreis oder nach Aufwand“ mit 20 Arbeitsplätzen über 12 Monate.
Häufige Fragen
Warum bieten Sie keinen Festpreis mit unbegrenztem Support an?
Weil er für den Kunden in der Regel nachteilig ist: Der Festpreis wird auf den schlechtesten Monat kalkuliert, in allen anderen Monaten zahlen Sie Stunden, die Sie nicht bekommen. Wir berechnen die Pauschale nur für Leistungen, die wirklich jeden Monat stattfinden, Support zahlen Sie nach tatsächlichem Aufwand.
Ist „nach Aufwand“ nicht unkalkulierbar?
Nein, wenn die Prävention stimmt. Mit Monitoring, Updates und Backup in der Pauschale bleiben Support-Anfragen selten und klein. Und jede Position ist nachvollziehbar. Sie sehen, wofür Sie zahlen.
Was ist in der Pauschale enthalten, und was nicht?
Enthalten ist alles, was laufend erbracht wird: Monitoring, Updates, Backup, Sicherheitsmanagement, Lizenzen. Support-Anfragen, Projekte und Sonderaufgaben, etwa eine Serverumstellung, werden transparent nach Aufwand abgerechnet, immer vorher abgestimmt.
Lohnt sich Managed IT auch für sehr kleine Unternehmen?
Gerade dort. Kleine Betriebe haben selten eigene IT-Kompetenz und trifft ein Ausfall besonders hart. Eine laufende Betreuung ersetzt die IT-Abteilung, die sich ein kleines Unternehmen nicht leisten kann.
Kostenloses Erstgespräch
Team Data GmbH betreut seit 2017 über 200 Unternehmen, Praxen und Kanzleien in Osnabrück und der Region mit planbarer IT-Betreuung. Rufen Sie an oder schreiben Sie uns. Wir schauen uns Ihre Umgebung an und sagen Ihnen ehrlich, was sinnvoll ist.
