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Microsoft 365 mit MailStore archivieren: Einrichtung

Kurz gesagt: Um Microsoft 365 mit MailStore Server zu archivieren, registrierst du MailStore als App in Microsoft Entra ID, hinterlegst dort das von MailStore erzeugte Zertifikat und die nötigen Anwendungsberechtigungen und legst dann im MailStore Client Archivierungsprofile an. Für eine lückenlose Archivierung kommt zusätzlich die Journal-Archivierung über das MailStore Gateway dazu.

Stand: 03.11.2026

Was brauchst du für die Archivierung von Microsoft 365?

  • Eine installierte MailStore-Server-Instanz und ein Konto mit Rechten eines globalen Administrators in Microsoft 365.
  • Einen unterstützten Mandanten: Microsoft 365 (global) oder Office 365, betrieben von 21Vianet. GCC, GCC High und DoD unterstützt MailStore nicht.
  • Für die Anmeldung der Benutzer am Archiv über Microsoft 365 ein Zertifikat, dem alle Clients und Browser vertrauen, und einen per DNS auflösbaren Namen für den MailStore-Server.

Wichtig zu wissen: MailStore läuft als Windows-Dienst und nutzt Anwendungsberechtigungen. Damit hat der Dienst Zugriff auf alle Postfächer im Mandanten. Deshalb können nur MailStore-Administratoren Archivierungsprofile anlegen.

Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.

Wie registrierst du MailStore in Microsoft Entra ID?

  1. Melde dich als globaler Administrator im Microsoft-Entra-Portal an. Öffne unter Verwalten die App-Registrierungen und wähle Neue Registrierung.
  2. Gib als Name zum Beispiel „MailStore Server“ ein, lass die übrigen Einstellungen auf Standard und klick auf Registrieren. Notiere Anwendungs-ID (Client) und Verzeichnis-ID (Mandant).
  3. Im MailStore Client: Verwaltung > Benutzer und Archive > Verzeichnisdienste, Typ Microsoft 365. Neben Anmeldeinformationen auf (…) und Erstellen… klicken, Name, Anwendungs-ID und Verzeichnis-ID eintragen. MailStore erzeugt ein Zertifikat, das du über Zertifikat herunterladen speicherst.
  4. In Entra ID bei der App unter Zertifikate & Geheimnisse mit Zertifikat hochladen die Datei hinzufügen. Vergleiche Fingerabdruck und Ablaufdatum mit den Angaben in MailStore.
  5. Unter Authentifizierung mit Umleitungs-URI hinzufügen die Plattform Web wählen und den URI im Format https://mailstore.firma.de/oidc/signin eintragen (Port nur angeben, wenn er von 443 abweicht). Der Pfad /oidc/signin muss exakt stimmen. Unter Implizite Genehmigung und Hybridflows die Option ID-Token aktivieren, sonst klappt die Benutzeranmeldung nicht. Denselben URI trägst du in MailStore im Bereich Authentifizierung ein.
  6. Unter API-Berechtigungen die Anwendungsberechtigungen hinzufügen: bei Microsoft Graph Directory.Read.All und ab MailStore 26.1 Mail.ReadWrite, bei Office 365 Exchange Online full_access_as_app, ab 25.3 SMTP.SendAsApp und ab 26.2 IMAP.AccessAsApp.
  7. Mit Administratorzustimmung für … erteilen bestätigen. Der Status muss danach Gewährt für … lauten.

Wie synchronisierst du die Benutzer?

In den Verzeichnisdiensten legst du fest, welche Benutzer MailStore aus Microsoft 365 übernimmt. Wichtig ist der Haken Nur Benutzer mit Microsoft Exchange Online Lizenz synchronisieren. Willst du auch freigegebene Postfächer archivieren, musst du ihn entfernen, denn freigegebene Postfächer haben keine Lizenz. Lege über Standard-Berechtigungen… fest, was neue Benutzer dürfen (standardmäßig Anmeldung und Lesezugriff auf das eigene Archiv). Mit Sync testen siehst du das Ergebnis ohne Änderung, mit Synchronisieren übernimmst du es.

Wie legst du die Archivierungsprofile an?

  1. Im MailStore Client E-Mails archivieren wählen und unter E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen den Eintrag Microsoft 365 auswählen.
  2. Mehrere Postfächer wählen und die Anmeldeinformationen aus der Liste nehmen. Ordner-, Filter- und Löschoptionen gelten für alle Postfächer. Standardmäßig löscht MailStore nichts im Postfach.
  3. Bei der Benutzerauswahl empfiehlt MailStore für automatische Archivierung die Option Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren. Dann kommen neue Mitarbeitende automatisch dazu.
  4. Profil benennen, Zeitplan für die automatische Archivierung festlegen und mit Fertigstellen abschließen.

Für einzelne Postfächer gibt es den Profiltyp Einzelnes Postfach. Microsoft-365-Gruppen haben keine Postfächer, die MailStore direkt archivieren kann. Deren Mails erfasst du über das Journal.

Wann brauchst du zusätzlich das Journal?

Postfachprofile laufen nach Zeitplan oder auf Knopfdruck. Für eine Archivierung sofort bei Ein- und Ausgang nutzt MailStore eine Journalregel in Microsoft 365, die Kopien an das MailStore Gateway schickt. Die Regel legst du im Microsoft-Purview-Portal unter Datenlebenszyklusverwaltung > Exchange (Legacy) > Journalregeln an. Vorher musst du dort ein Postfach für unzustellbare Journalberichte eintragen, das nicht im eigenen Mandanten liegen darf.

Was ändert sich durch das Ende von EWS?

Laut MailStore archivieren neue Profile für normale Postfächer ab Version 26.1 über die Graph API statt über EWS. Mit dem Profilkonvertierungstool, das sich über eine Meldung im Dashboard öffnet, stellst du bestehende Profile um. Nach Angaben von MailStore blockiert Microsoft EWS für Exchange Online ab Oktober 2026 und schaltet es im April 2027 ab. Die Archivierung von Archivpostfächern und Öffentlichen Ordnern in Microsoft 365 unterstützt MailStore deshalb nur bis Oktober 2026. Prüfe also, ob deine Installation aktuell ist und die Berechtigungen Mail.ReadWrite und IMAP.AccessAsApp gesetzt sind.

So unterstützen wir dich

Als MailStore-Partner richten wir die Archivierung von Microsoft 365 ein, stellen Profile auf Graph um und prüfen die Journal-Archivierung. Das machen wir für Unternehmen in Osnabrück und Umgebung, gern per Fernwartung. Mehr auf unserer Seite zur E-Mail-Archivierung.

Häufige Fragen

Warum werden freigegebene Postfächer nicht archiviert?

Meist ist der Haken Nur Benutzer mit Microsoft Exchange Online Lizenz synchronisieren gesetzt. Freigegebene Postfächer haben keine Lizenz und werden dann nicht übernommen.

Wie lange ist das MailStore-Zertifikat gültig?

Ab Version 25.3 erzeugt MailStore Zertifikate mit 3750 Tagen Laufzeit, vorher waren es 825 Tage. 28 Tage vor Ablauf warnt MailStore im Dashboard und im Statusbericht.

Können Benutzer per IMAP auf das Archiv zugreifen?

Nicht, wenn sie sich über Microsoft 365 am Archiv anmelden. Diese Kombination ist laut MailStore technisch nicht möglich.

Reicht die Postfacharchivierung allein?

Für eine Archivierung sofort bei Ein- und Ausgang brauchst du zusätzlich das Journal über das MailStore Gateway. Mails an Microsoft-365-Gruppen erfasst nur das Journal.

Quellen