Kurz gesagt: Findet die Suche in MailStore Server E-Mails nicht, ist meist der Suchindex nicht mehr synchron mit dem Archiv, zum Beispiel nach einem Stromausfall. Du prüfst und baust ihn im MailStore Client unter Verwaltung > Storage > Suchindizes neu auf. Fehlen nur Treffer in Anhängen, ist die Volltextsuche für diese Dateitypen nicht eingerichtet.
Stand: 03.11.2026
Warum findet die MailStore-Suche nichts?
MailStore Server baut während der Archivierung Suchindizes auf. Sie funktionieren wie das Stichwortverzeichnis am Ende eines Buches und machen die Volltextsuche schnell. Laut MailStore gibt es je eine Indexdatei pro Archivspeicher und pro Benutzer.
In bestimmten Situationen sind Archiv, Index und Einstellungen nicht mehr synchron. MailStore nennt diese Fälle:
- nach einem Stromausfall,
- nach einer unerwarteten Beendigung des MailStore-Server-Dienstes,
- bei getrennter Netzwerkverbindung, wenn die Daten auf einem NAS liegen,
- nach Änderungen an der Indizierungskonfiguration,
- nach der Wiederherstellung eines Archivs ohne Suchindex.
Meist erscheint dann eine Fehlermeldung. Es kann aber auch einfach sein, dass Treffer fehlen.
Bevor du am Index arbeitest, schließ zwei einfache Ursachen aus. Erstens: Die Suche umfasst nur E-Mails, die der angemeldete Benutzer lesen darf. Sucht ein Mitarbeiter nach einer Mail aus einem fremden Archiv, auf das er keine Rechte hat, findet er sie nicht. Zweitens: Prüfe, ob die gesuchte E-Mail überhaupt schon archiviert wurde, etwa im Ordner des Benutzers im Archiv.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Wie prüfst du die Suchindizes und baust sie neu auf?
- Starte den MailStore Client und melde dich als Administrator (admin) an.
- Öffne Verwaltung > Storage > Suchindizes.
- Dort siehst du den Status aller Indizes. Indizes mit dem Status Neu aufbauen sind bereits vorausgewählt.
- Markiere die Indizes, die neu aufgebaut werden sollen.
- Klicke auf Suchindizes neu aufbauen.
Wichtig: MailStore empfiehlt, den Server vor dem Neuaufbau im Safe Mode zu starten. So stören Archivierungen, Exporte, Jobs oder Benutzeraktionen den Vorgang nicht. Alternativ pausierst du alle Archivierungsprofile und Jobs. Die Benutzer können dann weiter auf ihre Archive zugreifen, die Archive ändern sich während des Neuaufbaus aber nicht.
Plane den Neuaufbau bei großen Archiven außerhalb der Arbeitszeit ein, damit die Suche nicht mitten im Tagesgeschäft unvollständig ist.
Warum werden Inhalte von Anhängen nicht gefunden?
Standardmäßig indiziert MailStore nur die Dateinamen von Anhängen, nicht deren Inhalt. Suchst du also nach einem Begriff aus einem Word-Dokument oder einer Tabelle, gibt es keinen Treffer. So schaltest du die Volltextsuche in Anhängen ein:
- Starte den MailStore Client als Administrator.
- Öffne Verwaltung > Storage > Suchindizes.
- Klicke im Bereich Anhänge auf Ändern….
- Wähle die gewünschten Dateitypgruppen aus oder trag unter Andere Dateiendungen weitere Endungen ein, getrennt durch Leerzeichen.
- Bestätige mit OK.
Die Einstellung gilt nur für E-Mails, die ab jetzt archiviert werden. Damit auch bereits archivierte E-Mails durchsucht werden, musst du die Indizes wie oben beschrieben neu aufbauen.
Welche Rolle spielen IFilter?
Für den Inhalt von Anhängen nutzt MailStore die IFilter, die auf dem Server installiert sind. Unabhängig davon verarbeitet MailStore TXT, HTM/HTML und PDF direkt. Für andere Formate gilt laut MailStore:
- Microsoft Office (97 bis 2003 und 2007 oder neuer): unterstützt durch das Microsoft Office 2010 Filter Pack.
- OpenDocument (LibreOffice, OpenOffice): braucht eine lauffähige Installation von OpenOffice oder LibreOffice auf dem Server. Der Filter aus dem Office 2010 Filter Pack funktioniert dafür in MailStore aktuell nicht.
- CSV und TXT: Der IFilter ist unter Windows vorhanden. Lässt sich die Option nicht aktivieren, prüfe in der Registry den Standardwert unter HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREClasses.csvPersistentHandler. Er sollte {5e941d80-bf96-11cd-b579-08002b30bfeb} lauten.
Nach der Installation eines IFilters musst du den MailStore-Server-Dienst neu starten. Fehlt für eine eingetragene Endung der passende IFilter, warnt MailStore dich.
So unterstützen wir dich
Als MailStore-Partner richten wir MailStore Server ein, prüfen Indizes, Speicherorte und Archivierungsprofile und kümmern uns um Updates. In Osnabrück und Umgebung kommen wir vorbei, sonst helfen wir per Fernwartung. Mehr dazu auf unserer Seite zur E-Mail-Archivierung.
Häufige Fragen
Gehen beim Neuaufbau E-Mails verloren?
Der Neuaufbau betrifft den Suchindex, nicht die archivierten E-Mails. Pausiere trotzdem Archivierungsprofile und Jobs oder nutze den Safe Mode, wie MailStore es empfiehlt.
Warum findet ein Kollege eine Mail, ich aber nicht?
Die Suche umfasst nur E-Mails, die du lesen darfst. Prüfe deine Berechtigungen auf das betreffende Archiv.
Mein Archiv liegt auf einem NAS. Ist das ein Problem?
Bricht die Netzwerkverbindung ab, können Archiv und Index laut MailStore aus dem Takt geraten. Dann hilft ein Neuaufbau der Indizes.
Quellen
- Suchindizes (MailStore Server Hilfe, abgerufen am 03.11.2026)
