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ePA für alle: was Praxen seit Oktober 2025 tun müssen

Kurz gesagt: Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Arzt- und Zahnarztpraxen die elektronische Patientenakte (ePA für alle) im Praxisalltag nutzen. Die Akte wird für gesetzlich Versicherte automatisch angelegt, Praxen greifen im Behandlungskontext ohne erneute Freigabe darauf zu und stellen selbst entschieden Dokumente ein. Voraussetzung ist ein Praxisverwaltungssystem mit ePA-Anbindung über die Telematikinfrastruktur.

Stand: 03.11.2026

Was ist die ePA für alle und seit wann gilt die Pflicht?

Die ePA für alle ist die neue Version der elektronischen Patientenakte. Anders als die Vorgängerversion muss sie nicht beantragt werden: Die Krankenkasse legt sie für alle gesetzlich Versicherten automatisch an. Wer nicht teilnehmen möchte, widerspricht bei seiner Krankenkasse (Widerspruchslösung, auch Opt-out genannt). Auch Privatversicherte können eine ePA bekommen, sogar ohne elektronische Gesundheitskarte.

Für medizinische Einrichtungen gilt laut gematik: Seit dem 1. Oktober 2025 müssen sie die ePA in den Alltag integrieren. Das betrifft Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Psychotherapiepraxen, Apotheken, Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen. Die Funktionen werden dabei schrittweise eingeführt und weiterentwickelt, aktuell in der Ausbaustufe 3.1.3.

Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.

Wie funktioniert der Zugriff im Behandlungskontext?

Liegt kein Widerspruch vor, stehen deiner Praxis die Gesundheitsdaten der Patientin oder des Patienten im Behandlungskontext automatisch zur Verfügung. Eine erneute Freigabe ist nicht nötig. Der Behandlungskontext gilt standardmäßig 90 Tage. Patientinnen und Patienten können ihn über die ePA-App ihrer Krankenkasse verlängern.

Bei Privatversicherten ist der Zugriff nur auf Anfrage möglich: Sie müssen die Zugriffsrechte über die ePA-App ihrer privaten Krankenversicherung aktiv erteilen.

Widerspricht jemand dem Zugriff deiner Praxis, kannst du bis auf Widerruf nicht mit dieser Akte arbeiten. Daten aus der aktuellen Behandlung werden dann auch nicht übertragen. Wird eine bestehende ePA komplett widerrufen, löscht die Krankenkasse das Aktenkonto mit allen Inhalten.

Was müssen Praxen konkret tun?

  • Dokumente einstellen: Es wird nichts automatisch hochgeladen. Ärztinnen und Ärzte entscheiden selbst, welche Dokumente sie in die Akte einstellen. Erlaubte Formate sind pdf, txt, xml, p7 und json, ein Dokument darf höchstens 25 MB groß sein.
  • Medikationsliste nutzen: Automatisch gelangen nur die E-Rezept-Daten in die ePA. Daraus entsteht die Medikationsliste mit verordneten und eingelösten Rezepten. Ein digitaler Medikationsplan soll künftig ergänzt werden. Nimmt eine Patientin oder ein Patient nicht am digital gestützten Medikationsprozess teil, ist die Liste für die Praxis nicht einsehbar.
  • Akte einsehen: Im Behandlungskontext kannst du vorhandene Befunde, Röntgenbilder und andere Dokumente lesen. Mehrere Dokumente lassen sich gemeinsam herunterladen.
  • Genetische Daten: Für die Speicherung von Ergebnissen genetischer Untersuchungen ist eine schriftliche Einwilligung nötig (§ 353 Abs. 3 SGB V).
  • Zahnarztpraxen zusätzlich: Das Zahnbonusheft als MIO (medizinisches Informationsobjekt) muss von der Praxis befüllt und mit der SMC-B signiert werden.

Wichtig zu wissen: Ein einzelnes Dokument lässt sich nicht nur für bestimmte Ärztinnen oder Ärzte sichtbar machen. Patientinnen und Patienten können ein Dokument nur gegenüber allen Einrichtungen verbergen. Und: Einmal gelöschte Daten sind endgültig gelöscht. Kopien in deinem Praxissystem bleiben davon unberührt und müssen bei Bedarf separat gelöscht werden.

Welche Technik braucht die Praxis dafür?

Die ePA läuft über die Telematikinfrastruktur (TI). Konkret brauchst du ein Praxisverwaltungssystem (PVS, bei Zahnärzten ZPVS), das die ePA-Funktionen integriert hat, sowie den Praxisausweis (SMC-B), mit dem sich die Praxis in der TI ausweist und zum Beispiel das Bonusheft signiert. Die gematik stellt zu jedem größeren PVS-Hersteller Mitschnitte von Infoveranstaltungen mit Klickstrecken bereit. Welche Version und welches Modul dein PVS braucht, sagt dir dein Softwarehersteller.

Ein Punkt, der in vielen Praxen noch offen ist: Ab 2026 setzt die TI neue Kryptografie ein. Die gematik empfiehlt, zeitnah zu prüfen, welche Komponenten in der Praxis davon betroffen sind. Welche Geräte und Karten in deiner Praxis betroffen sind, klärst du mit deinem TI-Anbieter und deinem IT-Dienstleister. Wer hier zu spät prüft, riskiert, dass die TI-Anbindung und damit auch die ePA nicht mehr funktioniert.

Wie gehst du im Praxisalltag am besten vor?

  1. Prüfe mit deinem PVS-Hersteller, ob die ePA-Funktionen freigeschaltet und auf dem aktuellen Stand sind.
  2. Kläre, welche TI-Komponenten deiner Praxis von der neuen Kryptografie ab 2026 betroffen sind, und plane den Austausch rechtzeitig.
  3. Lege im Team fest, wer welche Dokumente nach der Behandlung in die ePA einstellt, und wie ihr mit Widersprüchen umgeht.
  4. Informiere Patientinnen und Patienten. Die gematik stellt kostenlose Infopakete mit Plakaten, Flyern und Handouts bereit.
  5. Beachte den Datenschutz: Die ePA-Daten sind verschlüsselt, der Zugriff ist auf Patientinnen, Patienten und berechtigte Behandelnde begrenzt. Dein eigenes Praxisnetz muss aber ebenso geschützt sein, denn dort liegen die Kopien.

So unterstützen wir dich

Wir betreuen Zahnarztpraxen und Arztpraxen in Osnabrück und Umgebung bei der IT rund um die Telematikinfrastruktur: Konnektor, Kartenterminals, Netzwerk, Datensicherung und Updates des Praxisverwaltungssystems in Abstimmung mit dem Softwarehersteller. Entfernter helfen wir per Fernwartung. Mehr dazu auf unserer Seite zur IT für Zahnarztpraxen.

Häufige Fragen

Muss ich jedes Dokument in die ePA hochladen?

Nein. Es gibt keinen automatischen Upload. Ärztinnen und Ärzte entscheiden selbst, welche Dokumente in die Akte gehören. Automatisch übertragen werden nur die E-Rezept-Daten für die Medikationsliste.

Wie lange darf die Praxis auf die Akte zugreifen?

Der Behandlungskontext gilt standardmäßig 90 Tage. Die Patientin oder der Patient kann die Dauer in der ePA-App verlängern.

Was passiert, wenn ein Patient widerspricht?

Beim Widerspruch gegen das Anlegen gibt es keine Akte. Beim Widerspruch gegen den Zugriff deiner Praxis kannst du die Akte bis auf Widerruf nicht nutzen, und Daten aus der Behandlung werden nicht übertragen.

Gilt die ePA auch für Privatversicherte?

Ja, Privatversicherte können eine ePA bekommen, auch ohne elektronische Gesundheitskarte. Den Zugriff für deine Praxis müssen sie aber aktiv über die ePA-App ihrer Versicherung erteilen.

Was hat es mit der neuen TI-Kryptografie ab 2026 auf sich?

Die Telematikinfrastruktur stellt ab 2026 auf neue Verschlüsselungsverfahren um. Praxen sollen prüfen, welche ihrer Komponenten betroffen sind, damit die TI-Anbindung weiter funktioniert.

Quellen