Kurz gesagt: Wenn eine Festplatte oder SSD im Garantiefall getauscht wird, geht das defekte Teil normalerweise an den Hersteller zurück, mitsamt den Daten darauf. Mit dem TERRA Medieneinbehalt bleibt der defekte Datenträger bei dir: Der Techniker macht ihn unbrauchbar und übergibt ihn dir. Voraussetzung ist, dass die Option für das Gerät zusammen mit dem TERRA Vor-Ort-Service gebucht wurde.
Stand: 03.11.2026
Warum ist eine defekte Festplatte ein Datenschutzthema?
Eine Festplatte, die nicht mehr startet, ist nicht automatisch leer. Das BSI weist darauf hin, dass Reservesektoren, defekte Sektoren und geschützte Bereiche Daten selbst dann noch enthalten können, wenn ein Datenträger überschrieben wurde. Ist der Datenträger defekt oder lassen sich die Löschbefehle nicht mehr ausführen, empfiehlt das BSI die physische Zerstörung. Ein normales Löschen oder Formatieren reicht ohnehin nicht: Beim Formatieren wird nur die Struktur des Dateisystems ersetzt, die Daten selbst bleiben auf dem Medium.
Für eine Arztpraxis, eine Kanzlei oder ein Steuerbüro heißt das: Auf der defekten Platte im Server oder Praxis-PC können Patientendaten, Mandantenakten oder Lohnunterlagen liegen. Schickst du sie im Rahmen der Garantie ein, verlässt dieser Datenbestand dein Haus. Genau hier setzt der Medieneinbehalt an.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Was ist der TERRA Medieneinbehalt?
WORTMANN bietet für TERRA Geräte die Option Medieneinbehalt an. Sie wird im Zusammenhang mit dem TERRA Vor-Ort-Service gebucht und erlaubt es, defekte Datenträger einzubehalten, damit keine Restdaten zu einem Datenschutzproblem werden. Statt die alte Festplatte oder SSD mitzunehmen, lässt der Techniker sie nach dem Austausch bei dir.
Wichtig ist der Zeitpunkt der Buchung. Laut den Serviceinformationen von WORTMANN gilt das Medieneinbehaltsrecht nur, wenn es für das betreffende Gerät gebucht ist. Dann gilt es für die volle Laufzeit des Vor-Ort-Services, auch nach einer späteren Verlängerung. Nachgerüstete Datenträger sind abgedeckt, wenn die Option beim Kauf für das Gerät gebucht wurde.
Wie läuft der Medieneinbehalt im Garantiefall ab?
- Ein autorisierter Techniker stellt den Defekt des Datenträgers fest und bestätigt ihn.
- Er entfernt den Deckel des Datenträgers oder macht ihn auf andere geeignete Weise unbrauchbar.
- Der unbrauchbare Datenträger wird dir übergeben.
- Eine autorisierte Person deines Unternehmens quittiert den Erhalt, weist sich auf Verlangen aus und bestätigt, dass ein Datenschutzproblem besteht.
Plane deshalb vorab, wer bei einem Vor-Ort-Termin quittieren darf. In der Praxis ist das oft die Praxis- oder Büroleitung oder die Person, die für die IT verantwortlich ist.
Wann greift der Medieneinbehalt nicht?
WORTMANN nennt klare Ausnahmen. Der Medieneinbehalt gilt nicht:
- bei Transportschäden am Neugerät oder bei Defekten während der Erstinbetriebnahme, solange noch keine Kundendaten aufgespielt wurden,
- bei leeren Datenträgern oder Datenträgern ohne vertrauliche Daten,
- bei Datenträgern, die in bestimmten RAID-Leveln keine vollständigen Datensätze enthalten,
- beim Nutzungsende von Leasing- oder Mietgeräten. Der Medieneinbehalt gilt nur bei Defekten.
Außerdem behält sich WORTMANN vor, den Service abzulehnen oder die Einsatzkosten zu berechnen, wenn auffällig viele Defekte auftreten oder der Verdacht auf unsachgemäße Handhabung besteht.
Reicht ein unbrauchbar gemachter Datenträger aus?
Nicht in jedem Fall. WORTMANN weist selbst darauf hin, dass ein unbrauchbar gemachter Datenträger keine absolute Sicherheit bietet, weil Spezialfirmen weiterhin Daten rekonstruieren können. Weitere Schritte, etwa das Schreddern, liegen in deinem Ermessen. Der Medieneinbehalt sorgt also vor allem dafür, dass der Datenträger dein Haus nicht verlässt. Was danach mit ihm passiert, entscheidest du.
Das BSI empfiehlt bei defekten Datenträgern die physische Zerstörung und rät, den Schaden möglichst groß zu machen: Magnetscheiben von Festplatten verbiegen, Speicherchips von SSDs und USB-Sticks beschädigen. Dabei ist Schutzkleidung mit Schutzbrille sinnvoll, weil Glasscheiben splittern können. Für Unternehmen bietet sich ein Entsorgungsdienstleister an, der die Vernichtung schriftlich bestätigt. So kannst du sie später nachweisen.
Welche Rolle spielt die Verschlüsselung?
Verschlüsselung ist die zweite Verteidigungslinie. Das BSI hält fest: Wurden Daten verschlüsselt gespeichert, genügt es in der Regel, die Schlüssel sicher zu löschen, sofern sie wirklich vernichtet und nicht nur als gelöscht markiert sind. Eine verschlüsselte Festplatte, die in fremde Hände gerät, ist ohne Schlüssel deutlich weniger kritisch.
Für die Praxis heißt das: Laufwerksverschlüsselung auf Notebooks, PCs und Servern ersetzt den Medieneinbehalt nicht, ergänzt ihn aber gut. Gerade bei Geräten ohne gebuchten Medieneinbehalt ist sie oft die einzige Absicherung, wenn ein Datenträger im Garantiefall eingeschickt werden muss.
Worauf solltest du beim Hardwarekauf achten?
- Option gleich mitbuchen: Der Medieneinbehalt muss für das Gerät gebucht sein. Entscheide das beim Kauf von Servern, PCs und Notebooks, auf denen vertrauliche Daten liegen.
- Servicekarte prüfen: WORTMANN stellt für die verschiedenen Varianten des TERRA Vor-Ort-Service eigene Servicekarten bereit. Darin stehen die Bedingungen der jeweiligen Serviceart.
- Zuständigkeit klären: Lege fest, wer im Garantiefall quittiert und wo eingezogene Datenträger bis zur Vernichtung sicher verwahrt werden.
- Vernichtung dokumentieren: Halte fest, wann welcher Datenträger aus welchem Gerät vernichtet wurde.
So unterstützen wir dich
Als TERRA Fachhändler und TERRA Service Partner beraten wir dich beim Kauf von Servern, PCs und Notebooks auch zu den passenden Serviceoptionen wie dem Medieneinbehalt. Im Garantiefall kümmern wir uns in Osnabrück und Umgebung um den Austausch vor Ort. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zu Hardware für Unternehmen und Praxen.
Häufige Fragen
Kann ich den Medieneinbehalt nachträglich buchen?
Laut WORTMANN muss das Medieneinbehaltsrecht für das betreffende Gerät gebucht sein. Ob eine spätere Buchung möglich ist, klärst du am besten vor dem Kauf über deinen Fachhändler.
Gilt der Medieneinbehalt auch für SSDs?
WORTMANN spricht allgemein von Datenträgern. Entscheidend ist, dass der Datenträger defekt ist und vertrauliche Daten enthält.
Bekomme ich die Festplatte bei Leasingende zurück?
Nein, über den Medieneinbehalt nicht. Er gilt nur bei Defekten, nicht beim Nutzungsende von Leasing oder Miete.
Ist die Festplatte nach dem Einbehalt sicher vernichtet?
Nein. Der Techniker macht sie unbrauchbar, Spezialfirmen könnten aber noch Daten rekonstruieren. Die endgültige Vernichtung, etwa durch Schreddern, liegt bei dir.
Quellen
- Serviceformulare und Servicebedingungen, TERRA Medieneinbehalt (WORTMANN AG, abgerufen am 03.11.2026)
- Daten auf Festplatten, Datenträgern und Smartphones sicher löschen (BSI, abgerufen am 03.11.2026)
