Telefonie in der Zahnarztpraxis: Datenschutz und Abläufe

Kurz gesagt: Eine Telefonanlage in der Zahnarztpraxis muss zwei Dinge leisten: Patienten sollen gut durchkommen, und Patientendaten müssen geschützt bleiben. Zahnärzte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Wer einen Dienstleister wie den Anbieter der Telefonanlage oder das IT-Systemhaus einbindet, muss ihn zur Verschwiegenheit verpflichten. Dazu kommen AV-Vertrag, sinnvolle Rechte in der Anlage und klare Abläufe am Empfang.

Stand: 03.11.2026

Warum ist Telefonie in der Praxis ein Datenschutzthema?

Am Telefon fallen in einer Zahnarztpraxis ständig Patientendaten an: Namen und Rufnummern in der Anrufliste, Nachrichten auf dem Anrufbeantworter mit Beschwerden und Terminwünschen, eventuell Gesprächsaufzeichnungen. Eine moderne Cloud-Telefonanlage speichert diese Daten beim Anbieter. Bei der pascom Cloud liegen laut Hersteller unter anderem Benutzerdaten, Telefoniedaten, Mediendaten und Gesprächsaufzeichnungen in der Instanz des Kunden.

Damit bekommt ein Dritter Zugang zu Informationen, die unter die ärztliche Schweigepflicht fallen. Das ist erlaubt, aber nur unter Bedingungen.

Was sagt § 203 StGB zu IT-Dienstleistern?

§ 203 StGB stellt unter Strafe, wenn ein Berufsgeheimnisträger unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm in seinem Beruf anvertraut wurde. Zahnärzte sind in Absatz 1 ausdrücklich genannt. Die Strafe reicht bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.

Für die Praxis-IT sind die Absätze 3 und 4 entscheidend:

• Absatz 3 erlaubt es, Geheimnisse sonstigen Personen zugänglich zu machen, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das für ihre Mitwirkung erforderlich ist. Dazu gehören zum Beispiel Dienstleister für Telefonie und IT. Diese dürfen wiederum weitere Personen hinzuziehen.
• Absatz 4 macht die Praxis selbst strafbar, wenn sie nicht dafür gesorgt hat, dass eine solche mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Gleiches gilt für den Dienstleister, wenn er Subunternehmer einbindet, ohne sie zu verpflichten.

Praktisch heißt das: Lass dir von jedem Dienstleister, der an Patientendaten kommen kann, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit unterschreiben. Das betrifft den Anbieter der Telefonanlage ebenso wie das Systemhaus, das die Anlage einrichtet und per Fernwartung betreut.

Reicht der AV-Vertrag nicht aus?

Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt den Datenschutz. Die strafrechtliche Schweigepflicht ist ein eigenes Thema. Beides gehört zusammen:

• AV-Vertrag: pascom stellt eine Vorlage nach Art. 28 DSGVO samt technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO als PDF bereit.
• Verschwiegenheitsverpflichtung: Kläre zusätzlich, ob der Dienstleister nach § 203 Abs. 4 StGB zur Geheimhaltung verpflichtet ist, und dokumentiere das.

Am besten stimmst du beide Unterlagen mit deinem Datenschutzbeauftragten ab und legst sie gemeinsam in der Praxisdokumentation ab.

Was solltest du beim Anbieter der Telefonanlage prüfen?

Am Beispiel der pascom Cloud, die wir als pascom Excellence Partner einsetzen, sind laut Hersteller diese Punkte dokumentiert:

• Standort: Amazon Web Services in Frankfurt am Main.
• Zertifikate: ISO 27001 für die Infrastruktur und eine C5-Bestätigung des BSI.
• Verschlüsselung: Geräte und Clients kommunizieren nur verschlüsselt mit der Instanz.
• Sicherung: tägliche Backups aller Cloud-Instanzen.
• Löschung: Daten werden 30 Tage nach Ende des Abonnements gelöscht.

Diese Angaben solltest du bei jedem Anbieter abfragen, egal ob pascom, NFON, Placetel oder peoplefone.

Welche Einstellungen in der Anlage schützen Patientendaten?

Die meisten Risiken entstehen nicht beim Anbieter, sondern im Alltag der Praxis. Aus unserer Erfahrung lohnt sich ein Blick auf diese Punkte:

• Anrufbeantworter: Wer hört Nachrichten ab? Voicemails sollten nicht an ein Sammelpostfach gehen, auf das viele Zugriff haben.
• Voicemail per E-Mail: Wenn Nachrichten als Datei per Mail verschickt werden, landen Gesundheitsdaten im Postfach. Prüfe, ob das nötig ist.
• Gesprächsaufzeichnung: In der Regel nicht nötig. Wenn doch, nur mit klarer Rechtsgrundlage und Information der Anrufer.
• Anruflisten und Telefonbuch: Nur die Mitarbeitenden sollten sie sehen, die sie brauchen.
• Displays am Empfang: Achte darauf, dass Wartende keine Namen auf Telefon- oder PC-Bildschirmen mitlesen.

Wie organisierst du die Abläufe am Telefon?

Gute Erreichbarkeit entlastet den Empfang. Mit einer Cloud-Telefonanlage wie der pascom lassen sich typische Praxisabläufe abbilden:

• Warteschlange für die Anmeldung: Anrufer warten in einer Reihe, statt das Besetztzeichen zu hören. Mehrere Kolleginnen können sie abarbeiten.
• Zeitsteuerung: Außerhalb der Sprechzeiten läuft eine Ansage mit Hinweis auf den zahnärztlichen Notdienst.
• Telefonzeiten für Rückrufe: Feste Zeiten, in denen das Team Nachrichten abarbeitet, verhindern, dass Rückrufe liegen bleiben.
• Software-Telefon am Arbeitsplatz: Mit dem Desktop Client wählst du direkt aus der Anrufliste, ohne Nummern abzutippen.

Wichtig ist, dass alle im Team wissen, welche Informationen am Telefon herausgegeben werden dürfen und wie sich ein Anrufer ausweist, bevor über Befunde oder Termine gesprochen wird.

So unterstützen wir dich

Wir betreuen Zahnarztpraxen in Osnabrück und Umgebung bei Telefonie und Praxis-IT, entfernter per Fernwartung. Wir richten die Anlage auf eure Abläufe ein, stellen AV-Unterlagen zusammen und unterschreiben selbstverständlich eine Verschwiegenheitsverpflichtung. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zur IT für Zahnarztpraxen.

Häufige Fragen

Darf ein Telefonanbieter Patientendaten verarbeiten?

Ja, wenn er an der Tätigkeit der Praxis mitwirkt und das dafür erforderlich ist. Die Praxis muss ihn aber nach § 203 Abs. 4 StGB zur Geheimhaltung verpflichten und einen AV-Vertrag abschließen.

Was droht, wenn die Verpflichtung fehlt?

§ 203 Abs. 4 StGB stellt es unter Strafe, wenn der Berufsgeheimnisträger nicht für die Verpflichtung einer mitwirkenden Person gesorgt hat und diese ein Geheimnis offenbart. Der Strafrahmen entspricht Absatz 1.

Wo stehen die Server der pascom Cloud?

Laut pascom bei Amazon Web Services in Frankfurt am Main.

Sollten wir Telefongespräche aufzeichnen?

In der Regel nicht. Wenn doch, braucht es eine klare Rechtsgrundlage und eine Information der Anrufer. Stimme das mit deinem Datenschutzbeauftragten ab.

Quellen

• § 203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen (Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 03.11.2026)
• FAQ Data Protection (pascom, abgerufen am 03.11.2026)