Telefonate aufzeichnen: Was rechtlich erlaubt ist

Kurz gesagt: Wer ein nichtöffentlich gesprochenes Wort unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Eine Gesprächsaufzeichnung ist deshalb nur dann eine Option, wenn sie im konkreten Fall befugt ist und Datenschutz sowie Informationspflichten geklärt sind. Technisch kann eine Telefonanlage wie pascom Gespräche regelbasiert oder auf Knopfdruck aufzeichnen, die rechtliche Prüfung nimmt sie dir aber nicht ab.

Stand: 03.11.2026

Was sagt § 201 StGB zur Gesprächsaufzeichnung?

§ 201 des Strafgesetzbuchs heißt „Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes“. Die Vorschrift schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort, also genau das, was in einem normalen Telefonat gesagt wird. Kurz zusammengefasst regelt sie:

• Absatz 1: Wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft. Ebenso bestraft wird, wer eine solche Aufnahme gebraucht oder Dritten zugänglich macht.
• Absatz 2: Strafbar ist auch, wer ein nicht für ihn bestimmtes Wort unbefugt mit einem Abhörgerät abhört oder ein so aufgenommenes oder abgehörtes Wort öffentlich mitteilt, wenn das berechtigte Interessen anderer beeinträchtigen kann.
• Absatz 3: Für Amtsträger gilt ein höherer Strafrahmen von bis zu fünf Jahren.
• Absatz 4: Schon der Versuch ist strafbar.
• Absatz 5: Tonträger und Abhörgeräte können eingezogen werden.

Das entscheidende Wort ist „unbefugt“. Ob eine Aufnahme befugt ist, hängt vom Einzelfall ab. Das ist eine Rechtsfrage, die wir als IT-Systemhaus nicht beantworten können und dürfen. Dieser Artikel ist deshalb keine Rechtsberatung, sondern ein Überblick, worauf du achten solltest, bevor du die Technik einschaltest.

Was sagt der Hersteller der Telefonanlage dazu?

pascom weist in der Dokumentation zur Gesprächsaufzeichnung ausdrücklich darauf hin, dass das Aufzeichnen von Telefonaten rechtlich problematisch und in manchen Fällen strafbar sein kann. Je nach Szenario müssen laut pascom Rahmenbedingungen, Anforderungen an Datenschutz und Privatsphäre sowie Informationspflichten erfüllt sein. Wer unsicher ist, soll vor der Nutzung rechtlichen Rat einholen. Diese Empfehlung teilen wir.

Welche Fragen solltest du vorher klären?

Bevor wir bei Kunden eine Aufzeichnung aktivieren, bitten wir darum, diese Punkte intern und mit rechtlicher Beratung zu klären:

1. Zweck: Wofür wird aufgezeichnet, zum Beispiel Schulung, Nachweis von Aufträgen oder Qualitätssicherung?
2. Umfang: Welche Gespräche, welche Teams, eingehend oder ausgehend, intern oder extern?
3. Information: Wie und wann werden Gesprächspartner informiert, etwa per Ansage zu Beginn?
4. Mitarbeitende: Wie werden die eigenen Beschäftigten einbezogen?
5. Speicherung: Wo liegen die Aufnahmen, wer darf sie hören, wann werden sie gelöscht?
6. Weitergabe: Werden Aufnahmen per E-Mail verschickt, und an wen?

Wie funktioniert die Aufzeichnung bei pascom technisch?

pascom arbeitet mit einem Regelwerk. Eine Regel kann bestimmte Anrufe automatisch aufzeichnen oder einer Gruppe von Benutzern erlauben, eine Aufnahme manuell zu starten, im Client oder über eine Aufnahmetaste an unterstützten IP-Telefonen. In jeder Regel legst du fest:

• eine Beschreibung und ob die Regel aktiv ist,
• was aufgezeichnet wird und welche Rolle mit ihren Benutzern oder Teams einbezogen ist,
• die Anrufrichtung (eingehend, ausgehend oder beides),
• die Herkunft (intern, extern oder beides),
• den Versand: Aufnahmen werden immer gespeichert und können zusätzlich per E-Mail an Adressen gehen.

Über die Variable MDC_MON_MODE lässt sich das Regelwerk im Anrufablauf übersteuern. Der Wert deny verhindert eine Aufnahme komplett, force erzwingt sie, manual erlaubt nur die manuelle Aufnahme. Mit caller oder callee wird nur eine Seite aufgezeichnet. pascom zeigt als Beispiel, wie man in einem IVR-Ablauf die Aufzeichnung gezielt sperrt.

Wo liegen die Aufnahmen und wer darf sie hören?

Die Aufnahmen werden auf der pascom Telefonanlage gespeichert. Berechtigte Benutzer sehen sie im pascom Client, sobald ein Gespräch beendet ist. Für Teamleitungen gibt es eine Supervisor-Berechtigung: Wer eine Rolle mit dieser Berechtigung hat und Mitglied des Teams ist, kann die Aufnahmen des Teams abspielen und herunterladen. pascom nennt eine Einschränkung: Aufnahmen von übernommenen oder weitervermittelten Gesprächen lassen sich auch von einem Supervisor nicht abspielen oder herunterladen.

Der E-Mail-Versand von Aufnahmen ist bequem, verteilt die Dateien aber in Postfächer. Prüfe genau, ob das zu deinem Zweck und zu deinen Löschfristen passt.

Was ist mit Aufnahmen per Handy oder Diktiergerät?

§ 201 StGB unterscheidet nicht nach Technik. Ob die Aufnahme über die Telefonanlage, eine App oder ein Diktiergerät entsteht, spielt für die Frage „befugt oder unbefugt“ keine Rolle. Klare Regeln im Unternehmen helfen, damit niemand auf eigene Faust mitschneidet.

So unterstützen wir dich

Wir richten Gesprächsaufzeichnung in pascom Telefonanlagen technisch sauber ein, wenn die rechtliche Seite bei dir geklärt ist: mit passenden Regeln, Berechtigungen, Ansagen im Anrufablauf und sinnvollen Speicherorten. Die rechtliche Bewertung übernehmen wir nicht, dafür brauchst du anwaltliche Beratung. Mehr zu unseren Telefonanlagen für Unternehmen findest du auf unserer Seite. In Osnabrück und Umgebung sind wir vor Ort, sonst per Fernwartung.

Häufige Fragen

Ist das Aufzeichnen von Telefonaten grundsätzlich verboten?

Strafbar ist nach § 201 StGB das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes. Ob eine Aufnahme befugt ist, hängt vom Einzelfall ab und sollte rechtlich geprüft werden.

Reicht es, wenn die Telefonanlage die Aufnahme kann?

Nein. Die Technik sagt nichts über die Zulässigkeit. pascom selbst empfiehlt bei Unsicherheit rechtlichen Rat vor der Nutzung.

Kann ich einzelne Bereiche von der Aufnahme ausnehmen?

Ja. Bei pascom steuerst du das über Regeln und die Variable MDC_MON_MODE, zum Beispiel mit dem Wert deny für einen bestimmten Anrufablauf.

Wer kann bei pascom Aufnahmen anhören?

Berechtigte Benutzer im pascom Client und Supervisoren eines Teams. Aufnahmen übernommener oder vermittelter Gespräche sind laut pascom nicht abspielbar.

Quellen

• § 201 StGB Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes (Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 03.11.2026)
• Call Recording (pascom, abgerufen am 03.11.2026)