SharePoint: Listenansichtsschwellenwert überschritten

Kurz gesagt: Der Listenansichtsschwellenwert von 5.000 Elementen begrenzt, wie viele Einträge eine einzelne Abfrage in SharePoint verarbeiten darf. Die Liste selbst darf viel größer sein, bis zu 30 Millionen Elemente. In Microsoft 365 kannst du den Wert nicht ändern. Die Lösung: Spalten indizieren, nach denen du filterst, und Ansichten so bauen, dass jede weniger als 5.000 Einträge zeigt.

Stand: 03.11.2026

Was bedeutet die Fehlermeldung?

Die Meldung lautet auf Englisch: The number of items in this list exceeds the list view threshold, which is 5000 items. Tasks that cause excessive server load (such as those involving all list items) are currently prohibited. Auf Deutsch sinngemäß: Die Anzahl der Elemente in dieser Liste überschreitet den Listenansichtsschwellenwert von 5.000 Elementen, Vorgänge mit hoher Serverlast sind derzeit nicht erlaubt.

Laut Microsoft steckt die Drosselung großer Listen dahinter. Jede einzelne Datenbankabfrage, die mehr als 5.000 Elemente anfassen müsste, wird blockiert. Typisch ist das bei einer Ansicht Alle Elemente ohne Filter, beim Sortieren nach einer nicht indizierten Spalte oder beim Erstellen einer Websitevorlage. Schon ab 3.000 Elementen zeigt SharePoint in den Listeneinstellungen eine Warnung.

Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.

Kann ich den Schwellenwert erhöhen?

In SharePoint in Microsoft 365 nicht. Microsoft schreibt ausdrücklich, dass der Wert dort nicht geändert werden kann. Nur bei SharePoint Server im eigenen Rechenzentrum können Administratoren die Grenzen in der Zentraladministration unter Ressourcendrosselung anpassen. Für Microsoft 365 musst du also die Liste so organisieren, dass Abfragen klein bleiben.

Wie füge ich einen Index hinzu?

Ein Index sorgt dafür, dass eine gefilterte Ansicht nur die passenden Einträge abfragt. So gehst du vor:

Öffne die Liste oder Bibliothek.
Klick oben rechts auf das Zahnrad Einstellungen und wähle Listeneinstellungen beziehungsweise Bibliothekseinstellungen.
Scroll zum Bereich Spalten und klick auf Indizierte Spalten.
Klick auf Neuen Index erstellen.
Wähle unter Primäre Spalte für diesen Index die Spalte, nach der du filterst, zum Beispiel Status, Jahr oder Kunde.
Klick auf Erstellen.

Die englischen Bezeichnungen sind Settings, List settings, Indexed columns, Create a new index und Primary column for this index. Zu den Grenzen sagt Microsoft:

Höchstens 20 indizierte Spalten pro Liste oder Bibliothek.
Indizierbar sind unter anderem Text einzeilig, Auswahl mit einem Wert, Zahl, Währung, Datum und Uhrzeit, Person mit einem Wert, verwaltete Metadaten und Ja/Nein.
Nicht indizierbar sind Text mehrzeilig, Auswahl mit mehreren Werten, berechnete Spalten, Link oder Bild und Person mit mehreren Werten.
Ein Index auf eine Nachschlagespalte allein verhindert den Fehler nicht.
Das Erstellen eines Index kann selbst am Schwellenwert scheitern, weil dafür alle Elemente gelesen werden. Leg Indizes deshalb möglichst an, bevor die Liste wächst.

Wie baue ich Ansichten, die funktionieren?

Filter auf eine indizierte Spalte: Jede Ansicht sollte als ersten Filter eine indizierte Spalte nutzen und so weniger als 5.000 Einträge liefern, zum Beispiel Status gleich Offen oder Erstellt im laufenden Jahr.
Keine ungefilterte Gesamtansicht: Ansichten mit allen Elementen ohne Filter sind die häufigste Ursache.
Ordner nutzen: Microsoft nennt Ordner als einen Weg, die Zahl der zurückgegebenen Elemente zu begrenzen.
Moderne Ansicht verwenden: Laut Microsoft funktionieren Ansichten mit vielen Elementen in der modernen Oberfläche am besten.
Nicht zu viele Nachschlagespalten: Mehr als 12 Verknüpfungen über Nachschlage-, Personen- oder Workflowstatus-Spalten in einer Ansicht werden blockiert.

In der modernen Oberfläche wählt SharePoint beim Laden, Filtern und Sortieren selbst den besten Index. Findet es keinen passenden, zeigt die Ansicht nur bis zu 1.250 der neuesten Elemente und liefert manchmal gar keine Ergebnisse. Auch das ist ein Zeichen, dass ein Index fehlt.

Was tun, wenn die Liste schon zu groß ist?

Index trotzdem versuchen: Microsoft verweist darauf, das Anlegen des Index in Absprache mit dem Administrator zu versuchen.
Daten aufteilen: Verschiebe alte Einträge in eine Archivliste oder trenne nach Jahr oder Bereich.
Struktur prüfen: Manchmal ist eine SharePoint-Liste nicht das richtige Werkzeug, etwa für sehr große Datenbestände mit vielen Verknüpfungen.

So unterstützen wir dich

Wir räumen große SharePoint-Listen und -Bibliotheken auf, legen passende Indizes und Ansichten an und planen die Ablage so, dass der Schwellenwert gar nicht erst zum Problem wird. In Osnabrück und Umgebung auch vor Ort, sonst per Fernwartung. Mehr dazu auf unserer Seite zu Microsoft 365 und SharePoint.

Häufige Fragen

Wie viele Elemente darf eine SharePoint-Liste haben?

Bis zu 30 Millionen Elemente oder Dateien. Der Schwellenwert von 5.000 gilt nur für einzelne Abfragen und Ansichten.

Kann der Administrator den Wert auf 20.000 setzen?

Nicht in Microsoft 365. Die 20.000 gelten laut Microsoft als Schwellenwert für Prüfer und Administratoren bei bestimmten Abfragen, nicht für normale Ansichten.