Kurz gesagt: Einen freigegebenen Kalender öffnest du in Outlook für Mac über Datei > Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers. Du suchst die Person, die dir Zugriff gegeben hat, und klickst auf „Öffnen“. Der Kalender erscheint dann unter „Freigegebene Kalender“. Voraussetzung ist ein Exchange-Konto, also zum Beispiel ein Microsoft-365-Postfach.
Stand: 03.11.2026
Was brauche ich, um einen freigegebenen Kalender zu öffnen?
Zwei Dinge: ein Microsoft-Exchange-Konto in Outlook und eine Berechtigung der Person, deren Kalender du sehen willst. Microsoft beschreibt das so: Hat dir ein anderer Outlook-Benutzer Zugriff auf seinen Kalender gegeben, kannst du ihn in Outlook öffnen. Fehlt die Berechtigung, schickt Outlook eine E-Mail mit einer Berechtigungsanfrage an die andere Person.
Wichtig ist auch, welches Outlook du nutzt. Microsoft unterscheidet zwischen dem aktuellen Outlook für Mac und dem Legacy-Outlook für Mac. Laut Microsoft endet die Unterstützung für ältere Versionen von Outlook für Mac im Oktober 2026. Wer noch Legacy-Outlook nutzt, sollte also umsteigen.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Wie öffne ich den Kalender im aktuellen Outlook für Mac?
- Zeig im Menü Datei auf Öffnen und wähle Ordner eines anderen Benutzers.
- Wähle in der Liste Ordnertyp den Eintrag Kalender. Laut Microsoft kannst du im aktuellen Outlook für Mac hier nur Kalender auswählen.
- Gib im Suchfeld den Namen der Person ein, die dir Zugriff gegeben hat, wähle sie in den Ergebnissen aus und klick auf Öffnen.
Der Kalender erscheint im Ordnerbereich unter der Überschrift Freigegebene Kalender.
Zwei Hinweise aus der Microsoft-Anleitung, die im Alltag oft für Verwirrung sorgen:
- Erscheint die Meldung, dass Outlook an den Server autodiscover-s.outlook.com umgeleitet wurde, um neue Einstellungen abzurufen, wähle Immer meine Antwort für diesen Server verwenden und dann Zulassen.
- Ist ein freigegebener Ordner im Ordnerbereich ausgewählt, werden neue Elemente in diesem Ordner gespeichert. Wer also gerade den Kalender der Kollegin markiert hat und einen Termin anlegt, legt ihn in ihrem Kalender an.
Um einen freigegebenen Ordner wieder zu entfernen, hältst du die Ctrl-Taste gedrückt, klickst den Ordner an und wählst Freigegebenes Konto entfernen.
Wie öffne ich ein Postfach als Stellvertretung?
Bist du Stellvertretung für das Postfach einer anderen Person, hast du Rechte auf mehrere Ordner oder Vollzugriff, nutzt du einen anderen Weg:
- Wähle im Menü Extras die Option Konten und dann das Konto, das Zugriff auf das Postfach hat.
- Wähle Delegierung und Freigabe.
- Öffne die Registerkarte Für mich freigegeben.
- Klick auf + und füg das freigegebene oder delegierte Postfach hinzu.
Alternativ geht es laut Microsoft über Datei > Öffnen > Freigegebenes Postfach. Hast du nur Rechte auf eigene Unterordner, aber nicht auf die oberste Ebene des Postfachs, siehst du nur Standardordner wie Posteingang, Gesendete Elemente, Gelöschte Elemente und Kalender.
Wie geht es im Legacy-Outlook für Mac?
- Zeig im Menü Datei auf Öffnen und klick auf Ordner eines anderen Benutzers öffnen.
- Klick auf Benutzer suchen, gib den Namen ein, klick auf Suchen, dann auf den Namen und auf OK.
- Hast du mehrere Exchange-Konten, wähle im Menü Konto das passende aus.
- Wähle im Menü Typ den Eintrag Kalender und klick auf OK.
Der Kalender erscheint im Navigationsbereich unter Freigegeben.
Welcher Weg passt zu welcher Berechtigung?
| Berechtigung | Weg zum Öffnen |
|---|---|
| Berechtigung auf den Kalender, Posteingang oder das Adressbuch | Ordner eines anderen Benutzers öffnen |
| Stellvertretung für ein Postfach | Postfach als zusätzliches Postfach in den Kontoeinstellungen hinzufügen |
| Vollzugriff auf ein Postfach in Exchange | Postfach mit den eigenen Anmeldedaten als weiteres Exchange-Konto hinzufügen |
Outlook für Mac unterstützt laut Microsoft bei freigegebenen Postfächern derzeit nur Vollzugriff vollständig. Andere Berechtigungen funktionieren in bestimmten Fällen, sind aber möglicherweise nicht vollständig unterstützt. Außerdem kennt Outlook für Mac die automatische Zuordnung von freigegebenen Postfächern nicht, die viele aus Outlook für Windows kennen. Du musst sie also von Hand einbinden.
So unterstützen wir dich
Wir richten Microsoft 365 für Teams mit Windows und Mac ein und vergeben die Kalenderrechte so, dass sie auf beiden Systemen funktionieren. Für Unternehmen in Osnabrück und Umgebung auch vor Ort, sonst per Fernwartung. Mehr dazu auf unserer Seite zu Microsoft 365 für Unternehmen.
Häufige Fragen
Warum sehe ich den Kalender meiner Kollegin nicht?
Meist fehlt die Berechtigung. Outlook schickt dann eine Anfrage per E-Mail an die Kollegin, die dir den Zugriff freigeben muss.
Funktioniert das auch mit einem IMAP-Konto?
Nein. Laut Microsoft ist dafür ein Microsoft-Exchange-Konto erforderlich.
Wie entferne ich einen freigegebenen Kalender wieder?
Ctrl-Taste gedrückt halten, den Ordner anklicken und „Freigegebenes Konto entfernen“ wählen.
Quellen
- Öffnen eines freigegebenen Ordners E-Mail, Kalender oder Personen in Outlook für Mac (Microsoft, abgerufen am 03.11.2026)
