Kurz gesagt: Im neuen Outlook gibst du deinen Kalender über Kalender > Start > Kalender freigeben frei und wählst für jede Person eine Berechtigung. Es gibt drei Leserechte, das Recht zum Bearbeiten und die Stellvertretung, mit der jemand Besprechungen für dich annimmt. Bearbeiten und Stellvertretung gehen nur innerhalb deiner Organisation.
Stand: 03.11.2026
Welche Berechtigungen gibt es?
Microsoft unterscheidet fünf Stufen. Die Bezeichnungen stehen hier sinngemäß auf Deutsch, die englische Bezeichnung in Klammern:
| Berechtigung | Was die Person darf |
|---|---|
| Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin (Can view when I’m busy) | sieht nur gebuchte Zeiten, keine Details |
| Kann Titel und Orte anzeigen (Can view titles and locations) | sieht gebuchte Zeiten, Titel und Ort |
| Kann alle Details anzeigen (Can view all details) | sieht alle Details, kann aber nichts ändern |
| Kann bearbeiten (Can edit) | kann deinen Kalender ansehen und ändern |
| Stellvertretung (Delegate) | kann bearbeiten und zusätzlich Besprechungen in deinem Namen planen und beantworten |
Für Personen außerhalb deiner Organisation stehen nur die drei Leserechte zur Verfügung.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Wie gibst du den Kalender mit Leserechten frei?
- Wähle im Navigationsbereich Kalender.
- Klicke auf der Registerkarte Start auf Kalender freigeben. Hast du mehrere Kalender, wähle den gewünschten aus.
- Gib die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person ein. Erscheint der Name nicht in der Liste, drück die Eingabetaste.
- Öffne das Auswahlmenü neben dem Namen und wähle die Berechtigung.
- Klicke auf Freigeben.
Wie vergibst du Bearbeitungsrechte?
- Wähle Kalender und dann Start > Kalender freigeben.
- Gib auf der Seite Freigabe und Berechtigungen den Namen oder die E-Mail-Adresse ein. Du kannst immer nur eine Person auf einmal hinzufügen.
- Wähle im Auswahlmenü neben dem Namen Kann bearbeiten.
Bearbeitungsrechte kannst du für deinen Hauptkalender „Kalender“ und für selbst angelegte Kalender vergeben.
Wie richtest du eine Stellvertretung ein?
Eine Stellvertretung ist typisch für Assistenz oder Sekretariat. Sie kann nur für deinen Hauptkalender eingerichtet werden.
- Öffne Kalender > Start > Kalender freigeben und gib den Namen ein.
- Wähle im Auswahlmenü Stellvertretung (Delegate).
- Setz bei Bedarf den Haken bei Stellvertretung darf private Ereignisse sehen und bei Stellvertretung darf Kategorien verwalten.
- Klicke auf Freigeben.
- Lege unter Stellvertretungen fest, wohin Einladungen und Antworten gehen: nur an die Stellvertretung, an die Stellvertretung mit Kopie an dich, oder an beide, sodass jeder antworten kann.
Hast du mehrere Stellvertretungen, wiederholst du die Einstellung für jede.
Was passiert mit privaten Terminen?
Termine, die du als Privat markierst, zeigen den meisten Personen nur die Uhrzeit, aber nicht Betreff, Ort oder andere Details. Die Ausnahme ist eine Stellvertretung, bei der du „private Ereignisse sehen“ erlaubt hast. Überleg dir das gut, bevor du den Haken setzt.
Wie änderst oder entziehst du Rechte?
- Ändern: Wähle auf der Seite Freigabe und Berechtigungen im Auswahlmenü neben dem Namen eine andere Stufe.
- Stellvertretung entfernen: Klicke unter Stellvertretungen neben der Person auf Entfernen.
- Freigabe beenden: Microsoft beschreibt das für Outlook im Web: Kalender > Start > Kalender freigeben, Kalender auswählen und neben der Person Entfernen klicken.
Innerhalb der Organisation verschwindet der Kalender danach aus der Liste der Person. Bei Personen außerhalb bleibt deren Kopie bestehen, wird aber nicht mehr aktualisiert.
Welche Einschränkungen gibt es?
- Die Stellvertretung erfordert ein Geschäfts- oder Schulkonto in Microsoft 365 oder Exchange Online.
- Bearbeitungs- und Stellvertreterrechte kannst du nicht an Personen außerhalb deiner Organisation vergeben.
- Stellvertretungen gibt es nur für deinen Hauptkalender.
- Freigaben von Kalendern, die anderen gehören, kannst du nicht entfernen.
Die Person, für die du freigibst, bekommt eine E-Mail und klickt darin auf Annehmen. Danach erscheint dein Kalender in ihrer Kalenderliste.
So unterstützen wir dich
Wir richten Kalenderfreigaben, Stellvertretungen und gemeinsame Kalender in Microsoft 365 so ein, dass jeder genau die Rechte hat, die er braucht. Das klappt meist per Fernwartung, in Osnabrück und Umgebung auch vor Ort. Mehr zu unserer Betreuung für Microsoft 365.
Häufige Fragen
Kann ich meinen Kalender mit Bearbeitungsrechten an Externe freigeben?
Nein. Personen außerhalb deiner Organisation bekommen nur eines der drei Leserechte.
Was ist der Unterschied zwischen „Kann bearbeiten“ und Stellvertretung?
Mit „Kann bearbeiten“ ändert jemand deinen Kalender. Eine Stellvertretung kann zusätzlich Besprechungen in deinem Namen planen und beantworten.
Sieht meine Stellvertretung meine privaten Termine?
Nur wenn du „Stellvertretung darf private Ereignisse sehen“ aktivierst.
Warum sieht die Person meinen Kalender nicht?
Sie muss die Einladung per E-Mail erst annehmen. Danach erscheint der Kalender in ihrer Liste.
Quellen
- Share and access a calendar with edit or delegate permissions in Outlook (Microsoft Support, abgerufen am 03.11.2026)
- Share an Outlook calendar with other people (Microsoft Support, abgerufen am 03.11.2026)
