Kurz gesagt: Ein freigegebenes Postfach erscheint nach der Freigabe durch den Admin meist automatisch, sobald du Outlook neu startest. Klappt das nicht, fügst du es im neuen Outlook per Rechtsklick auf dein Konto über „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen“ hinzu, im klassischen Outlook über die Kontoeinstellungen. Zum Senden wählst du die gemeinsame Adresse im Feld „Von“.
Stand: 03.11.2026
Was brauchst du, bevor es losgeht?
Ein freigegebenes Postfach ist eine gemeinsame Adresse wie info@firma.de, die mehrere Kollegen lesen und aus der sie antworten. Antwortest du daraus, sieht der Empfänger nur die gemeinsame Adresse. Microsoft nennt zwei Voraussetzungen:
- Der Microsoft-365-Admin muss das Postfach anlegen und dich als Mitglied hinzufügen. Vorher kannst du es nicht nutzen.
- Niemand meldet sich direkt am freigegebenen Postfach an. Dessen eigenes Konto bleibt deaktiviert.
Für Admins: Laut Microsoft braucht ein Mitglied die Berechtigungen Vollzugriff (Full Access) zum Öffnen und Senden als (Send As) zum Senden. Die automatische Zuordnung (Automapping) ist standardmäßig aktiv. Sie wird am Benutzerpostfach gesetzt. Vergibst du die Rechte über eine Sicherheitsgruppe, funktioniert Automapping nicht, dann müssen die Mitglieder das Postfach manuell hinzufügen.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Wie füge ich das Postfach im neuen Outlook hinzu?
- Outlook schließen und neu starten. Das Postfach sollte jetzt im Ordnerbereich erscheinen.
- Falls nicht: Ein paar Minuten warten und erneut neu starten, denn neue Freigaben brauchen etwas Zeit.
- Manuell hinzufügen: Links auf E-Mail (Mail) klicken.
- Im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf deinen Kontonamen klicken und Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen (Add shared folder or mailbox) wählen.
- Die Adresse des Postfachs eintragen, zum Beispiel info@firma.de.
Du findest das Postfach danach unter Für mich freigegeben (Shared with me). Klappst du es auf, siehst du Posteingang, Entwürfe und Gesendete Elemente.
Wie geht es im klassischen Outlook?
- Outlook neu starten. Meist erscheint das Postfach automatisch im Ordnerbereich.
- Falls nicht: Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen (Account Settings).
- Auf der Registerkarte E-Mail dein Konto markieren und Ändern (Change) wählen.
- Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen (More Settings > Advanced > Add).
- Die gemeinsame Adresse eintragen und zweimal mit OK bestätigen.
- Weiter > Fertig stellen > Schließen.
Und in Outlook im Web?
- In Outlook im Web anmelden.
- Bei Exchange Online mit der rechten Maustaste auf Ordner (Folders) klicken und Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen wählen.
- Die Adresse des Postfachs eintragen.
Willst du Benachrichtigungen für neue Nachrichten im gemeinsamen Postfach, öffnest du es in einem eigenen Browserfenster: Oben auf deinen Namen klicken, Weiteres Postfach öffnen (Open another mailbox) wählen, Adresse eingeben, Öffnen.
Wie sende ich aus dem freigegebenen Postfach?
- Eine neue E-Mail öffnen.
- Fehlt das Feld Von (From), blendest du es ein: im neuen Outlook über Optionen > Von anzeigen (Show From), im klassischen Outlook über Optionen > Von.
- Auf Von klicken und die gemeinsame Adresse wählen. Steht sie nicht in der Liste, über Andere E-Mail-Adresse (Other email address) eintragen.
- Nachricht schreiben und senden.
Beim Antworten auf eine Mail im gemeinsamen Postfach prüfst du kurz das Feld Von. Steht dort deine eigene Adresse, wählst du die gemeinsame aus.
Was ist mit Kalender und Kontakten?
Der Kalender des freigegebenen Postfachs erscheint nach einem Neustart automatisch in deiner Kalenderliste. Alle Mitglieder können Termine anlegen und bearbeiten. Gemeinsame Kontakte gibt es im klassischen Outlook unter Personen. Im neuen Outlook sind Kontakte freigegebener Postfächer laut Microsoft derzeit nicht verfügbar.
So unterstützen wir dich
Wir legen freigegebene Postfächer für Unternehmen in Osnabrück und Umgebung an, vergeben die passenden Rechte und richten Outlook auf den Arbeitsplätzen ein. Weiter entfernt helfen wir per Fernwartung. Mehr zu unserer Betreuung von Microsoft 365.
Häufige Fragen
Warum erscheint das Postfach nicht automatisch?
Neue Freigaben brauchen ein paar Minuten. Außerdem funktioniert Automapping nicht, wenn der Admin die Rechte über eine Sicherheitsgruppe vergeben hat. Dann fügst du das Postfach manuell hinzu.
Brauche ich ein Passwort für das freigegebene Postfach?
Nein. Du meldest dich mit deinem eigenen Konto an. Das Konto des freigegebenen Postfachs bleibt laut Microsoft deaktiviert.
Kann ich automatische Antworten für das Postfach einrichten?
Das darf laut Microsoft nur der Microsoft-365-Admin einrichten.
Sieht der Empfänger meinen Namen?
Nein. Sendest du aus dem freigegebenen Postfach, sehen Empfänger nur die gemeinsame Adresse.
Quellen
- Open and use a shared mailbox in Outlook (Microsoft, abgerufen am 03.11.2026)
- Create a shared mailbox (Microsoft Learn, abgerufen am 03.11.2026)
