Kurz gesagt: Wenn Outlook nicht alle Mails anzeigt, sind sie meist nicht weg. Im Exchange-Cache-Modus lädt Outlook nur Mails eines bestimmten Zeitraums auf den PC, ältere bleiben auf dem Server. Über Datei, Kontoeinstellungen und den Schieberegler „E-Mail offline halten“ stellst du den Zeitraum größer oder auf „Alle“.
Stand: 03.11.2026
Woran erkennst du, dass Mails nur auf dem Server liegen?
Microsoft beschreibt das Fehlerbild für Exchange- und Microsoft-365-Konten im Exchange-Cache-Modus so:
- Ordner zeigen weniger Elemente als erwartet, ältere Mails scheinen zu fehlen.
- Am Ende der Liste steht der Hinweis, dass weitere Elemente in diesem Ordner auf dem Server liegen, mit einem Link, um sie in Microsoft Exchange anzuzeigen.
- Bei der Suche steht unten, dass nur die neuesten Ergebnisse angezeigt werden, mit einem Link Mehr, der weitere Treffer vom Server holt.
- Ohne Verbindung zum Server meldet die Suche, dass der Server nicht verfügbar ist und nur einige Monate an Ergebnissen angezeigt werden.
Betroffen sind laut Microsoft Outlook für Microsoft 365, Outlook LTSC 2021, 2019, 2016 und 2013. Siehst du diesen Hinweis, sind deine Mails noch da. Ein Klick auf den Link zeigt sie an, solange Outlook online ist.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Warum zeigt Outlook nicht alle Mails?
Im Cache-Modus legt Outlook eine lokale Kopie des Postfachs an, die OST-Datei. Damit sie nicht zu groß wird, synchronisiert Outlook nur Mails aus einem einstellbaren Zeitraum. Ist dieser Wert auf etwas anderes als „Alle“ gesetzt, liegen ältere Mails nur auf dem Server.
Den Standardwert legt Outlook laut Microsoft nach der Größe der Festplatte fest:
| Festplattengröße | Standard „E-Mail offline halten“ |
|---|---|
| bis 32 GB | 1 Monat |
| über 32 GB und unter 64 GB | 3 Monate |
| ab 64 GB | 12 Monate |
Auf einem normalen Büro-PC siehst du offline also oft nur die Mails des letzten Jahres. Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen betrifft die Einstellung nicht. Gruppenordner synchronisiert Outlook höchstens ein Jahr lang.
Wie stellst du ein, dass alle Mails angezeigt werden?
- Starte Outlook.
- Klick auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
- Doppelklick auf der Registerkarte E-Mail auf dein Exchange- oder Microsoft-365-Konto.
- Stell im Fenster Konto ändern den Schieberegler E-Mail offline halten auf den gewünschten Zeitraum oder auf Alle. In neueren Versionen heißt die Einstellung sinngemäß „Herunterladen von E-Mails der letzten“.
- Klick auf Weiter und bestätige den Hinweis zum Neustart mit OK.
- Klick auf Fertig stellen und starte Outlook neu.
Zur Auswahl stehen 1, 3, 6, 12 oder 24 Monate und Alle. In Outlook 2016 und neuer gibt es zusätzlich 3 Tage, 1 Woche, 2 Wochen, 3 Jahre und 5 Jahre.
Rechne nach der Umstellung mit einer längeren Synchronisierung. Outlook lädt jetzt alle älteren Mails herunter. Bei großen Postfächern kann das dauern und die OST-Datei wächst entsprechend.
Was ist für Administratoren wichtig?
Ist der Schieberegler ausgegraut oder springt er zurück, kommt der Wert aus einer Gruppenrichtlinie. Microsoft nennt dafür den Registrierungsschlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode mit dem DWORD SyncWindowSetting. Der Wert gibt die Monate an: 0 steht für Alle, außerdem sind 1, 3, 6, 12, 24, 36 und 60 möglich.
Zwei Hinweise von Microsoft für die Planung:
- Wert erhöhen: löst bei den Clients eine vollständige Neusynchronisierung der OST-Datei aus. Bei vielen PCs gleichzeitig kann das die Leitung stark belasten.
- Wert verringern: unkritisch, Outlook löscht nur lokal die überzähligen Daten.
Unser Rat: Bei Notebooks mit kleiner SSD oder Terminalservern ist ein begrenzter Zeitraum oft sinnvoll. Dann sollten die Nutzer aber wissen, wie sie ältere Mails über den Link oder Outlook im Web finden.
So unterstützen wir dich
Wir stellen Outlook für dein Team so ein, dass ältere Mails auffindbar bleiben, ohne Notebooks oder Terminalserver zu überlasten, und passen bei Bedarf die Richtlinien zentral an. In Osnabrück und Umgebung auch vor Ort, sonst per Fernwartung. Mehr zu unserem IT-Support für Unternehmen in Osnabrück findest du auf der Übersichtsseite.
Häufige Fragen
Sind meine alten Mails gelöscht?
In der Regel nicht. Sie liegen auf dem Server und werden nur nicht in die lokale OST-Datei geladen.
Warum finde ich alte Mails offline nicht?
Ohne Serververbindung durchsucht Outlook nur die lokal gespeicherten Mails im eingestellten Zeitraum.
Wird die OST-Datei größer, wenn ich auf Alle stelle?
Ja. Outlook lädt dann das gesamte Postfach herunter. Prüf vorher den freien Speicherplatz.
Wo sehe ich ältere Mails, ohne die Einstellung zu ändern?
Klick unten im Ordner auf den Link zu weiteren Elementen auf dem Server, oder nutze Outlook im Web.
Quellen
- Only a subset of your Exchange mailbox items is synchronized in Outlook (Microsoft, abgerufen am 03.11.2026)
