Kurz gesagt: Fällt jemand kurzfristig aus, kann ein Administrator die Abwesenheitsnotiz für den anderen Benutzer direkt setzen, ohne dessen Kennwort zu kennen. In Microsoft 365 geht das im Microsoft 365 Admin Center, im Exchange Admin Center oder per PowerShell mit Set-MailboxAutoReplyConfiguration. Für einzelne Fälle reicht das Admin Center, für mehrere Postfächer oder feste Zeiträume ist PowerShell praktischer.
Stand: 03.11.2026
Wie setzt du die Abwesenheitsnotiz im Microsoft 365 Admin Center?
Das ist der schnellste Weg für Vorgesetzte mit Adminrechten oder für die IT. Laut Microsoft gehst du so vor:
- Melde dich mit einem Administratorkonto im Microsoft 365 Admin Center an.
- Öffne Benutzer > Aktive Benutzer (Users > Active users).
- Wähle den Benutzer aus, für den die Abwesenheitsnotiz gelten soll.
- Öffne im Detailbereich rechts die E-Mail-Einstellungen und dort Automatische Antworten (Automatic replies).
- Schalte die automatischen Antworten ein, trag den Text ein und lege bei Bedarf Start und Ende fest.
- Speichere die Änderung.
Für ein freigegebenes Postfach, etwa info@ oder buchhaltung@, findest du den Eintrag unter Gruppen > Freigegebene Postfächer (Groups > Shared mailboxes). Dort steht Automatische Antworten direkt im Detailbereich.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Wie geht es im Exchange Admin Center?
Wer ohnehin im Exchange Admin Center arbeitet, kann die Notiz auch dort setzen:
- Melde dich mit einem Administratorkonto im Microsoft 365 Admin Center an.
- Klappe Admin Center auf und wähle Exchange.
- Öffne Empfänger > Postfächer (Recipients > Mailboxes) und wähle das Postfach.
- Wähle Weitere (Others) und unter Automatische Antworten den Punkt Automatische Antworten verwalten (Manage automatic replies).
- Text eintragen, Zeitraum festlegen und speichern.
Wie setzt du die Abwesenheitsnotiz per PowerShell?
Mit dem Cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration in Exchange Online PowerShell setzt du die Notiz in einer Zeile. Die wichtigsten Parameter laut Microsoft:
- -Identity: das Postfach, zum Beispiel die E-Mail-Adresse.
- -AutoReplyState: Enabled (sofort an), Disabled (aus, Standard) oder Scheduled (nur im Zeitraum von StartTime bis EndTime).
- -StartTime und -EndTime: Zeitraum bei Scheduled.
- -InternalMessage: Text für Kollegen im eigenen Unternehmen.
- -ExternalMessage: Text für externe Absender.
- -ExternalAudience: None (keine externe Antwort), Known (nur bekannte Kontakte) oder All (alle, Standard).
Beispiel, angelehnt an die Microsoft-Dokumentation:
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity anna@firma.de -AutoReplyState Enabled -InternalMessage „Anna ist derzeit nicht im Haus.“ -ExternalMessage „Danke für die Nachricht. Anna Muster ist derzeit nicht erreichbar.“ -ExternalAudience All
Achte bei Datumsangaben auf das Format: Microsoft schreibt das Kurzdatumsformat der Regionaleinstellungen des PCs vor, auf dem der Befehl läuft. Datum mit Uhrzeit gehört in Anführungszeichen. Bei Enabled und Scheduled ist eine interne Nachricht Pflicht, eine externe, sobald ExternalAudience auf Known oder All steht.
Was gehört in die Abwesenheitsnotiz eines erkrankten Kollegen?
Hier geht es nicht nur um Technik. Aus unserer Sicht sollte die Notiz:
- keinen Grund nennen. „Krankheit“ ist eine Gesundheitsangabe und hat in einer automatischen Antwort an Externe nichts zu suchen. „Derzeit nicht erreichbar“ reicht.
- eine Vertretung nennen, am besten ein Sammelpostfach oder eine Funktionsadresse statt einer Person.
- kein Rückkehrdatum versprechen, das nicht feststeht.
- intern und extern unterschiedlich formuliert sein. Kollegen brauchen andere Infos als Kunden.
Wenn zusätzlich jemand die eingehenden Mails bearbeiten soll, ist eine Weiterleitung oder ein Postfachzugriff der nächste Schritt. Das sollte mit dem Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragten abgestimmt sein, gerade wenn das Postfach auch privat genutzt werden darf.
So unterstützen wir dich
In unserer Managed IT übernehmen wir solche Aufgaben auf kurzen Zuruf: Abwesenheitsnotiz setzen, Vertretung einrichten und nach der Rückkehr alles zurückstellen. Kunden in Osnabrück und Umgebung betreuen wir auch vor Ort, ansonsten per Fernwartung. Was alles dazugehört, erfährst du bei unserer Managed IT für Unternehmen.
Häufige Fragen
Brauche ich das Kennwort des Kollegen?
Nein. Ein Administrator setzt die Abwesenheitsnotiz im Admin Center oder per PowerShell, ohne sich als der Kollege anzumelden.
Kann ich die Notiz zeitgesteuert einrichten?
Ja. Im Admin Center legst du Start und Ende fest, per PowerShell nutzt du AutoReplyState Scheduled mit StartTime und EndTime.
Wie sende ich die Antwort nur an bekannte Kontakte?
Setz per PowerShell ExternalAudience auf Known. Dann bekommen nur externe Absender aus der Kontaktliste des Postfachs eine Antwort.
Geht das auch für ein freigegebenes Postfach?
Ja. Im Microsoft 365 Admin Center findest du freigegebene Postfächer unter Gruppen, dort ist Automatische Antworten direkt im Detailbereich.
Quellen
- How to set automatic replies on a user’s mailbox in Microsoft 365 (Microsoft, abgerufen am 03.11.2026)
- Set-MailboxAutoReplyConfiguration (Microsoft, abgerufen am 03.11.2026)
