DS-Win Datensicherung: Was gesichert werden muss und warum eine Kopie auf dem Server nicht reicht

Kurz gesagt: Die Datensicherung einer Zahnarztpraxis muss das komplette DS-Win-Datenverzeichnis, die Röntgen- und Bilddaten sowie die Dokumente erfassen, automatisch laufen und auf einem Datenträger außerhalb des Servers liegen. Dampsoft weist in seinen Anleitungen ausdrücklich darauf hin, dass Sicherungen immer auf externen Datenträgern gelagert werden müssen. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, gilt als ungetestet.

Was zu DS-Win gesichert werden muss

Das DS-Win-Datenverzeichnis TDAMP auf dem Server, inklusive aller Unterordner. Hier liegen Patientenstamm, Behandlungsdokumentation, Terminbuch und Abrechnung.
Röntgen- und Bilddaten. Sie liegen je nach Röntgensoftware in einem eigenen Verzeichnis oder einer eigenen Datenbank, oft auf einem anderen Laufwerk als DS-Win.
Gescannte Dokumente, Briefe und Formulare, die mit den Patienten verknüpft sind.
Die Konfiguration der Telematikinfrastruktur und die Zugangsdaten für KIM, damit die Praxis nach einem Serverausfall nicht erst neu angebunden werden muss.
Der Server selbst als Systemabbild, damit er im Ernstfall als Ganzes wiederhergestellt werden kann, nicht nur die Daten.

Warum die Sicherung nicht auf dem Server bleiben darf

Eine Kopie auf einer zweiten Festplatte im selben Server schützt vor einem Plattendefekt, aber nicht vor Diebstahl, Brand, Wasserschaden oder einem Verschlüsselungstrojaner. Ransomware verschlüsselt alles, was vom Server aus erreichbar ist, und dazu gehört auch die eingebaute Sicherungsplatte oder ein dauerhaft verbundenes NAS.

Deshalb gehört mindestens eine Sicherung aus dem Netzwerk heraus: auf ein Medium, das nach der Sicherung getrennt wird, oder in einen Cloud-Speicher mit eigenem Zugang, der vom Server nicht überschrieben werden kann. Bewährt hat sich die Regel aus drei Kopien auf zwei verschiedenen Medien, davon eine außer Haus.

Wann gesichert wird

DS-Win-Daten ändern sich den ganzen Tag. Eine Sicherung pro Nacht ist das Minimum. Praxen mit viel Dokumentation sichern zusätzlich tagsüber in kürzeren Abständen, damit bei einem Ausfall am Nachmittag nicht der ganze Tag verloren ist.

Wichtig ist, dass die Sicherung nicht in die Sprechzeit hineinläuft. Eine Sicherung, die morgens um acht noch arbeitet, ist einer der häufigsten Gründe, warum DS-Win zum Praxisstart langsam ist.

Die Sicherung testen

Mindestens einmal im Quartal eine Datei oder einen Ordner aus der Sicherung zurückholen und mit dem Original vergleichen.
Einmal im Jahr einen vollständigen Wiederherstellungstest auf Ersatzhardware oder in einer virtuellen Umgebung durchführen und DS-Win dort starten.
Die Dauer der Wiederherstellung festhalten. Sie entscheidet darüber, wie lange die Praxis im Ernstfall stillsteht.
Fehlermeldungen der Sicherung nicht ignorieren. Eine Sicherung, die seit drei Wochen mit Fehler endet, ist keine Sicherung.

Aufbewahrungspflichten im Blick

Behandlungsunterlagen müssen nach dem Patientenrechtegesetz mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden, für Röntgenaufnahmen gelten eigene Fristen aus dem Strahlenschutzrecht. Die Datensicherung muss also nicht nur den aktuellen Stand abdecken, sondern auch sicherstellen, dass ältere Daten lesbar bleiben, auch wenn Server und Software gewechselt werden.

So setzen wir es bei Praxen um

Bei unseren Kunden läuft die Sicherung automatisch auf ein lokales Gerät und zusätzlich verschlüsselt in ein deutsches Rechenzentrum. Unser Monitoring meldet jede fehlgeschlagene Sicherung noch am selben Tag. Wiederherstellungstests planen wir fest ein, damit sie nicht im Alltag untergehen.

Häufige Fragen

Reicht die Windows-Serversicherung?
Dampsoft beschreibt in seinen Anleitungen die Windows-Serversicherung auf externe Datenträger. Sie funktioniert, hat aber keine Überwachung und keine Sicherung außer Haus. Für eine Praxis ist eine überwachte Lösung mit Cloud-Kopie die sicherere Wahl.

Darf die Sicherung in die Cloud?
Ja, wenn die Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden, der Anbieter in Deutschland oder der EU hostet und ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt.

Wie lange dauert eine Wiederherstellung?
Je nach Datenmenge und Lösung zwischen wenigen Stunden und einem Tag. Genau deshalb gehört ein Wiederherstellungstest dazu: Erst dann kennen Sie die Zahl für Ihre Praxis.

Sichert Dampsoft meine Daten automatisch?
Nein. Die Datensicherung ist Aufgabe der Praxis bzw. ihres IT-Dienstleisters. Dampsoft stellt die Software bereit, nicht die Sicherung.

Datensicherung für Ihre Praxis prüfen lassen

Wir prüfen die Datensicherung von Zahnarztpraxen in Osnabrück und Umgebung, richten eine überwachte Sicherung mit Kopie außer Haus ein und führen die Wiederherstellungstests mit Ihnen durch.