Geschäftsrelevante E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, und zwar unveränderbar, vollständig und über Jahre auffindbar. Der Ordner „Archiv“ im Postfach erfüllt davon keinen einzigen Punkt: Er lässt sich löschen, verändern und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters gleich mit entfernen.
Was eine Archivierung leisten muss
- Unveränderbar. Einmal archiviert, bleibt die Mail so, wie sie war, inklusive Anhängen und Kopfdaten.
- Vollständig. Erfasst wird beim Ein- und Ausgang, nicht erst dann, wenn jemand daran denkt.
- Auffindbar. Eine Suche, die auch in Anhängen findet, sonst nützt das Archiv im Ernstfall nichts.
- Unabhängig vom Postfach. Wenn eine Person das Unternehmen verlässt oder ein Postfach gelöscht wird, bleibt das Archiv bestehen.
Warum MailStore
MailStore Server ist eine deutsche Lösung für revisionssichere Archivierung, und wir sind offizieller MailStore-Partner. Was die Praxis angenehm macht:
- Zugriff, wo gearbeitet wird: über ein Outlook-Plugin, über den Webzugriff und über eine mobile App.
- Anbindung an Microsoft 365 und Exchange.
- Speicherbedarf: durch Deduplikation bis zu 70 Prozent weniger als die Summe der Postfächer.
Im Haus oder im Rechenzentrum
Beide Wege sind möglich, und wir setzen beide um. Unsere Empfehlung geht in den meisten Fällen zur ausgelagerten Variante, aus einem Grund, der nichts mit Bequemlichkeit zu tun hat: Ein Archiv, das im selben Serverraum steht wie die Systeme, die es absichern soll, teilt deren Schicksal. Bei Feuer, Wasser, Diebstahl oder einer Verschlüsselung, die sich über das Netz ausbreitet, ist beides gleichzeitig weg.
Liegt das Archiv extern, ist es räumlich und technisch getrennt. Das ist genau der Punkt, an dem Aufbewahrungspflichten und Notfallvorsorge zusammenfallen. Wer trotzdem im Haus bleiben will oder muss, bekommt von uns die Variante mit einem getrennten Sicherungsweg, dann ist die Trennung wenigstens beim Backup gegeben.
Besonders relevant für Kanzleien und Praxen
Für Kanzleien sind Handakten nach Paragraf 50 BRAO sechs Jahre aufzubewahren, elektronische Führung ausdrücklich zulässig. Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre aufzubewahren. In beiden Fällen gehört die zugehörige Korrespondenz dazu, und die liegt im Postfach.
Mehr dazu auf den Seiten IT für Kanzleien und Steuerberater und IT für Zahnarztpraxen. Wie sich Archivierung und Datensicherung unterscheiden, steht unter Backup und Wiederherstellung.
📞 E-Mail-Archivierung einrichten? Rufen Sie uns an unter 0541 50798808 oder schreiben Sie an info@team-data.de. 30 Minuten Erstberatung, kostenlos und unverbindlich.
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Ist ein Archiv dasselbe wie ein Backup?
Nein, und das ist der häufigste Irrtum. Ein Backup stellt einen Zustand wieder her und wird überschrieben. Ein Archiv bewahrt einzelne Nachrichten unveränderbar über Jahre auf und ist durchsuchbar. Sie brauchen beides.
Müssen wir wirklich alle E-Mails archivieren?
Aufbewahrungspflichtig sind geschäftsrelevante Nachrichten, also Handels- und Geschäftsbriefe sowie buchungsrelevante Belege. In der Praxis ist die vollständige Archivierung mit Regeln einfacher und rechtssicherer als der Versuch, im laufenden Betrieb zu sortieren.
Was ist mit privaten E-Mails der Mitarbeiter?
Wenn private Nutzung erlaubt ist, wird die Archivierung schnell heikel. Der saubere Weg ist eine klare Regelung, die private Nutzung entweder ausschließt oder in einen getrennten Bereich lenkt. Das gehört vor die Einführung, nicht danach.
Funktioniert das mit Microsoft 365?
Ja. MailStore bindet Microsoft 365 und Exchange an. Damit haben Sie das Archiv unabhängig von der Plattform, was bei einem Anbieterwechsel oder einer Postfachlöschung den Unterschied macht.
Wie viel Speicher brauchen wir?
Weniger, als die Summe Ihrer Postfächer vermuten lässt. Durch Deduplikation sind bis zu 70 Prozent Einsparung möglich, weil Anhänge, die an viele Empfänger gingen, nur einmal gespeichert werden.
