Kurz gesagt: Beim Rechnungsbetrug per E-Mail schicken Täter eine echte Rechnung eines echten Lieferanten, nur mit ausgetauschter Bankverbindung. Der Betrag stimmt, der Absender wirkt vertraut, die Zahlung geht ins Leere. Der Schutz ist einfach, wenn er konsequent ist: Jede neue oder geänderte Bankverbindung wird telefonisch über eine bekannte Nummer bestätigt, bevor überwiesen wird.
Stand: 03.11.2026
Wie kommen die Täter an die echte Rechnung?
Meist über ein gekapertes E-Mail-Konto, entweder beim Lieferanten oder bei dir. Die Täter lesen wochenlang mit, kennen Rechnungsläufe und Ansprechpartner und greifen im richtigen Moment ein: Sie fangen die echte Rechnung ab, ändern IBAN und teils die Kontaktdaten und schicken sie weiter. Manchmal folgt noch eine freundliche Mail: „Wir haben die Bank gewechselt, bitte künftig auf das neue Konto.“
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Woran erkennst du den Betrug?
Eine Bankverbindung, die von der bisherigen abweicht, besonders bei einer Bank im Ausland oder einer, die nicht zum Firmensitz passt. Eine Rechnung, die als PDF leicht anders aussieht als sonst, etwa mit verschobener Schrift im IBAN-Feld. Eine Antwortadresse, die vom sichtbaren Absender abweicht. Und Druck: Bitte umgehend, Skonto läuft ab, Mahnung droht.
Welche drei Regeln schützen deine Buchhaltung?
- Rückruf vor Übernahme: Neue oder geänderte Bankverbindungen werden nur nach telefonischer Bestätigung übernommen. Angerufen wird die bekannte Nummer aus dem Stammdatensatz, nie die aus der E-Mail.
- Vier-Augen-Prinzip bei Stammdaten: Stammdatenänderungen macht eine zweite Person, nicht die, die die Rechnung bearbeitet.
- Zwei Freigaben: Zahlungen ab einem festgelegten Betrag laufen über zwei Freigaben.
Diese Regeln kosten pro Fall wenige Minuten und verhindern die große Mehrheit der Fälle.
Was hilft auf der technischen Seite?
Mehrfaktor-Anmeldung für alle Postfächer verhindert den Kontodiebstahl, der am Anfang fast jedes Falls steht. Eine gesperrte Weiterleitung nach außen nimmt den Tätern das Mitlesen. Korrekt eingerichtete E-Mail-Authentifizierung erschwert das Fälschen deiner Absenderadresse gegenüber deinen Kunden. Und ein Hinweis im Posteingang, dass eine Mail von extern kommt, hilft bei Absendern, die intern wirken sollen.
Was tust du, wenn es passiert ist?
Ruf sofort deine eigene Bank an und lass die Überweisung zurückrufen, das gelingt in den ersten Stunden manchmal noch. Informiere den Lieferanten, denn oft ist dessen Konto betroffen und weitere Kunden sind in Gefahr. Erstatte Anzeige. Und lass das eigene E-Mail-System prüfen, ob ein Konto kompromittiert wurde.
So unterstützen wir dich
Wir prüfen deine Postfächer auf Kompromittierung, sperren Weiterleitungen nach außen und richten Mehrfaktor-Anmeldung und E-Mail-Authentifizierung ein. Dazu gehört ein kurzer Blick auf deine Freigabeprozesse in der Buchhaltung. In Osnabrück und Umgebung kommen wir vorbei, weiter entfernt arbeiten wir per Fernwartung. Mehr dazu auf unserer Seite zu Microsoft 365.
Häufige Fragen
Der Lieferant hat wirklich die Bank gewechselt. Wie unterscheide ich das?
Gar nicht anhand der E-Mail. Nur der Rückruf über die bekannte Nummer bringt Sicherheit. Ein echter Lieferant hat dafür Verständnis.
Wer haftet, wenn wir auf ein falsches Konto überwiesen haben?
In der Regel bleibt der Schaden zunächst beim Zahlenden, die Rechnung gilt als nicht bezahlt. Deshalb lohnt sich die Prüfung vor jeder Zahlung.
Reicht ein Hinweis an die Buchhaltung?
Ein Hinweis verblasst. Eine schriftliche Regel mit Pflicht zum Rückruf und zwei Freigaben hält.
Betrifft das auch eingehende Zahlungen?
Ja, umgekehrt: Täter schicken deinen Kunden gefälschte Rechnungen in deinem Namen. Dagegen hilft E-Mail-Authentifizierung und ein Hinweis an Kunden, dass du Bankverbindungen nie per E-Mail änderst.
