Immer mehr Unternehmen arbeiten mit Microsoft 365 – E-Mails in Exchange Online, Dateien in SharePoint und OneDrive, Zusammenarbeit in Teams. Ein weitverbreiteter Irrglaube dabei: „Die Daten liegen ja in der Cloud, also sind sie automatisch sicher.“ Diese Annahme kann im Ernstfall teuer werden. Denn Microsoft sichert die Infrastruktur – aber nicht zwangsläufig Ihre Daten so, wie Sie es erwarten.
Das Missverständnis mit der Cloud
Microsoft sorgt dafür, dass die Microsoft-365-Dienste verfügbar sind und die Rechenzentren zuverlässig laufen. Das schützt jedoch nicht vor Datenverlust auf Ihrer Seite. Wenn ein Mitarbeiter versehentlich wichtige E-Mails oder Dateien löscht, wenn ein Konto von Ransomware betroffen ist oder wenn Daten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters entfernt werden, hilft die reine Verfügbarkeit der Cloud wenig. Microsoft arbeitet nach dem Prinzip der geteilten Verantwortung: Für die Sicherung Ihrer eigenen Daten sind Sie zuständig.
Die eingebauten Aufbewahrungsfristen reichen oft nicht
Microsoft 365 bietet zwar Papierkorb-Funktionen und Aufbewahrungsfristen, über die sich gelöschte Elemente eine Zeit lang wiederherstellen lassen. Doch diese Fristen sind begrenzt. Ist die Frist abgelaufen, sind die Daten endgültig weg. Gerade wenn ein Datenverlust erst spät auffällt – etwa eine über Monate schleichend gelöschte Dateiablage – kann es für eine Wiederherstellung längst zu spät sein.
Typische Szenarien für Datenverlust
Die Gefahren sind vielfältiger, als viele denken. Ein Mitarbeiter löscht versehentlich ein ganzes SharePoint-Verzeichnis. Ein Ransomware-Angriff verschlüsselt synchronisierte Dateien, die daraufhin auch in der Cloud betroffen sind. Ein ausgeschiedener Mitarbeiter löscht vor seinem Weggang bewusst Daten. Oder eine fehlerhafte Konfiguration führt dazu, dass Postfächer oder Dateien verschwinden. In all diesen Fällen ist ein unabhängiges Backup oft die einzige Möglichkeit, die Daten zurückzuholen.
Warum ein separates Backup sinnvoll ist
Ein eigenständiges Backup Ihrer Microsoft-365-Daten schließt genau diese Lücke. Es sichert E-Mails, Dateien aus SharePoint und OneDrive sowie Teams-Inhalte unabhängig von den Microsoft-eigenen Fristen. So können Sie einzelne Elemente oder ganze Postfächer gezielt wiederherstellen – auch dann, wenn der Verlust erst nach längerer Zeit bemerkt wird. Das gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre eigenen Daten zurück, statt sich allein auf begrenzte Standardfunktionen zu verlassen.
Auch ein Thema für den Datenschutz
Über die reine Wiederherstellbarkeit hinaus spielt die Datensicherung auch für den Datenschutz eine Rolle. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten vor Verlust zu schützen. Eine durchdachte Backup-Strategie für Ihre Microsoft-365-Umgebung ist damit nicht nur eine Frage der Vorsicht, sondern trägt auch zur Erfüllung Ihrer Pflichten bei.
Wie wir Sie absichern
Team Data richtet für Unternehmen in Osnabrück und Umgebung Backup-Lösungen für Microsoft 365 ein, die zu ihrer Umgebung passen. Wir sorgen dafür, dass Ihre E-Mails, Dateien und Teams-Inhalte unabhängig gesichert und im Ernstfall zuverlässig wiederherstellbar sind. So schließen Sie eine Lücke, die vielen Unternehmen gar nicht bewusst ist – bevor es zu spät ist.
Sind Sie sicher, dass Ihre Microsoft-365-Daten im Ernstfall wiederherstellbar sind? Wir prüfen Ihre Situation und zeigen Ihnen, wie eine zuverlässige Sicherung aussieht.
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