Kurz gesagt: Wenn die Telematikinfrastruktur ausfällt, darf die Praxis weiterarbeiten. Für jeden betroffenen Vorgang gibt es ein geregeltes Ersatzverfahren: beim Versichertenstammdatenmanagement, bei der eAU und beim elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren. Entscheidend ist, dass diese Abläufe vorher auf einem Blatt am Empfang liegen und nicht erst im Störungsfall gesucht werden.
Erst klären: Wo genau klemmt es?
Bevor jemand die Hotline anruft, lohnt eine Minute Diagnose. Drei Ebenen kommen infrage:
- Die Praxis. Kartenterminal ohne Strom, Netzwerkkabel ab, Konnektor neu gestartet, Praxisverwaltungssystem hängt.
- Die Leitung. Internetausfall beim Anbieter. Erkennbar daran, dass auch alles andere im Netz steht.
- Die TI selbst. Eine zentrale Störung. Die gematik veröffentlicht den Status der TI-Dienste, Ihr Praxisverwaltungssystem oder Ihr Systembetreuer sieht das ebenfalls.
Der Unterschied ist wichtig, weil nur die dritte Ebene eine Störung ist, auf die Sie keinen Einfluss haben. Die ersten beiden sind meist in Minuten behoben.
Versichertenstammdaten: das Ersatzverfahren
Lässt sich die Gesundheitskarte nicht prüfen, greift das Ersatzverfahren. Die Patientin oder der Patient wird behandelt, die Daten werden wie gewohnt erfasst. Legt sie oder er innerhalb von zehn Tagen keine gültige Karte und keine Ersatzbescheinigung vor, kann die Leistung privat liquidiert werden. Notieren Sie Datum und Grund der Störung, damit später nachvollziehbar ist, warum das Verfahren genutzt wurde.
eAU: erst speichern, dann senden
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird im Praxisverwaltungssystem erstellt und gespeichert. Gelingt der Versand nicht, wird er nachgeholt, sobald die Verbindung wieder steht. Ist der Patient noch in der Praxis und braucht einen Nachweis, bekommt er einen unterschriebenen Papierausdruck für die Krankenkasse mit. Der Ausdruck ersetzt den elektronischen Versand nicht, er überbrückt ihn.
EBZ: Heil- und Kostenplan auf Papier
Beim elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren darf bei einer Störung das Stylesheet ausgedruckt und auf dem Postweg an die Kasse geschickt werden. Die Kasse antwortet dann ebenfalls auf Papier. Der Vorgang läuft also weiter, nur langsamer. Rechnen Sie mit längeren Genehmigungszeiten und informieren Sie die Patientin oder den Patienten gleich, statt später nachzusteuern.
Was in den ersten dreißig Minuten zu tun ist
- Eine Person übernimmt die Klärung, der Rest arbeitet weiter. Eine Störung bindet sonst die halbe Praxis.
- Prüfen, ob nur die TI betroffen ist oder das ganze Netz.
- Am Empfang auf das Ersatzverfahren umstellen und die Patienten kurz informieren.
- Störung melden, beim Systembetreuer oder beim TI-Anbieter, und Uhrzeit sowie Fehlermeldung notieren.
- Offene Vorgänge sammeln, die nachgesendet werden müssen, damit nach der Störung nichts liegen bleibt.
Vorher vorbereiten, nicht nachher improvisieren
Ein Blatt am Empfang reicht: Wer ist im Störungsfall zu rufen, welche Nummer, welche Vertragsnummer. Was gilt für VSDM, eAU und EBZ. Wo liegen die Formulare für den Papierweg. Wer entscheidet, ab wann privat liquidiert wird. Diese fünf Zeilen sparen im Ernstfall eine halbe Stunde Suchen.
Ebenso hilfreich: ein zweiter Weg ins Internet, etwa über Mobilfunk. Viele Störungen sind Leitungsstörungen, und dann läuft die TI über den Ersatzweg einfach weiter.
Häufige Fragen
Dürfen wir bei einem TI-Ausfall überhaupt behandeln?
Ja. Die Behandlung hängt nicht an der TI. Für die Abrechnung greifen die Ersatzverfahren.
Müssen wir eine Störung melden?
Melden Sie sie bei Ihrem Systembetreuer oder TI-Anbieter und halten Sie Zeitpunkt und Fehlermeldung fest. Diese Dokumentation hilft, falls später Rückfragen zur Abrechnung kommen.
Wie lange darf ein Ausfall dauern, bis wir privat liquidieren?
Beim Versichertenstammdatenmanagement gilt die Frist von zehn Tagen für die Vorlage einer gültigen Karte oder Ersatzbescheinigung. Danach ist die Privatliquidation möglich.
Hilft ein TI-Gateway gegen Ausfälle?
Es verlagert den Konnektor ins Rechenzentrum, das dort besser überwacht und redundant angebunden ist. Die Leitung der Praxis bleibt trotzdem ein Einzelpunkt. Ein zweiter Internetweg bringt in vielen Fällen mehr.
Können Sie im Störungsfall helfen?
Ja. Wir prüfen, wo die Störung liegt, und arbeiten an der Behebung, während Ihre Praxis mit dem Ersatzverfahren weiterläuft.
Wir bereiten das mit Ihnen vor
Wir schreiben mit Ihnen das Blatt für den Empfang, prüfen den Ersatzweg ins Internet und hinterlegen die Meldewege. Rufen Sie uns an unter 0541 50798808 oder schreiben Sie an info@team-data.de. Mehr dazu auf der Seite IT für Zahnarztpraxen und im IT-Notdienst Osnabrück.
Quellen
- KZBV, Informationen zu Ersatzverfahren bei Störungen der Telematikinfrastruktur
- gematik, Hinweise zum Betrieb und zu Störungen der TI-Fachdienste
- KBV, Informationen zum Ersatzverfahren beim Versichertenstammdatenmanagement und zur eAU
