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Telefonanlage für Kanzleien: Verschwiegenheit sichern

Kurz gesagt: Eine Telefonanlage verarbeitet Rufnummern, Anrufzeiten, Mailboxnachrichten und oft Gesprächsaufzeichnungen. Damit bekommt der Anbieter Zugang zu Tatsachen, die der anwaltlichen Verschwiegenheit unterliegen. Nach § 43e BRAO darfst du das, wenn du den Dienstleister sorgfältig auswählst und ihn in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtest, mit Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen und einer Beschränkung auf das Nötige.

Stand: 03.11.2026

Warum betrifft die Verschwiegenheit auch die Telefonanlage?

Schon die Tatsache, dass jemand eine Kanzlei anruft, kann ein Geheimnis sein. In einer modernen Telefonanlage liegen außerdem Anruflisten mit Namen, Voicemails mit Inhalten, Faxe und Chatverläufe. Bei einer Cloud-Telefonanlage liegen diese Daten nicht mehr im Keller der Kanzlei, sondern beim Anbieter. Auch bei einer Anlage im Haus hat der Dienstleister, der sie wartet, regelmäßig Zugriff.

§ 43e BRAO erlaubt Rechtsanwälten, Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen zu gewähren, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist. Dienstleister ist laut Gesetz jede andere Person oder Stelle, die du im Rahmen deiner Berufsausübung beauftragst. Das gilt für den Anbieter der Cloud-Telefonanlage ebenso wie für das Systemhaus, das sie einrichtet.

Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.

Was verlangt § 43e BRAO konkret?

  • Sorgfältige Auswahl (Abs. 2): Du musst den Dienstleister sorgfältig auswählen. Stellst du fest, dass er die Vorgaben nicht einhält, musst du die Zusammenarbeit unverzüglich beenden.
  • Vertrag in Textform (Abs. 3): Der Vertrag muss drei Punkte enthalten:
    1. die Verpflichtung zur Verschwiegenheit unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen eines Verstoßes,
    2. die Pflicht, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, wie es für den Auftrag nötig ist,
    3. die Festlegung, ob der Dienstleister weitere Personen einsetzen darf. Falls ja, muss er diese in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten.
  • Ausland (Abs. 4): Wird die Leistung im Ausland erbracht, darfst du Zugang nur gewähren, wenn der Schutz der Geheimnisse dort mit dem in Deutschland vergleichbar ist, es sei denn, der Schutz der Geheimnisse erfordert das nicht.
  • Einzelnes Mandat (Abs. 5 und 6): Dienste, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, brauchen die Einwilligung des Mandanten. Für eine Telefonanlage der ganzen Kanzlei ist das in der Regel nicht der Fall.
  • Datenschutz bleibt (Abs. 8): Die Datenschutzvorschriften gelten zusätzlich. Neben der Verschwiegenheitsvereinbarung brauchst du also auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Was prüfst du beim Anbieter der Telefonanlage?

  1. Standort der Daten: Frag, in welchem Land und Rechenzentrum die Anlage betrieben wird. Ein Standort in Deutschland oder der EU erleichtert die Prüfung nach Absatz 4.
  2. Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO: Lass dir eine Vereinbarung in Textform geben, die die drei Pflichtpunkte enthält.
  3. Auftragsverarbeitungsvertrag: Prüf, ob ein AV-Vertrag mit technischen und organisatorischen Maßnahmen vorliegt.
  4. Unterauftragnehmer: Frag, welche weiteren Firmen beteiligt sind, zum Beispiel der Betreiber des Rechenzentrums, und ob diese verpflichtet sind.
  5. Verschlüsselung: Klär, ob Telefone und Apps verschlüsselt mit der Anlage sprechen.
  6. Nachweise: Zertifikate wie ISO 27001 oder ein BSI-C5-Testat zeigen, dass der Betrieb geprüft wird.
  7. Löschung: Klär, wann Daten nach Vertragsende gelöscht werden.

Wie sieht das bei pascom aus?

Wir setzen in Kanzleien vor allem pascom ein. Laut der Datenschutz-FAQ des Herstellers läuft die pascom Cloud auf Diensten von Amazon Web Services in Frankfurt am Main. Jede Kundeninstanz speichert Benutzer-, Telefonie-, Chat- und Mediendaten sowie Gesprächsaufzeichnungen. Alle Geräte und Clients kommunizieren laut pascom ausschließlich verschlüsselt mit der Instanz. Die IT-Infrastruktur ist nach ISO 27001 zertifiziert, außerdem nennt pascom ein C5-Testat. Eine Vorlage für den Auftragsverarbeitungsvertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen steht zum Download bereit. Nach Ende eines Abos werden die Daten nach 30 Tagen gelöscht.

Zur Verschwiegenheit nach § 43e BRAO sagt diese FAQ nichts. Die Vereinbarung musst du deshalb gesondert anfordern und prüfen, beim Hersteller und bei uns als einrichtendem Dienstleister.

Welche Einstellungen schützen im Alltag?

  • Gesprächsaufzeichnung nur, wenn nötig: Aufnahmen sind besonders sensibel. Schalte sie nur gezielt und mit klarer Rechtsgrundlage ein.
  • Mailbox per E-Mail: Voicemails als Anhang verschicken ist bequem, verteilt Inhalte aber in weitere Postfächer. Prüf, wer sie bekommt.
  • Rechte im Client: Nicht jeder muss alle Anruflisten sehen. Vergib Rollen so, dass Mitarbeitende nur ihre Bereiche sehen.
  • Anzeige auf Tischtelefonen: Namen von Mandanten im Display am Empfang sind für Besucher sichtbar. Platziere Geräte entsprechend.

So unterstützen wir dich

Wir betreuen Kanzleien in Osnabrück und Umgebung und richten pascom so ein, dass Rechte, Aufzeichnungen und Mailboxen zur Verschwiegenheit passen. Außerdem helfen wir dir, die nötigen Vereinbarungen beim Anbieter anzufordern und vollständig abzulegen. Mehr zu unserem Angebot für Kanzleien findest du auf der Seite IT für Kanzleien.

Häufige Fragen

Darf eine Kanzlei überhaupt eine Cloud-Telefonanlage nutzen?

Ja. § 43e BRAO erlaubt die Inanspruchnahme von Dienstleistern, wenn du sie sorgfältig auswählst und in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtest.

Reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag?

Nein. Der AV-Vertrag deckt den Datenschutz ab. Die Verschwiegenheitspflicht nach § 43e BRAO braucht eine eigene Vereinbarung mit den drei Pflichtpunkten.

Was ist, wenn der Anbieter im Ausland sitzt?

Dann darfst du Zugang nur gewähren, wenn der Geheimnisschutz dort mit dem deutschen vergleichbar ist. Ein Betrieb in Deutschland macht die Prüfung einfacher.

Muss ich meine Mandanten fragen?

Nur bei Diensten, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen. Für die allgemeine Telefonanlage der Kanzlei ist das in der Regel nicht nötig.

Quellen