Sprachmenü (IVR) in pascom einrichten

Kurz gesagt: In pascom legst du ein Sprachmenü (IVR) in der Weboberfläche an, gibst ihm eine Durchwahl, eine Ansage und einen Timeout und erstellst danach für jede Taste einen Eintrag mit einer Aktion. Die Sondereinträge t (keine Eingabe) und i (ungültige Taste) solltest du immer mit sinnvollen Aktionen belegen.

Stand: 03.11.2026

Was ist ein IVR und wann lohnt es sich?

IVR steht für Interactive Voice Response. pascom beschreibt es als Menü, das Anrufer über Auswahloptionen führt, um Anrufe besser zu verteilen und den Kundenservice zu verbessern. Typisches Beispiel: „Drücke die 1 für den Vertrieb, die 2 für den Support.“ Der Anrufer landet so direkt bei der richtigen Gruppe, statt erst in der Zentrale weiterverbunden zu werden.

Ein IVR lohnt sich, wenn bei euch unterschiedliche Teams Anrufe annehmen und die Zentrale viel Zeit mit Weiterverbinden verbringt. Für ein kleines Büro mit einer Rufgruppe ist ein Sprachmenü dagegen oft ein unnötiger Umweg für den Anrufer.

Was solltest du vor der Einrichtung vorbereiten?

• Menüstruktur: Schreib auf, welche Taste wohin führen soll. Lege dich auf eine Stellenzahl fest, also nur einstellige oder nur zweistellige Tasten.
• Ansagetext: Die Ansage nennt alle Optionen. Halte sie kurz, damit Anrufer nicht abschalten.
• Ziele: Lege fest, welche Teams, Warteschlangen oder externen Rufnummern hinter den Tasten stehen.
• Durchwahl: Das IVR bekommt eine eigene Durchwahl, auf die du später eingehende Anrufe leitest.

Die Ansage nimmst du als eigene Ansage in pascom auf. pascom verweist dafür auf den Bereich für eigene Ansagen und Wartemusik in seiner Dokumentation.

Wie legst du das IVR in pascom an?

1. Melde dich an der pascom Weboberfläche an und öffne den Bereich für IVR.
2. Lege ein neues IVR an.
3. Trage unter Bezeichnung einen sprechenden Namen ein, zum Beispiel „Hauptmenü Zentrale“.
4. Setze den Timeout. Das ist die Zeit in Sekunden, die pascom nach der Ansage auf einen Tastendruck wartet. Laut pascom haben sich 5 Sekunden bewährt.
5. Vergib unter Durchwahl die Nummer, unter der das Menü erreichbar ist.
6. Wähle unter Ansage vorschalten die Ansage aus, die beim Betreten des Menüs abgespielt wird.
7. Nur bei Bedarf: Mit Kanal beantworten verzögerst du die Annahme des Anrufs um einige Millisekunden. Das hilft, wenn bei Anrufern die erste Silbe der Ansage abgeschnitten wird.
8. Speichere das IVR.

Wie legst du die Tasten an?

Jede Taste ist in pascom ein eigener Eintrag des IVR.

1. Markiere das IVR in der Liste und klicke auf die Schaltfläche Einträge (Entries).
2. Lege einen neuen Eintrag an.
3. Vergib unter Bezeichnung einen Namen, zum Beispiel „Vertrieb“.
4. Trage unter Nummer die Taste ein, die der Anrufer drücken soll, zum Beispiel 1.
5. Wiederhole das für jede Option aus deinem Ansagetext.

pascom rät ausdrücklich davon ab, ein, zwei und dreistellige Nummern im selben Menü zu mischen. Sonst überschneiden sich die Eingaben, und das Menü reagiert anders als erwartet.

Wie hinterlegst du die Aktionen?

1. Wähle den Eintrag aus und öffne ihn zum Bearbeiten.
2. Auf dem Reiter Intern legst du Aktionen für interne Ziele fest, etwa ein Team oder eine Warteschlange.
3. Auf dem Reiter Extern legst du Aktionen für externe Ziele fest.
4. Speichere den Eintrag und wiederhole das für alle Tasten.

Wofür sind die Einträge t und i da?

In jedem pascom IVR gibt es zwei Sondereinträge. Es sind Buchstaben, keine Ziffern:

• t (Timeout): greift, wenn der Anrufer innerhalb der Wartezeit keine Taste drückt. pascom empfiehlt, den Anrufer darauf hinzuweisen und ihn zurück ins Menü oder zum Beispiel an die Zentrale zu leiten.
• i (ungültige Eingabe): greift, wenn eine nicht belegte Taste gedrückt wird. Empfohlen ist ein Hinweis auf die falsche Taste und die Rückführung ins selbe Menü.

Aus unserer Erfahrung ist die Weiterleitung an die Zentrale beim Timeout oft die bessere Wahl. Viele Anrufer drücken bewusst nichts, weil sie einen Menschen sprechen wollen.

Wie baust du ein mehrstufiges Menü?

Lege ein zweites IVR an, zum Beispiel „Support Auswahl“. Im Hauptmenü stellst du die Aktion der Support-Taste so ein, dass der Anruf an dieses zweite IVR weitergegeben wird. pascom lässt beliebige Verschachtelung zu, rät aber zu höchstens zwei Ebenen, weil Anrufer tief verschachtelte Menüs oft nicht akzeptieren.

So unterstützen wir dich

Als pascom Excellence Partner planen wir mit dir die Menüstruktur, richten IVR, Warteschlangen und Ansagen ein und testen die Wege gemeinsam. Bei Kunden in Osnabrück und Umgebung sind wir auch vor Ort, sonst per Fernwartung. Alles zu unseren Telefonanlagen für Unternehmen findest du auf unserer Übersichtsseite.

Häufige Fragen

Wie lang sollte der Timeout sein?

pascom nennt 5 Sekunden als bewährten Wert. Er zählt erst nach dem Ende der Ansage.

Warum fehlt bei Anrufern der Anfang der Ansage?

Dann wird der Anruf angenommen, bevor die Verbindung steht. Mit der Einstellung Kanal beantworten verzögerst du die Annahme um einige Millisekunden.

Kann ich zweistellige Tasten verwenden?

Ja, pascom erlaubt ein, zwei und dreistellige Nummern. Mische die Längen aber nicht innerhalb eines Menüs.

Wie viele Ebenen sind sinnvoll?

pascom empfiehlt höchstens zwei Ebenen. Mehr Stufen verlängern den Weg für Anrufer deutlich.

Quellen

• IVR (pascom, abgerufen am 03.11.2026)
• IVR, deutsche Dokumentation (pascom, abgerufen am 03.11.2026)