Kurz gesagt: In der pascom Cloud werden Gesprächsaufnahmen, Faxe und Voicemails 30 Tage gespeichert, per E-Mail versendete Voicemails 7 Tage. Chatarchiv und Anrufjournal bleiben 365 Tage. Kürzere Fristen kannst du per Ticket beim pascom Support beantragen, wer länger aufbewahren muss, sichert die Daten selbst.
Stand: 03.11.2026
Wie lange speichert die pascom Cloud welche Daten?
pascom nennt in der Dokumentation feste Aufbewahrungsfristen für die Cloud-Telefonanlage:
| Datenart | Aufbewahrung |
|---|---|
| Chatarchiv | 365 Tage |
| Zustell- und Lesemarkierungen bei Chatnachrichten | 90 Tage |
| Anrufjournal | 365 Tage |
| Gesprächsaufnahmen | 30 Tage |
| Faxe | 30 Tage |
| Voicemails | 30 Tage |
| per E-Mail versendete Voicemails | 7 Tage |
Nach Ablauf der Frist sind die Daten in der Anlage nicht mehr verfügbar. Für den Alltag heißt das: Eine Voicemail von vor sechs Wochen findest du in der pascom Cloud nicht mehr.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Kann man die Speicherfristen ändern?
Laut pascom kannst du kürzere Aufbewahrungsfristen über ein Ticket beim pascom Support beantragen. Eine Einstellung, mit der du die Fristen selbst in der Oberfläche verlängerst, beschreibt die Dokumentation nicht. Wer Daten länger braucht, muss sie also vorher selbst aus der Anlage holen und an anderer Stelle ablegen.
Ob kürzere Fristen sinnvoll sind, hängt an deinem Betrieb. Gesprächsaufnahmen enthalten personenbezogene Daten. Wer sie nur zur Qualitätssicherung nutzt, braucht sie oft nicht 30 Tage. Das solltest du mit deinem Datenschutzbeauftragten klären und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten festhalten.
Was bedeutet die 30-Tage-Frist für Gesprächsaufnahmen?
Gesprächsaufnahmen sind in der Cloud kein Archiv, sondern ein Zwischenspeicher. Wenn ihr Aufnahmen für Reklamationen, Auftragsbestätigungen am Telefon oder interne Schulungen braucht, plant einen festen Ablauf:
- Lege fest, welche Aufnahmen überhaupt aufbewahrt werden müssen und wer das entscheidet.
- Sichere diese Aufnahmen innerhalb der 30 Tage außerhalb der Anlage, in einem geschützten Ordner mit klaren Zugriffsrechten.
- Dokumentiere, wie lange die gesicherten Aufnahmen bleiben und wann sie gelöscht werden.
- Informiere Anrufer über die Aufzeichnung, so wie es eure Datenschutzhinweise vorsehen.
Warum werden Voicemails per E-Mail nur 7 Tage gespeichert?
Die kürzere Frist betrifft Voicemails, die pascom per E-Mail verschickt. Die Nachricht selbst liegt dann ja bereits im Postfach des Empfängers. In der Praxis heißt das: Die Voicemail-E-Mail in Outlook bleibt, solange niemand sie löscht. Für eure Ablage zählt also das Postfach, nicht die Telefonanlage. Wenn eine Sprachnachricht wichtig ist, etwa ein Auftrag oder eine Reklamation, gehört sie in die Kundenakte, nicht nur in den Posteingang.
Was ist mit Faxen?
Auch Faxe liegen 30 Tage in der pascom Cloud. Viele Betriebe lassen Faxe ohnehin als PDF per E-Mail zustellen. Dann gilt dasselbe wie bei Voicemails: Die eigentliche Ablage ist das Postfach oder das Dokumentenmanagement. Prüf, ob eingehende Faxe mit geschäftlichem Inhalt in eurer E-Mail-Archivierung landen. Sonst fehlt euch das Dokument, wenn es nach Monaten gebraucht wird.
Reicht das Anrufjournal für Nachweise?
Das Anrufjournal bleibt 365 Tage. Damit kannst du gut nachvollziehen, wer wann angerufen hat und ob ein Anruf angenommen wurde. Für einen Nachweis über mehrere Jahre reicht das nicht. Wenn ihr Anrufdaten länger braucht, zum Beispiel für die Abrechnung, plant eine eigene, regelmäßige Sicherung außerhalb der Anlage.
Was gilt für Backups der Anlage?
Die pascom Dokumentation zu den Speicherfristen nennt für Backups nur eine Grenze von 200 MB beim Hochladen. Aufbewahrungsfristen für Protokolle, gelöschte Benutzer oder Backups stehen dort nicht. Wenn du dazu verbindliche Angaben brauchst, frag beim pascom Support oder bei deinem pascom Partner nach.
So unterstützen wir dich
Wir richten pascom so ein, dass Voicemails und Faxe dort landen, wo ihr sie braucht, und klären mit dir, welche Aufnahmen wie lange bleiben sollen. Das machen wir für Betriebe in Osnabrück und Umgebung und per Fernwartung auch darüber hinaus. Mehr zu unseren Leistungen findest du auf der Seite zu Telefonanlagen für Unternehmen.
Häufige Fragen
Wie lange speichert pascom Gesprächsaufnahmen?
In der pascom Cloud 30 Tage. Danach sind sie in der Anlage nicht mehr verfügbar.
Kann ich die Speicherdauer verlängern?
Die Dokumentation beschreibt nur kürzere Fristen auf Antrag per Ticket. Wer länger aufbewahren muss, sichert die Daten vor Ablauf selbst.
Wie lange bleibt das Anrufjournal?
365 Tage, genauso wie das Chatarchiv.
Sind per E-Mail versendete Voicemails nach 7 Tagen weg?
In der Anlage ja. Die E-Mail im Postfach des Empfängers bleibt, bis sie dort gelöscht wird.
Quellen
- Data Retention (pascom, abgerufen am 03.11.2026)
