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Outlook PST exportieren und importieren

Kurz gesagt: Im klassischen Outlook exportierst du über Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren in eine Outlook-Datendatei (.pst) und importierst sie auf demselben Weg wieder. Im neuen Outlook findest du Export und Import unter Einstellungen. Eine PST-Datei ist eine Kopie für Umzug oder Sicherung, aber keine rechtssichere E-Mail-Archivierung.

Stand: 03.11.2026

Wann brauchst du eine PST-Datei?

Microsoft nennt typische Anlässe: Du ziehst Mails von einem Konto auf ein anderes um, etwa von einem privaten auf ein geschäftliches Konto. Du wechselst den Rechner oder von Windows auf Mac. Oder du willst eine Kopie deines Postfachs an einem sicheren Ort ablegen.

Beim Export macht Outlook eine Kopie. In Outlook wird nichts gelöscht. Anhänge sind in der PST-Datei enthalten. Nicht exportiert werden laut Microsoft Ordnereigenschaften wie Ansichten, Berechtigungen und AutoArchivieren-Einstellungen, Regeln und Listen blockierter Absender.

Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.

Was solltest du vor dem Export prüfen?

  • Richtiges Konto: Hast du mehrere Konten in Outlook, achte darauf, das richtige auszuwählen. Pro Export geht nur ein Konto.
  • Alle Mails geladen: Outlook lädt standardmäßig nur einen Teil der Mails herunter, meist das letzte Jahr. Im Exchange-Cache-Modus exportiert Outlook nur, was im Cache liegt. Willst du alles exportieren, stelle den Zeitraum in den Kontoeinstellungen auf Alle oder schalte den Cache-Modus vorher aus.
  • Nicht nach OneDrive speichern: Leg die PST-Datei nicht in einem OneDrive-Ordner ab. OneDrive blockiert die automatische Synchronisierung von PST-Dateien.
  • Aufräumen: Was du nicht mehr brauchst, musst du nicht mitnehmen.

Wie exportierst du im klassischen Outlook?

  1. Klicke oben im Menüband auf Datei.
  2. Wähle Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.
  3. Wähle In Datei exportieren (Export to a file) und klicke auf Weiter.
  4. Wähle Outlook-Datendatei (.pst) und klicke auf Weiter.
  5. Markiere das Konto, das du exportieren willst. Lass Unterordner einbeziehen (Include subfolders) angehakt, damit Posteingang, Kalender, Kontakte und Aufgaben mitkommen. Klicke auf Weiter.
  6. Wähle über Durchsuchen den Speicherort und gib einen Dateinamen ein. Hast du schon einmal exportiert, vergib einen neuen Namen.
  7. Klicke auf Fertig stellen. Bei einer neuen Datei kannst du optional ein Kennwort vergeben.

Wie importierst du im klassischen Outlook?

  1. Klicke auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.
  2. Wähle Aus anderen Programmen oder Dateien importieren (Import from another program or file) und klicke auf Weiter.
  3. Wähle Outlook-Datendatei (.pst) und klicke auf Weiter.
  4. Wähle die Datei über Durchsuchen aus und lege unter Optionen fest, wie Outlook mit Duplikaten umgehen soll.
  5. Gib bei Bedarf das Kennwort der PST-Datei ein.
  6. Wähle das Zielpostfach aus, zum Beispiel dein Microsoft-365-Postfach, und klicke auf Fertig stellen.

Brauchst du nur einzelne Mails, öffne die PST-Datei in Outlook und zieh die Elemente per Drag and Drop in deine Ordner.

Wie geht es im neuen Outlook?

Im neuen Outlook für Windows exportierst du über Einstellungen > Dateien > Exportieren und dann Erste Schritte. Ein Assistent führt dich durch die Auswahl von Postfach oder Ordnern. Wichtig: Kalender- und Kontaktelemente aus PST-Dateien stehen im neuen Outlook laut Microsoft derzeit nicht zur Verfügung.

Beim Import sind sich die Microsoft-Seiten nicht einig. Die englische Importanleitung beschreibt einen Weg über Settings > Data files > Import, die Exportseite und die deutsche Hilfe nennen den Import im neuen Outlook dagegen als nicht unterstützt. Zum Öffnen einer PST-Datei muss außerdem das klassische Outlook installiert sein. Unser Rat: Für einen vollständigen Import nimm das klassische Outlook.

Ist eine PST-Datei eine Archivierung?

Nein. Eine PST-Datei ist eine Kopie auf einem Datenträger, die sich ändern, löschen oder beschädigen lässt. Microsoft selbst schreibt, dass es keinen automatischen Weg gibt, regelmäßig alles zu sichern. AutoArchivieren verschiebt nur alte Elemente, statt sie zu kopieren. Für Unternehmen, die geschäftliche Mails aufbewahren müssen, ersetzt das keine echte E-Mail-Archivierung wie MailStore, die Mails vollständig und unveränderbar ablegt.

So unterstützen wir dich

Wir ziehen Postfächer für dich um und sorgen dafür, dass geschäftliche Mails dauerhaft und sauber archiviert sind. Als MailStore-Partner richten wir das Archiv ein, in Osnabrück und Umgebung auch vor Ort, sonst per Fernwartung. Mehr dazu auf unserer Seite zur E-Mail-Archivierung für Unternehmen.

Häufige Fragen

Warum fehlen in meiner PST-Datei ältere Mails?

Wahrscheinlich hat Outlook nicht alle Mails heruntergeladen. Im Cache-Modus wird nur exportiert, was im Cache liegt. Stell den Zeitraum auf Alle oder schalte den Cache-Modus aus.

Werden Regeln mit exportiert?

Nein. Regeln, Ansichten, Berechtigungen und Listen blockierter Absender sind nicht Teil der PST-Datei.

Darf die PST-Datei in OneDrive liegen?

Microsoft rät davon ab. OneDrive blockiert die automatische Synchronisierung von PST-Dateien.

Reicht eine PST-Datei als Archiv?

Für Unternehmen nicht. Sie ist eine veränderbare Kopie, keine revisionssichere Archivierung.

Quellen