Viele Unternehmen sind mit ihrem IT-Dienstleister unzufrieden – und bleiben trotzdem. Der Grund ist fast immer derselbe: die Angst, dass beim Wechsel etwas schiefgeht. Zugänge fehlen, Wissen geht verloren, tagelang steht der Betrieb. Diese Sorge ist verständlich, aber ein sauber geplanter Wechsel läuft ohne Ausfall ab. Wie das funktioniert, erklären wir hier.
Woran Sie merken, dass ein Wechsel ansteht
Es sind selten dramatische Ereignisse, sondern schleichende Muster: Tickets bleiben liegen, Reaktionszeiten sind Glückssache, Probleme fallen zuerst Ihren Mitarbeitern auf statt dem Dienstleister. Niemand kann Ihnen auf einer Seite sagen, wie Ihre IT heute aussieht und wohin sie sich entwickeln soll. Und Sie hören häufiger „das haben wir schon immer so gemacht“ als „so machen wir es besser“.
Der wichtigste Punkt: Zugänge und Dokumentation
Bevor irgendetwas anderes passiert, muss geklärt sein, wo die Zugänge liegen. Dazu gehören Administratorkonten für Server und Microsoft 365, der Zugriff auf Domain und DNS, Lizenzverträge, Firewall-Zugänge und die Verwaltung der Backups. Ein häufiger Fehler ist, diese Frage erst zu stellen, wenn die Kündigung schon draußen ist. Klären Sie vorher, was Ihnen gehört – und lassen Sie sich bestätigen, dass Sie es bekommen.
So läuft ein sauberer Wechsel ab
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Der neue Partner verschafft sich ein vollständiges Bild: welche Server, welche Arbeitsplätze, welche Software, welche Verträge und Lizenzen laufen, wie die Datensicherung organisiert ist.
Schritt 2 – Dokumentation aufbauen: Was bisher nur in einem Kopf steckte, wird schriftlich festgehalten. Das ist der Punkt, an dem Sie unabhängig werden – von jedem Dienstleister, auch vom neuen.
Schritt 3 – Überwachung übernehmen: Monitoring und Backup-Kontrolle werden umgestellt, bevor der alte Vertrag endet. So entsteht keine Lücke, in der niemand hinschaut.
Schritt 4 – Übergabe und Nachlauf: Erst wenn alles läuft, wird der alte Vertrag beendet. Eine Übergangsphase, in der beide Seiten noch Zugriff haben, ist normal und sinnvoll.
Wie lange dauert das?
Für einen typischen Mittelständler sollte man mehrere Wochen einplanen – nicht, weil die Technik so lange braucht, sondern weil Kündigungsfristen, Lizenzübertragungen und die saubere Bestandsaufnahme Zeit kosten. Wer den Wechsel überstürzt, riskiert genau die Lücken, die er vermeiden wollte.
Was Sie vorher prüfen sollten
Schauen Sie in Ihren aktuellen Vertrag: Welche Kündigungsfrist gilt? Sind Lizenzen an den Dienstleister gebunden oder laufen sie auf Ihr Unternehmen? Wem gehört die Hardware, die im Rahmen der Betreuung angeschafft wurde? Diese drei Fragen entscheiden maßgeblich über den Zeitplan.
Unser Vorgehen
Wir begleiten Wechsel regelmäßig und wissen, wo die Fallstricke liegen. Am Anfang steht immer eine ehrliche Bestandsaufnahme – auch mit dem Ergebnis, dass ein Wechsel in Ihrem Fall vielleicht gar nicht nötig ist, sondern nur klarere Absprachen mit dem bisherigen Partner.
📞 Sie überlegen, Ihren IT-Dienstleister zu wechseln? Rufen Sie uns an unter 0541 50798808 oder schreiben Sie an info@team-data.de – wir besprechen unverbindlich, wie ein Wechsel ohne Ausfall gelingt.