Kurz gesagt: Sendest du aus einem freigegebenen Postfach, speichert Outlook die Mail standardmäßig in deinem eigenen Ordner Gesendete Elemente. Mit den Exchange-Einstellungen MessageCopyForSentAsEnabled und MessageCopyForSendOnBehalfEnabled legt Exchange zusätzlich eine Kopie im freigegebenen Postfach ab. Diese Lösung gilt auch für das neue Outlook.
Stand: 03.11.2026
Warum fehlen gesendete Mails im freigegebenen Postfach?
Das Fehlerbild kennt fast jedes Team mit einem gemeinsamen Postfach wie info@ oder buchhaltung@: Du hast das Recht, als das Postfach (Senden als) oder im Auftrag des Postfachs (Senden im Auftrag von) zu senden. Die Mail geht auch korrekt raus. Im Ordner Gesendete Elemente des freigegebenen Postfachs taucht sie aber nicht auf, sondern nur in deinem eigenen Postfach. Die Kollegen sehen also nicht, dass die Anfrage bereits beantwortet wurde.
Microsoft erklärt die Ursache so: Freigegebene Postfächer brauchen in Microsoft 365 keine Lizenz und lassen sich nicht als eigenständige Postfächer in Outlook einbinden. Du meldest dich nie direkt am freigegebenen Postfach an, sondern an deinem eigenen und öffnest das freigegebene zusätzlich. Sendest oder antwortest du aus dem freigegebenen Postfach, verschickt Outlook die Mail über das Konto des Absenders. Deshalb landet sie in dessen Gesendeten Elementen.
Das ist also kein Fehler im eigentlichen Sinn, sondern das Standardverhalten. Betroffen ist laut Microsoft Outlook 2016 und neuer.
Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.
Wie behebst du das in Exchange Online?
Die saubere Lösung stellt du zentral am Postfach ein. Dann gilt sie für alle Benutzer und alle Outlook-Versionen. Microsoft weist darauf hin, dass im neuen Outlook nur diese Methode funktioniert.
- Verbinde dich mit Exchange Online PowerShell. Dafür brauchst du Administratorrechte in Exchange.
- Für Mails, die als das freigegebene Postfach gesendet werden (Senden als), führe aus: set-mailbox <Postfachname> -MessageCopyForSentAsEnabled $True
- Für Mails, die im Auftrag des Postfachs gesendet werden (Senden im Auftrag von), führe aus: set-mailbox <Postfachname> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True
- Sende eine Testmail aus dem freigegebenen Postfach und prüfe dessen Ordner Gesendete Elemente.
Setze am besten beide Parameter, wenn du nicht sicher bist, welche Berechtigung deine Kollegen nutzen. Laut Microsoft funktioniert das in Exchange Online und im lokalen Exchange Server.
Wichtig zum Ergebnis: Die Mail liegt danach im freigegebenen Postfach und zusätzlich weiterhin in deinem eigenen Postfach, solange du in Outlook nichts weiter änderst.
Gibt es eine Lösung nur für ein einzelnes Outlook?
Ja, über einen Registry-Wert im klassischen Outlook. Microsoft beschreibt diesen Weg als zweite Methode. Er gilt nur für den jeweiligen Rechner und setzt voraus, dass Outlook im Exchange-Cache-Modus läuft. Änderungen an der Registry sind riskant. Sichere sie vorher.
- Starte den Registrierungs-Editor.
- Öffne den Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences.
- Wähle im Menü Bearbeiten > Neu > DWORD-Wert (32-Bit).
- Nenne den Wert DelegateSentItemsStyle und bestätige mit Enter.
- Klicke mit rechts auf den Wert, wähle Ändern und trag als Wert 1 ein.
- Schließe den Registrierungs-Editor und starte Outlook neu.
Für Unternehmen ist die Exchange-Lösung fast immer besser: einmal einrichten, gilt überall, auch im neuen Outlook, im Browser und auf neuen Rechnern.
Was passiert, wenn beide Einstellungen aktiv sind?
Microsoft listet das Zusammenspiel von Registry-Wert und Postfach-Einstellung genau auf:
| DelegateSentItemsStyle | MessageCopyForSentAsEnabled | Ergebnis |
|---|---|---|
| 0 | True | je eine Kopie im eigenen und im freigegebenen Postfach |
| 1 | True | zwei Kopien im freigegebenen Postfach, keine im eigenen |
| 0 | False | Kopie nur im eigenen Postfach (Standard) |
| 1 | False | Kopie nur im freigegebenen Postfach |
Kombinierst du beides, entstehen doppelte Mails im freigegebenen Postfach. Entscheide dich deshalb für einen Weg.
So unterstützen wir dich
Wir richten freigegebene Postfächer in Microsoft 365 mit passenden Berechtigungen und Einstellungen ein, damit euer Team jederzeit sieht, was beantwortet wurde. Kunden in Osnabrück und Umgebung betreuen wir auch vor Ort, ansonsten per Fernwartung. Mehr zu unserer Arbeit mit Microsoft 365 im Unternehmen findest du auf unserer Übersichtsseite.
Häufige Fragen
Braucht ein freigegebenes Postfach eine Lizenz?
Laut Microsoft brauchen freigegebene Postfächer in Microsoft 365 keine Lizenz.
Funktioniert der Registry-Trick auch im neuen Outlook?
Nein. Microsoft schreibt, dass im neuen Outlook nur die Einstellung am Postfach per PowerShell greift.
Wirkt die Änderung auch für alte Mails?
Nein. Die Einstellung gilt für Mails, die du nach der Änderung sendest.
Warum habe ich jetzt doppelte Mails?
Wahrscheinlich sind Registry-Wert und Postfach-Einstellung gleichzeitig aktiv. Dann legt Outlook zwei Kopien im freigegebenen Postfach ab.
Quellen
- Messages sent from a shared mailbox aren’t saved to the Sent Items folder (Microsoft Learn, abgerufen am 03.11.2026)
