Gäste in Teams einladen: Schritt für Schritt

Kurz gesagt: Als Teambesitzer fügst du einen Gast über „Weitere Teamoptionen“ und „Mitglied hinzufügen“ hinzu, indem du seine E-Mail-Adresse eingibst. Der Gast bekommt eine Einladung per E-Mail und hat erst Zugriff, wenn er sie annimmt. Voraussetzung ist, dass die IT den Gastzugriff in Teams aktiviert hat.

Stand: 03.11.2026

Was muss vorher erledigt sein?

Gäste hinzufügen dürfen laut Microsoft die Teambesitzer. Bist du nur Mitglied, frag den Besitzer des Teams. Außerdem muss ein Administrator den Gastzugriff in Teams aktivieren, bevor Gäste beitreten können. Ist das nicht geschehen, scheitert die Einladung.

Gast kann jeder werden, der ein geschäftliches oder privates E-Mail-Konto hat, zum Beispiel bei Outlook, Gmail oder einem anderen Anbieter. Gäste haben weniger Möglichkeiten als Teammitglieder, können laut Microsoft aber trotzdem viel tun.

Überleg dir vor der Einladung, in welches Team der Gast kommt. Er sieht die Kanäle und Dateien dieses Teams. Für ein Projekt mit einem externen Partner ist ein eigenes Projektteam oft sauberer als das große Abteilungsteam.

Du kommst nicht weiter? Wir übernehmen das für dich, meist per Fernwartung. Ruf an: 0541 507 988 08, schreib uns oder buch ein Erstgespräch.

Wie lade ich einen Gast am PC ein?

Zeig mit der Maus auf den Namen des Teams und wähle Weitere Teamoptionen (die drei Punkte) und dann Mitglied hinzufügen.
Gib die E-Mail-Adresse des Gasts ein und wähle sie zur Bestätigung erneut aus.
Füg den Namen des Gasts hinzu, indem du (Name) als Gast hinzufügen? auswählst. Mach das unbedingt jetzt: Laut Microsoft brauchst du später die Hilfe eines Administrators, um den Namen zu ergänzen.
Klick auf Hinzufügen.

Der Gast bekommt eine Willkommens-E-Mail mit Informationen zum Beitritt. Auf der Profilkarte steht danach nur der Name. Telefonnummer oder Position kann nur die IT ergänzen.

Wie lade ich einen Gast in der Teams-App ein?

Öffne das Team in deiner Teamliste.
Tippe auf Weitere Optionen und dann auf Mitglieder verwalten.
Tippe auf Mitglieder hinzufügen (das Plus) und gib die E-Mail-Adresse des Gasts ein.
Tippe auf Als Gast einladen und bestätige mit dem Häkchen.

Was bedeutet „Es wurden keine Übereinstimmungen gefunden“?

Erscheint diese Meldung beim Hinzufügen eines Gasts, lässt deine Organisation laut Microsoft keine Gäste zu. Das ist keine Störung, sondern eine Einstellung. Wende dich an deinen Administrator. Er entscheidet, ob Gäste erlaubt sein sollen, und kann den Gastzugriff gegebenenfalls aktivieren.

Warum kann der Gast noch nicht zugreifen?

Dafür gibt es laut Microsoft zwei typische Gründe:

Die Einladung ist noch nicht angenommen. Gäste von außerhalb deiner Organisation können erst auf das Team zugreifen, wenn sie die E-Mail-Einladung angenommen haben. Bitte den Gast, auch im Spam-Ordner nachzusehen.
Es dauert noch. Nach dem Hinzufügen kann es einige Stunden dauern, bis der Gast Zugriff hat.

Ein dritter Punkt betrifft Gäste, die selbst Teams in ihrer eigenen Firma nutzen. Gäste werden in deiner Organisation als Benutzer der B2B-Zusammenarbeit angelegt und müssen sich mit ihrem Gastkonto anmelden. Wer Teams normalerweise in einer anderen Microsoft-365-Organisation nutzt, muss in Teams die Organisation wechseln. Das geht über den Kontomanager: Profilbild anklicken und das gewünschte Konto oder Gastkonto auswählen.

Wie erkenne ich Gäste in meinem Team?

Hinter dem Namen eines Gasts steht das Wort „Gast“. Eine Übersicht bekommst du über Weitere Teamoptionen > Team verwalten > Mitglieder. Dort siehst du unter „Mitglieder und Gäste“ die Rolle jeder Person.

Unser Tipp: Schau dir diese Liste regelmäßig an, zum Beispiel nach Projektende. Gäste, die nicht mehr mitarbeiten, nimmst du wieder aus dem Team. So bleibt klar, wer auf welche Dateien zugreifen kann.

So unterstützen wir dich

Wir richten Microsoft 365 und Teams für Unternehmen in Osnabrück und Umgebung ein, weiter entfernte Kunden betreuen wir per Fernwartung. Dazu gehört auch, den Gastzugriff passend zu euren Projekten einzustellen. Mehr dazu auf unserer Seite zu Microsoft 365 für Unternehmen.

Häufige Fragen

Braucht ein Gast eine eigene Microsoft-365-Lizenz?

Laut Microsoft kann jeder mit einem geschäftlichen oder privaten E-Mail-Konto als Gast beitreten. Eine eigene Lizenz im eigenen Unternehmen ist dafür nicht Voraussetzung.