Was die IT-Sicherheitsrichtlinie von Ihrer Praxis verlangt
Die Richtlinie steht seit der Neufassung nicht mehr in § 75b, sondern in § 390 SGB V. Die KZBV hat Version 1.1 am 1. Juli 2025 veröffentlicht, die neuen und geänderten Anforderungen gelten seit dem 2. Januar 2026. Welche Anlagen für Sie gelten, hängt von der Zahl der ständig mit Datenverarbeitung betrauten Personen ab: bis fünf Personen die Anlagen 1 und 5, von sechs bis zwanzig zusätzlich Anlage 2, über zwanzig zusätzlich Anlage 3. Wer Medizingeräte im Netz betreibt, kommt unabhängig von der Größe zu Anlage 4.
Konkret heißt das unter anderem: Sicherungen sind regelmäßig durchzuführen und gegen unbefugten Zugriff zu schützen, die Rücksicherung ist mindestens quartalsweise zu testen. Wechseldatenträger sind in Großpraxen vollständig zu verschlüsseln. Das Netz ist nach Kritikalität der Daten zu segmentieren. Mobile Geräte brauchen SIM-PIN und einen komplexen Sperrcode, in Großpraxen zusätzlich eine Verwaltung mit Fernlöschung. Dazu kommen seit Januar 2026 strukturierte Einarbeitung, Regelungen bei Personalwechsel, mindestens jährliche Schulungen und ein Patch-Management mit klar benannter Verantwortlichkeit.
Für die Telematikinfrastruktur gilt Anlage 5: seit dem 2. Januar 2026 ein VPN-Tunnel zwischen Praxis und Rechenzentrums-Konnektor, aktiviertes automatisches Update und eine Client-Authentisierung am Konnektor. Cloud-Dienste sind nur mit C5-Testat nach § 393 SGB V zulässig.
Der Termin, der gerade drängt: PTV6
Konnektoren müssen das PTV6-Update bis zum 30. September 2026 eingespielt haben. Ab dem 1. Oktober 2026 werden neue Gesundheitskarten ausgegeben, die ausschließlich das ECC-Verfahren nutzen. Ohne das Update drohen laut KBV erhebliche Probleme beim Verbindungsaufbau, in der Praxis also Papierersatzverfahren am Empfang. Betroffen sind sowohl Konnektoren im Haus als auch Highspeed-Konnektoren in einem TI-Gateway. Welche Schritte jetzt anstehen, steht im Beitrag Konnektor-Update bis 30. September.
Die Umstellung von RSA auf ECC läuft ohnehin: Heilberufsausweise und SMC-B mit RSA waren nur bis zum 30. Juni 2026 nutzbar, die Karten der Kartenterminals noch bis zum 31. Dezember 2026. Wer hier nichts tut, steht im Januar ohne funktionierende TI da. Wir prüfen für betreute Praxen, welcher Stand installiert ist und was bis wann getauscht werden muss.
Konnektor im Haus oder TI-Gateway
Die ECC-Konnektoren wurden um jeweils drei Jahre verlängert, auf maximal acht Jahre Gesamtlaufzeit, eine weitere Verlängerung ist nicht vorgesehen. Die Alternative ist das TI-Gateway: Der Konnektor steht dann im Rechenzentrum, die Praxis verbindet sich per VPN, es steht kein Gerät mehr im Technikraum. Die gematik bezeichnet das als perspektivisch bevorzugte Lösung, ein verbindliches Enddatum für Konnektoren in der Praxis gibt es bisher nicht. Wir rechnen beide Wege für Sie durch, statt pauschal zum Austausch zu raten.
KIM, EBZ und ePA im Alltag
Über KIM laufen in der Zahnarztpraxis der elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Heil- und Kostenpläne sowie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die elektronische Ersatzbescheinigung kommt auf demselben Weg von den Kassen. Das Update auf KIM 1.5 war bis zum 1. Januar 2026 erforderlich, Version 1.0 wird nicht mehr unterstützt.
Die elektronische Patientenakte ist für Zahnarztpraxen seit dem 1. Oktober 2025 verpflichtend zu nutzen. Die KZBV berichtet, dass im ersten Quartal 2026 bei 1,3 Prozent der Praxen die Vergütung nach § 341 Absatz 6 Satz 2 SGB V gekürzt werden musste. Technisch brauchen Sie Konnektor oder TI-Gateway, Kartenterminal, SMC-B, ein aktuelles Praxisverwaltungssystem und mindestens einen Heilberufsausweis in der Praxis.
Wenn die TI ausfällt
Das ist kein Grund, den Betrieb einzustellen. Beim Versichertenstammdatenmanagement greift das Ersatzverfahren, legt die Patientin oder der Patient innerhalb von zehn Tagen keine gültige Karte vor, kann privat liquidiert werden. Bei der eAU speichert das Praxisverwaltungssystem die Daten und versendet sie, sobald es wieder geht, ist der Patient noch da, bekommt er einen unterschriebenen Papierausdruck für die Kasse mit. Beim EBZ darf bei Störung das Stylesheet auf Papier versandt werden, die Kasse antwortet dann ebenfalls auf Papier.
Wichtig ist, dass diese Abläufe vorher auf einem Blatt am Empfang stehen und nicht erst im Störungsfall gesucht werden. Genau das legen wir mit Ihnen fest.
Wie lange Sie Ihre Daten aufbewahren müssen
Behandlungsunterlagen zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung nach § 630f BGB. Für Röntgen gilt das Strahlenschutzgesetz: Aufzeichnungen über eine Behandlung 30 Jahre, über eine Untersuchung Volljähriger 10 Jahre, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres. Das ist der Grund, warum ein Praxisarchiv anders geplant werden muss als ein normales Büro-Backup.
Häufige Fragen
Betreut Team Data auch die Praxissoftware wie Dampsoft oder CHARLY?
Ja. Wir betreuen die IT von Zahnarztpraxen inklusive der gängigen Praxissoftware wie Dampsoft DS-Win und CHARLY, von der Server-Wartung über Updates bis zur Datensicherung. Die Abstimmung mit dem Software-Support übernehmen wir auf Wunsch mit.
Übernehmen Sie Anbindung und Betreuung der Telematikinfrastruktur (TI)?
Ja. Wir kümmern uns um Konnektor, Kartenterminals, KIM und die sichere Anbindung an die Telematikinfrastruktur, inklusive Updates und Störungsbehebung, damit Abrechnung und Kommunikation zuverlässig laufen.
Wie schnell bekommt eine Praxis im Notfall Hilfe?
Unser Helpdesk ist Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr direkt besetzt; per Fernwartung helfen wir meist innerhalb einer Stunde. Durch den Standort in Osnabrück ist ein Techniker bei Bedarf kurzfristig vor Ort.
Was kostet die IT-Betreuung einer Zahnarztpraxis?
Die laufende Betreuung erfolgt über planbare Monatspauschalen, abhängig von der Zahl der Arbeitsplätze und dem Leistungsumfang; zusätzliche Arbeiten werden transparent nach Aufwand abgerechnet. Eine kostenlose Erstberatung klärt die Größenordnung.
Bis wann muss unser Konnektor das PTV6-Update haben?
Bis zum 30. September 2026. Ab dem 1. Oktober 2026 werden nur noch Gesundheitskarten mit dem ECC-Verfahren ausgegeben. Ohne das Update drohen Probleme beim Verbindungsaufbau und damit Ersatzverfahren am Empfang. Das gilt für Konnektoren in der Praxis ebenso wie für Highspeed-Konnektoren im TI-Gateway.
Welche Anlagen der IT-Sicherheitsrichtlinie gelten für unsere Praxis?
Maßgeblich ist die Zahl der ständig mit Datenverarbeitung betrauten Personen. Bis fünf Personen gelten die Anlagen 1 und 5, von sechs bis zwanzig zusätzlich Anlage 2, über zwanzig zusätzlich Anlage 3. Wer Medizingeräte im Netz betreibt, kommt unabhängig davon zu Anlage 4. Grundlage ist § 390 SGB V in der KZBV-Fassung 1.1, die neuen Anforderungen gelten seit dem 2. Januar 2026.
Was machen wir, wenn die Telematikinfrastruktur ausfällt?
Beim Versichertenstammdatenmanagement greift das Ersatzverfahren, ohne gültige Karte innerhalb von zehn Tagen ist Privatliquidation möglich. Die eAU wird im Praxisverwaltungssystem gespeichert und später versendet, der Patient erhält bei Bedarf einen unterschriebenen Papierausdruck. Beim EBZ darf das Stylesheet auf Papier verschickt werden. Diese Abläufe gehören ausgedruckt an den Empfang.
Wie lange müssen wir Röntgenaufnahmen aufbewahren?
Nach dem Strahlenschutzgesetz 30 Jahre bei Aufzeichnungen über eine Behandlung, 10 Jahre bei Untersuchungen Volljähriger, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres. Behandlungsunterlagen allgemein zehn Jahre nach § 630f BGB. Ein Praxisarchiv muss deshalb länger lesbar bleiben, als die Hardware lebt.
