Kostenvergleich · IT-Betreuung

Festpreis oder nach Aufwand: Was ist wirklich günstiger?

Viele IT-Anbieter werben mit einem Festpreis pro Arbeitsplatz. Das klingt einfach, ist aber selten die günstigere Lösung. Auf dieser Seite rechnen wir es an einem Beispiel durch und zeigen, was in einem Festpreis steckt, was meist nicht drin ist und wie eine planbare Monatspauschale mit Abrechnung nach Aufwand im Vergleich abschneidet.

Festpreis heißt: Sie zahlen das Risiko des Anbieters mit

Ein Anbieter, der jeden Aufwand zum Festpreis abdeckt, muss den schlechtesten Fall einkalkulieren: viele Störungen, viele Änderungen, viele Einsätze. Diesen Sicherheitsaufschlag zahlen alle Kunden, auch die, deren IT gut läuft. Wer eine sauber betreute IT hat, zahlt beim Festpreis in der Regel drauf.

Was im Festpreis meist nicht enthalten ist

„Alles inklusive“ gilt bei den meisten Festpreisangeboten nur für den laufenden Betrieb. Sobald sich etwas ändert, wird nach Aufwand abgerechnet, nur steht das im Kleingedruckten. Typische Ausschlüsse, die Sie im Angebot prüfen sollten:

Projekte: neuer Server, Umzug, Migration zu Microsoft 365, neue Telefonanlage
Neue Arbeitsplätze und Mitarbeiter einrichten, oft als Pauschale pro Vorgang
Hardware, Lizenzen und Ersatzteile, dazu Fahrtkosten beim Vor-Ort-Einsatz
Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten und Notfälle am Wochenende
Schulungen, Beratung, Sicherheitsaudits und Nachweise für Versicherung oder NIS2
Mindestlaufzeiten von 24 bis 36 Monaten mit jährlicher Preisanpassung

Rechenbeispiel: 20 Arbeitsplätze, 1 Server, 12 Monate

Beispielwerte zur Veranschaulichung, keine Preisliste. Alle Beträge sind Annahmen für einen gut betreuten Betrieb dieser Größe. Entscheidend ist die Rechenlogik, die Sie mit Ihren eigenen Zahlen wiederholen können.

Position	Festpreis „alles inklusive“	Monatspauschale + Aufwand
Laufender Betrieb Monitoring, Updates, Backup-Kontrolle, Virenschutz und Helpdesk für 20 Arbeitsplätze und einen Server	1.900 €/Monat	1.250 €/Monat
Laufender Betrieb im Jahr	22.800 €	15.000 €
Änderungen nach Aufwand Annahme: 4 Stunden pro Monat à 110 €, etwa neue Mitarbeiter, Umzüge, Anpassungen	„inklusive“, aber siehe Ausschlüsse	5.280 €
Zwei Projekte im Jahr z. B. Microsoft-365-Umstellung, neuer Switch: je 12 Stunden	nach Aufwand: 2.640 €	nach Aufwand: 2.640 €
Gesamt im Jahr	25.440 €	22.920 €

Ergebnis im Beispiel: Das Modell aus planbarer Monatspauschale plus Aufwand liegt rund 2.500 € im Jahr unter dem Festpreis, obwohl 48 Stunden Änderungen ehrlich mitgerechnet sind. Der Festpreis wird im Beispiel erst ab rund 70 Stunden Änderungsaufwand im Jahr günstiger, also etwa sechs Stunden pro Monat, und nur, wenn diese Änderungen tatsächlich im Festpreis enthalten sind. Bei einer gut betreuten IT mit 20 Arbeitsplätzen ist das unüblich, und Projekte sind auch beim Festpreis fast immer extra.

Wichtig zum Verständnis: Auch unser Modell enthält eine Pauschale, nämlich für den laufenden Betrieb. Der Unterschied liegt darin, wofür die Pauschale gilt: Sie deckt Leistungen ab, die wir jeden Monat tatsächlich erbringen. Alles, was unregelmäßig anfällt und von Ihnen ausgelöst wird, rechnen wir nach Aufwand ab, statt es pauschal einzupreisen und dann Stunden zu verkaufen, die Sie nicht abrufen.

Sie zahlen für ruhige Monate

Läuft die IT rund, fällt beim Festpreis trotzdem der volle Betrag an. Nach Aufwand zahlen Sie nur, was wirklich passiert ist.

Anreiz zum Wegschauen

Wer jeden Einsatz zum Festpreis leisten muss, hat wenig Interesse an Vor-Ort-Terminen und gründlicher Ursachenanalyse. Fernwartung und schnelle Symptombehebung sind dann günstiger für den Anbieter.

Kleingedrucktes entscheidet

Fair-Use-Klauseln, Stundenkontingente und Ausschlusslisten machen aus „alles inklusive" schnell „vieles extra".

Pauschale für den Betrieb

Monitoring, Updates, Backup-Kontrolle, Virenschutz und Helpdesk sind planbar. Dafür passt eine feste Monatspauschale je Arbeitsplatz und Server.

Aufwand für Änderungen

Neue Mitarbeiter, Umzüge, Projekte: unregelmäßig und von Ihnen gesteuert. Hier ist die Abrechnung nach Aufwand transparent und fair.

Transparenz statt Vertrauen ins Kleingedruckte

Jeder Einsatz wird dokumentiert und ausgewiesen. Sie sehen, wofür Sie zahlen, und können den Aufwand selbst senken.

So vergleichen Sie Angebote richtig

Vier Fragen, mit denen Sie jedes Festpreisangebot in wenigen Minuten entzaubern.

Ausschlüsse lesen

Welche Leistungen sind ausdrücklich nicht enthalten? Projekte, neue Arbeitsplätze, Hardware, Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten?

Stunden schätzen

Wie viele Stunden Änderungen hatten Sie im letzten Jahr wirklich? Bei den meisten Betrieben sind es weniger als vier pro Monat.

Laufzeit prüfen

Mindestlaufzeit, Preisanpassung und Kündigungsfrist. Ein Festpreis mit 36 Monaten Bindung ist kein Vorteil, sondern Risiko.

Gesamtkosten rechnen

Grundpauschale, geschätzte Änderungen und Projekte über 12 Monate addieren. Erst dann sind zwei Angebote vergleichbar.

So rechnen wir bei Team Data

Zwei Bausteine, klar getrennt, damit Sie jederzeit nachvollziehen können, wofür Sie zahlen.

Planbare Monatspauschale je Arbeitsplatz und Server für Monitoring, Updates, Backup-Kontrolle, Virenschutz und Helpdesk
Änderungen und Projekte nach Aufwand, vorher abgestimmt und mit Aufwandsschätzung
Jeder Einsatz dokumentiert und auf der Rechnung ausgewiesen
Keine versteckten Kontingente, keine Fair-Use-Klausel
Kostenloses Erstgespräch mit ehrlicher Einschätzung Ihrer Gesamtkosten
Über 200 betreute Unternehmen in Osnabrück und im Landkreis seit 2017

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Häufige Fragen zu Festpreis und Abrechnung nach Aufwand

Ist ein Festpreis nicht planbarer als Abrechnung nach Aufwand?

Der laufende Betrieb ist auch bei uns eine feste Monatspauschale, also genauso planbar. Nach Aufwand rechnen wir nur Änderungen und Projekte ab, und die stimmen wir vorher mit Ihnen ab.

Wann lohnt sich ein Festpreis wirklich?

Wenn Sie regelmäßig sehr viele Änderungen haben, etwa bei hoher Mitarbeiterfluktuation oder ständigen Umbauten. Für die meisten Betriebe mit stabiler IT ist der Festpreis teurer.

Wie hoch ist der Stundensatz nach Aufwand?

Das hängt von Leistung und Einsatzart ab und steht transparent in unserem Angebot. Im Rechenbeispiel oben haben wir mit 110 € pro Stunde gerechnet, damit der Vergleich nachvollziehbar ist.

Was passiert, wenn ein Monat viele Störungen hat?

Störungen im laufenden Betrieb sind mit Managed IT in der Monatspauschale enthalten. Nach Aufwand zahlen Sie nur, wenn Sie etwas verändern lassen, nicht wenn etwas kaputtgeht.

Kann ich vom Festpreis zu Team Data wechseln?

Ja. Wir prüfen Ihre Kündigungsfrist, übernehmen die IT im laufenden Betrieb und dokumentieren alles. Wie das abläuft, steht auf der Seite IT-Dienstleister Osnabrück.

Sind die Zahlen im Rechenbeispiel Ihre Preise?

Nein. Es sind Beispielwerte, damit der Vergleich nachvollziehbar ist. Ihre tatsächlichen Kosten hängen von Anzahl der Arbeitsplätze, Servern und Leistungsumfang ab und stehen im individuellen Angebot.

Wollen Sie wissen, was Ihre IT-Betreuung wirklich kosten darf?

Kostenlos und unverbindlich: Wir rechnen Ihr aktuelles Angebot mit Ihnen durch und zeigen Ihnen die Gesamtkosten über 12 Monate.