Beide Wege archivieren rechtssicher, der Unterschied liegt darin, wo die Kopie Ihrer E-Mails liegt. Im eigenen Serverraum steht das Archiv neben dem Mailserver, den es absichern soll. Aus unserem Rechenzentrum liegt es außerhalb Ihres Hauses, und genau das ist der Sinn eines Archivs. Wir bieten beides an, empfehlen aber in den meisten Fällen die gehostete Variante.
Was in beiden Varianten identisch ist
Es ist dieselbe Software mit denselben Compliance-Funktionen. MailStore bildet aus jeder E-Mail SHA-Hashwerte und verschlüsselt Texte und Anhänge im Archivspeicher mit AES-256. Aufbewahrungsrichtlinien lassen sich als Mindest- und Höchstdauer festlegen, global oder nach Suchkriterien. Legal Hold sperrt jede Löschung, wenn ein Rechtsstreit droht. Ein eigener Auditor-Zugang bekommt Lesezugriff auf alle Benutzerarchive, während Administratoren der Zugriff auf fremde Archive entzogen werden kann. Alle Änderungen an Compliance-Einstellungen landen im Audit-Protokoll. Für die Software liegt eine Bescheinigung nach IDW PS 880 durch einen unabhängigen IT-Revisor vor.
Archiviert wird aus Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, beliebigen IMAP- und POP3-Postfächern sowie aus Dateien wie PST, EML, MSG und MBOX. Auch das ist in beiden Varianten gleich.
MailStore im eigenen Haus: Was dazugehört
Die Software läuft unter Windows Server 2025, 2022, 2019 oder 2016 und benötigt .NET Framework 4.8. Ab 26 Benutzern ist ein Server-Betriebssystem zwingend, ein Windows-Client erlaubt maximal 25 Verbindungen. Eine separate Datenbank brauchen Sie nicht, MailStore bringt seinen Speicher mit. Der Hersteller empfiehlt einen eigenen Server und SSDs, lokale Speichermedien sind einem NAS vorzuziehen.
Für die Größenplanung rechnet der Hersteller mit rund 10.000 E-Mails je Benutzer und Jahr, im Schnitt 75 KB pro Nachricht, bei etwa 60 Prozent Kompression. Bei 20 Mitarbeitern und zehn Jahren Aufbewahrung landen Sie damit im mittleren dreistelligen Gigabyte-Bereich, und dieser Platz muss auf Ihrer Hardware vorhanden sein und mitwachsen.
Lizenziert wird pro Benutzer, dessen Postfach archiviert wird oder der Zugriff auf das Archiv erhält. Auch geteilte Postfächer und öffentliche Ordner brauchen je eine Lizenz. Der Einstieg erfolgt über ein Starter Kit mit fünf Benutzerlizenzen, nachgekauft wird in Fünferschritten. Dazu kommt ein Update- und Supportvertrag mit ein bis drei Jahren Laufzeit. Läuft der aus und Sie wollen später wieder aktualisieren, kostet die Reaktivierung 70 Prozent des Listenpreises. Das ist der Punkt, an dem Archive im Eigenbetrieb erfahrungsgemäß veralten.
Und Sie sichern das Archiv selbst. Der Hersteller nennt dafür die integrierte Backup-Funktion oder externe Sicherungssoftware, entweder mit pausiertem Dienst oder über den mitgelieferten VSS-Writer. Zu sichern sind die Master-Datenbank samt Schlüsseldatei, das Audit-Log-Verzeichnis und je Archivspeicher Metadaten, Inhalte und Index. Wer davon einen Teil vergisst, merkt es im Ernstfall.
MailStore aus unserem Rechenzentrum
Hier betreiben wir die Umgebung, Sie bekommen den Zugang. Es entfällt der Windows Server, es entfallen Betriebssystem-Updates, .NET-Abhängigkeiten und die Frage, ob der Plattenplatz noch reicht. Die Sicherung des Archivs übernehmen wir nach den Vorgaben des Herstellers, inklusive der Dateien, die man leicht übersieht. Abgerechnet wird als planbare Monatspauschale statt als Investition in Hardware und Lizenzen.
Der eigentliche Vorteil ist aber ein anderer.
Warum das Archiv nicht neben dem Mailserver stehen sollte
Ein E-Mail-Archiv hat eine Aufgabe: verfügbar zu sein, wenn die E-Mails es nicht mehr sind. Steht es im selben Serverraum wie der Mailserver, im selben Netz und an derselben Stromversorgung, dann trifft jedes Ereignis beide. Eine Ransomware, die sich über das Netz ausbreitet, verschlüsselt auch erreichbare Archivspeicher. Ein Wasserschaden im Technikraum nimmt beide Systeme mit. Ein Einbruch ebenso.
Genau deshalb verlangt jede ernsthafte Sicherungsstrategie eine Kopie außerhalb des Gebäudes. Bei der gehosteten Variante ist das keine zusätzliche Maßnahme, sondern der Normalzustand: Die Daten liegen von Anfang an räumlich und netzwerktechnisch getrennt von Ihrem Betrieb. Wenn bei Ihnen nichts mehr läuft, ist das Archiv trotzdem erreichbar, aus jedem Browser, von jedem Standort.
Das ist der Grund, warum wir in den meisten Fällen zur gehosteten Variante raten. Nicht weil die Technik besser wäre, sie ist dieselbe, sondern weil der Aufbewahrungsort der Punkt ist, auf den es bei einem Archiv ankommt.
Wann die Variante im eigenen Haus trotzdem die richtige ist
Wir sagen es offen, es gibt Fälle dafür. Wenn eine interne Richtlinie oder ein Kunde verlangt, dass bestimmte Daten das Haus nicht verlassen, entscheidet das die Frage. Wenn Sie ohnehin einen leistungsfähigen Server mit freiem Speicher und funktionierendem Backup betreiben, ist der Zusatzaufwand überschaubar. Und wenn sehr große Altbestände einmalig eingelesen werden sollen, kann die lokale Verarbeitung praktischer sein. In diesen Fällen richten wir MailStore bei Ihnen ein und betreuen es mit.
Ein Termin, der jetzt drängt
Microsoft stellt die EWS-Schnittstelle für Microsoft 365 zum 1. Oktober 2026 ein. MailStore setzt stattdessen auf die Graph API, erste Anpassungen kamen mit Version 26.1, ab 26.2 gibt es ein Werkzeug, das bestehende Archivierungsprofile auf Graph API oder IMAP umstellt. Wer öffentliche Ordner archiviert, muss diese vorher durch Gruppenpostfächer ersetzen, Exchange-Online-Archivpostfächer müssen migriert werden. Wenn Ihr Archiv noch über EWS an Microsoft 365 hängt, ist das kein Thema für nächstes Jahr.
Was das Gesetz verlangt
Maßgeblich sind die GoBD, das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Die Fristen selbst stehen in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, verkündet am 29. Oktober 2024, wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Buchungsbelege, deren Zehnjahresfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für Unternehmen unter BaFin-Aufsicht greift die Verkürzung erst seit dem 1. Januar 2026.
Unverändert zehn Jahre gelten für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte. Sechs Jahre gelten für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben abgesandter Briefe, und darunter fällt der Großteil der geschäftlichen E-Mail. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte.
Häufige Fragen
Ist die gehostete Variante genauso rechtssicher wie die Installation im eigenen Haus?
Ja. Es ist dieselbe Software mit denselben Funktionen: SHA-Hashwerte, AES-256-Verschlüsselung im Archivspeicher, Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold, Auditor-Zugang und Audit-Protokoll. Für die Software liegt eine Bescheinigung nach IDW PS 880 vor.
Brauche ich für MailStore einen eigenen Server?
Für die Installation im eigenen Haus ja. Der Hersteller empfiehlt einen dedizierten Server mit Windows Server 2016 bis 2025 und .NET Framework 4.8, ab 26 Benutzern ist ein Server-Betriebssystem zwingend. In der gehosteten Variante entfällt das.
Wie lange muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Briefe sechs Jahre, Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der letzten Eintragung.
Kann ich später von der einen Variante in die andere wechseln?
Ja. Der Archivbestand lässt sich übernehmen, der Wechsel ist ein geplantes Projekt und kein Neuanfang. Wir rechnen solche Umzüge nach Aufwand ab und sagen Ihnen vorher, was zu tun ist.
Was passiert mit unserem Archiv, wenn Microsoft EWS abschaltet?
Die Archivierungsprofile müssen auf die Graph API oder IMAP umgestellt werden. Ab MailStore 26.2 gibt es dafür ein Konvertierungswerkzeug. Öffentliche Ordner müssen vorher durch Gruppenpostfächer ersetzt werden. Wir prüfen das für bestehende Kunden mit.
Welche Variante passt zu Ihnen?
Wir schauen uns an, wie viele Postfächer Sie haben, wo Ihre E-Mails heute liegen und was Ihre Branche verlangt. Danach sagen wir Ihnen, welche Variante sinnvoll ist, auch wenn das die kleinere Lösung ist. Rufen Sie an unter 0541 50798808 oder schreiben Sie an info@team-data.de. Das Erstgespräch kostet nichts.
