Geschäftliche E-Mails sind Geschäftsdokumente – Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge kommen heute per Mail. Für sie gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papier: unveränderbar, vollständig, über Jahre nachvollziehbar. Ein Ordner in Outlook oder eine PST-Datei erfüllen das nicht. Dieser Beitrag erklärt, was die Vorgaben verlangen und wie Sie sie ohne großen Aufwand umsetzen.
Was die Vorgaben tatsächlich verlangen
Handels- und Steuerrecht schreiben vor, dass geschäftliche Korrespondenz und steuerlich relevante Unterlagen über mehrere Jahre aufbewahrt werden – in der Regel sechs bis zehn Jahre, je nach Dokumentart. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) konkretisieren das für elektronische Dokumente: Sie müssen vollständig, unveränderbar, jederzeit auffindbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Das betrifft ausdrücklich E-Mails, die als Handelsbrief oder Beleg gelten – und das sind im Alltag sehr viele.
Warum Outlook-Ordner und PST-Dateien nicht reichen
Ein Outlook-Ordner ist veränderbar: Mails lassen sich löschen, bearbeiten, verschieben. Eine PST-Datei liegt auf einem Rechner, ist fehleranfällig, wird selten gesichert und ist bei einer Prüfung kaum auswertbar. Beides ist Ablage, kein Archiv. Bei einer Betriebsprüfung oder einem Rechtsstreit zählt, ob Sie nachweisen können, dass eine Mail so existiert hat, wie Sie sie vorlegen. Das kann nur ein System, das Mails automatisch erfasst und gegen Veränderung sichert.
Was ein echtes E-Mail-Archiv leistet
Es erfasst jede ein- und ausgehende Mail automatisch – unabhängig davon, was Mitarbeiter im Postfach tun. Es speichert sie unveränderbar und nachweisbar. Es macht sie über Volltextsuche in Sekunden auffindbar, auch nach Jahren. Und es entlastet die Postfächer: Alte Mails liegen im Archiv, Outlook bleibt schlank und schnell.
Der Nebeneffekt, der im Alltag zählt
Die meisten Unternehmen führen Archivierung wegen der Pflicht ein – und behalten sie wegen des Komforts. Ein volles Postfach ist kein Thema mehr. Ein ausgeschiedener Mitarbeiter nimmt kein Wissen mit. Die Suche nach „der Mail von damals“ dauert Sekunden statt Stunden. Und der Datenverlust bei einem defekten Rechner betrifft keine E-Mails mehr.
So setzen Sie es um
Mit MailStore Server – wir sind offizieller MailStore-Partner –, der sich an Microsoft 365, Exchange oder andere Postfächer anbindet, alle Mails automatisch erfasst und rechtssicher ablegt. Die Einrichtung ist überschaubar, der laufende Betrieb unauffällig. Wie das im Detail funktioniert, zeigen wir Ihnen gern im persönlichen Gespräch – oder auf unserer Seite Microsoft 365 & Cloud.
Häufige Fragen
Gilt das auch für kleine Unternehmen?
Ja. Die Aufbewahrungspflichten gelten unabhängig von der Größe, sobald geschäftliche Korrespondenz per E-Mail läuft.
Reicht die Archivfunktion von Microsoft 365?
Sie kann Teil einer Lösung sein, deckt aber je nach Lizenz und Konfiguration nicht alle Anforderungen ab. Wir prüfen mit Ihnen, ob Ihr Setup genügt.
Müssen private Mails der Mitarbeiter auch archiviert werden?
Das ist ein Datenschutzthema, das vorher geregelt gehört – etwa durch ein Verbot privater Nutzung oder eine klare Vereinbarung. Wir beraten dazu gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Archivierung einführen
Team Data richtet rechtssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Osnabrück und der Region ein.
